国外档案利用服务社会化特点及启示

郭红霞

在社会公共事务的管理中选择档案利用的方式具有非常重要的意义，不仅能够提高相关档案管理部门的工作效率，还能够在一定程度上为群众提供相对完善的信息化查询服务，实现了国家职能部门与人民群众之间的社会化关系融合。先进国家实施档案利用服务社会化主要是为了在公共事务管理中开辟一条新的道路，也是为公民打造公开公正的社会服务。在未来社会中档案利用服务社会化策略也是一个发展趋势，国家和政府应该给予重视，并积极地研究其特点以及总结经验。

一、简述档案服务社会化

档案服务社会化主要是指在公共档案的基础上，为档案服务指明方向并确定档案服务功能的主要特征。相关的档案部门在提供服务的前提下，将社会中的公众需求作为主要导向，最大限度地实现公共利益的最大化。其主要目标是在提高档案服务效率和质量的前提下降低服务成本，并最大可能地满足公众的社会需要。档案服务社会化主要立足于档案工作，利用市场和社会的力量来开展多方位合作，通过运用第三方力量形成一个完整的机制。

档案服务社会化主要有五大原则：

（1）注重管理效益和成本。随着近年来社会的不断发展，档案管理工作面对的已经不再是单纯的纸质档案，还增加了电子档案管理，当然，在增加了一套管理制度之后，档案管理的成本明显增加。档案管理中的管理效益主要分为经济效益和社会效益，但是在过去的档案管理中很少有人对档案管理的社会效益进行详细的核算，这就导致在社会效益方面存在很多缺陷。我们应该重视并进行全面的考察，尽快制定出一套管理标准，既可以降低运营成本，也可以在一定程度上避免浪费现象的产生。

（2）选择性。在档案利用服务社会化的过程中，并不是对所有的档案都进行社会化利用，对于很多危害国家利益或者社会安全的档案是不适合社会化开放的，我们应该坚守不开放原则。

（3）多元化参与。在档案利用服务社会化的实施过程中，主要由相关档案管理部门来实施管理，所以相关的档案管理工作者应该保障其服务社会的宗旨不能够偏移。但是在档案管理部门主导的同时，也应该充分发挥社会组织、第三部门以及私人的作用，相互的合作交流才能够更好地发现实施过程中存在的不足，并补充档案管理部门在资金和人才方面存在的缺口。

（4）以人为本和信息公平原则。在档案服务社会化的实施过程中，应该充分调动相关管理人员的积极性，尽可能地实现主动和高效率服务。但是由于国家与国家之间的社会发展进程不同，所以在实施的过程中应该坚持以人为本和信息公平的原则。

（5）社会需求的满足。实施档案服务社会化主要是为了满足社会需要，在实施过程中各个部门的工作与社会公众的需要是密不可分的，一旦忽略了社会公众的发展需要，就会脱离档案服务社会化的主要目标，所以我们需要通过建立相关机制来开发满足公众需要的服务。

二、国外档案服务社会化的特点

1.普及休闲利用理念。国外在实施档案服务社会化策略的时候，主要包括了对休闲利用理念的实施和普及，在实施的过程中充分体现了理念先行的重要性，不仅能够加强社会公众对档案建立和档案保护的认识，还能够为信息建设工作提供一个不错的基础保障。在目前国际上档案服务社会化的发展中，对休闲利用理念是十分关注的，在研究方面也取得了很好的成果，研究的过程中也积累了大量的经验。休闲利用理念的发展目标是希望对社会各界进行多元化的档案利用理念的普及，但是在发展的过程中也会遇到很多的困难，需要我们不断去克服。在社会各界中宣传休闲利用理念工作，还需要加强相关的培训以及相关文化气氛的支持，只有这样才能够在逐渐发展的社会环境中提升群众的休闲化意识，在公众的思维中逐渐形成休闲利用观念，通过文化休闲的提升来形成一个完整的体系[1]。

国内的档案管理行业虽然没有对休闲利用观形成一个统一的认识，但是在发展的过程中也总结出了一些具有代表性的特点，国内的很多学者认为“档案休闲利用主要是读者利用休息时间，以自我放松为目的，为了满足自己的兴趣而主动参加档案馆提供的档案服务”。不管是从什么观点看来，休闲利用的关键就是将人们的兴趣爱好与档案馆的功能进行有效的结合，满足读者的精神需要。

2.突出文化色彩。国外档案服务社会化在实施的过程中突出了相对的实践效果特点，在档案服务社会化策略的具体实施过程中也注重了相应的文化色彩和休闲的氛围。在目前的社会发展中，构建环境体系的同时注重文化色彩和休闲氛围是非常必要的，也是未来工作中的一个重要的发展趋势。国外很多发达国家在建设档案馆的时候就非常注重档案馆地址的选择，在选择过程中充分实现科学化和细致化，在保障建筑质量的同时也注重建筑所体现的文化特征，不仅要实现美观整洁，还要考虑以后环境的发展。相对来说，国外很多国家在建设档案馆的时候不仅满足了群众的需求，还注重了文化色彩方面的考虑，可以说是实现了外观与内在的双赢。例如，日本的国立公文书馆是在日本东京的北之丸公园建立的，公园的环境是非常优美的；意大利的佛罗伦萨档案馆是由中世纪的教堂改建的，具有独特的建筑风格和厚重的历史背景[2]。

国外的很多档案馆都是从人性化的理念出发，就像英国的档案馆由各种风格的建筑群组成，在大门外的喷泉池中还有天鹅在游走；加拿大的多伦多档案馆大厅非常的优雅精致，在四周还专门设置了主题展览。

3.馆藏建设贴近民生。海外很多国家在实施档案服务社会化策略过程中，充分实现了以民为本的主要原则，并突出了为民众服务的显著特点，选择了用贴近民生的方式来建设馆藏。国外相关档案管理部门对与国家相关的历史文化遗产的资料和相关的事件记录都进行了详细的整理，并全部保存在了相关的档案管理部门。档案馆在进行工作的时候还需要充分整理和归纳社会中的所有生活细节，将成千上万的信息按照军事、经济、文化、科学等方式来进行划分。除了这些资料之外，还对大量的音频和录像资料进行了整理，这就为未来种类繁多的休闲式档案利用以及管理提供了很大的便利。在很多相对来说比较发达的国家都采用了档案利用服务社会化体系，在加拿大、美国和澳洲等国家通过其策略的实施都获得了显著的工作效果，这也在一定程度上证明了档案服务社会化策略的可实施性。

例如，全世界馆藏数量最多的是美国国家档案馆，其馆藏已经涉及了社会的各个方面，制图和建筑文件就已经达到了45000 立方英尺，电子文件达到了1400立方英尺，并且馆内载体也非常丰富，仅是图片就有800 多万幅，数量之多足以可见。关键之处是，美国国家档案馆中有大量家谱和历史照片之类的档案，这些档案都非常贴近民生，深受群众的喜欢[2]。

4.坚持以人为本的观念。在国外档案服务社会化策略实施的过程中，我们感受到他们在充分利用其相关知识理论的同时，也注重了工作执行，坚持以人为本的服务方式和内容以及在执行过程中坚持服务的文化色彩。首先，应该在执行的过程中考虑到服务的休闲要求，并制定相关的民众科学档案信息开放制度，很多国家的档案馆都实行常年开放的政策。其次，在考虑档案利用内容的时候应该从科学的角度出发，在选择开放的过程中降低门槛，就像很多的国外档案馆在年龄上都放宽了限制，从原来的十六岁降低到了十四岁，英国档案馆十四岁就可以办理阅读卡并有三年的有效期；减少操作时的烦琐程序，国外很多的档案馆可以凭借阅读卡直接进入。除此之外，应该根据服务涉及的具体内容建立档案储备机制并建立相对完善的配套服务内容，还可以根据当前社会中的媒体发展来制定合适的宣传模式，利用先进的科学信息技术进行档案的管理，网络的发展和数字管理的远程控制为利用档案的休闲模式提供了可能，充分保障档案管理的工作质量。

在档案馆中还可以打造适当的休闲场所，在英国的档案馆中就设立了网吧和书店，这样习惯电子档案的人群就可以方便地使用，书店的设立也方便了用户购买与档案相关的书籍资料；在美国的档案馆中对馆藏档案备注了不同文字的解释，可以供不同民族的人进行使用，还在档案馆中销售与档案馆建筑有关的艺术品和陶瓷等纪念物，可以有效地对档案馆进行宣传。除此之外，档案馆还可以进行档案的复制和展览信息的邮件复制等服务，这就进一步地体现了以人为本的特征。

三、国外档案利用服务社会化的启示

通过对国外档案利用服务社会化特点的探讨，我们已经认识到了在档案利用服务社会化方面，我国与国外很多发达国家之间已经形成了很大的差距，在今后的发展中，我们要充分利用其发展经验，扬长避短，尽可能提高我国档案利用服务社会化的发展水平。

1.我国档案利用服务社会化水平低的主要原因。

（1）缺乏档案管理意识。在我国档案管理的长期发展过程中，档案部门只是为主动来利用档案的利用者提供服务，相对来说相关部门的档案管理工作是一种被动型的工作模式，在工作的过程中缺乏主动意识，没有较高的热情，不能够充分地树立起为人民服务的意识，更不用提在档案管理工作上的创新意识了。除此之外，公众也有思想意识上的束缚，在我国长期的社会发展中，人民群众对档案馆和档案室等地方都不了解，并且在我国实行档案利用工作是非常烦琐的，这也让很多人望而却步。我国很多的档案馆为了避免一些不必要的麻烦，对于档案管理的开放范围一直在缩小，对于很多档案都不进行开放，或者已经开放但却以各种理由来拒绝公众的使用。

（2）档案馆内服务形式单一。在我国的档案馆中，文书档案占据了主要的地位，在馆藏内容中主要是政府公文，很少有关于人民群众的档案馆藏，对于地区和历史的馆藏更是少之又少，这就严重导致了档案馆的服务和馆藏内容不能够满足人民群众的需要。并且档案馆的服务内容主要是基本的原件查阅和证明提供等，缺少较高水平的管理服务，相关利用者在利用档案的时候无法满足需要。在信息化时代，我国档案馆的检索主要还是依靠人工来进行，现代化的检索设施和计算机服务较少，并且档案馆的馆藏主要是纸质档案，这也会导致档案利用者不能高效率地利用档案。

2.今后我国档案利用服务社会化的发展方向。

（1）简化档案利用手续并降低门槛。通过对国外档案利用服务社会化特点的了解，我们认识到档案利用手续简化的重要性，所以在我国今后的档案馆管理中应该将馆藏的能够公开的目录在网上进行公开，并让民众及时了解档案馆的活动和相关的服务业务，这样有助于更多的群众突破对档案馆的误解，主动进行档案利用。在利用的过程中也不需要公民进行繁杂的手续登记，只要是中国的公民就都可以使用身份证来进行档案利用，外国人也可办理相关证明来进行档案利用。除此之外，除了为读者提供档案原件服务之外，还可以允许读者在档案馆中对档案进行复印、抄写和引用等[3]。但是与此同时，也应该处理好开放与保密之间的关系，避免出现因为个人原因造成的档案损失等等。

（2）引进先进技术，提高服务水平。在信息化社会中，档案馆的管理工作也应该充分利用信息化技术，在档案馆中及时地引进先进设备，加快电子档案的建设，实现档案利用者的网络检索要求，提高档案利用效率。除此之外，还应该为档案利用者提供良好的环境，增强档案馆中的服务设施，在档案馆中建立网吧和书店等，既能够满足档案利用者的电子档案阅读需求，也能够使档案利用者在档案馆中获得与档案相关的书籍。在网络飞速发展的现代生活中，档案馆还可以利用网络媒体来加强宣传力度，通过各种媒介平台对档案进行宣传，提升人民群众对档案管理的认知以及档案的社会影响力。我们还可以用利用光盘、复制件等来代替档案原件，这样能够有效避免档案原件的损耗，延长档案原件的使用寿命。

（3）重视民生档案管理。随着我国社会的不断发展，人们已经越来越重视民生问题，所以相关的档案管理部门也应该加强对民生档案的管理，改变原有的档案管理体系。在过去的档案馆中大部分都是政府公文，所以，我们在今后的发展中应该像国外一样，将国家的历史遗产资料、相关的记录资料以及社会生活中的各个细节都记录下来，并按照内容进行详细的划分，此外，还应该重视对一些音像资料进行保存管理，这样也能够为我国今后的休闲式利用提供条件。在档案管理工作中，应该坚持以人为本的工作理念，依靠档案资源充分实现为人民服务。与此同时，我们还应该重视对群众档案意识的培养，让人们意识到档案对我们每个人都有很大的作用，是每个人的重要资料，并且可以利用档案来维护自身的合法权益。因为只有将群众与档案部门有效地结合起来，才能够实现档案管理工作的进一步发展。

综上所述，我们通过对国外档案利用服务社会化的特点进行详细分析，对我国的档案利用服务社会化发展带来了很多的启示，并且基于我国的档案利用服务社会化发展现状提出了具有针对性的措施。通过分析了解到我国在档案利用服务社会化的发展中还存在很多不足，但相信通过不断的努力一定会获得更好的发展。