浅析制造业企业采购业务内部控制

唐碧玉

摘要：随着现代企业制度不断完善和市场不断开放，企业间的利润追逐变得更加激烈，制造业企业为了增强成本优势和提高经营效率，需要不断完善企业的内部控制。制造业企业的采购是其经营中的一项重要环节，直接影响企业运营效率，因此加强采购业务内部控制也是至关重要的。本文主要剖析采购业务内部控制中的风险，并提出措施来优化采购的控制效率。

关键词：制造业  采购业务  内部控制

一、引言：

采购环节对于企业，尤其是制造业是必不可少的一项环节，采购循环运作的正常与否直接关系到企业的运营效率。采购业务环节中既涉及到采购计划的制定、供应商的选取、采购验收管理，又涉及到货款支付，不管是采购环节的各项管理还是货款的支付，都与企业资金息息相关，若缺少内部控制，容易滋生舞弊，侵害企业利益。因此，加强制造业企业采购环节内控管理势在必行。

二、采购业务内部控制及存在的主要风险

内部控制是指在一定的经济环境下，企业为了实现目标而实施的程序。《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》所称采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。采购既是一个商流过程又是一个物流过程。它的作用是资源从供应商转移到采购者手中的交易过程。采购还是一种经济过程，在整个采购过程中包括采购效益和采购成本。为了追求采购效益的最大化，需要不断的降低成本，用最少的成本去获取最大的效益。采购业务主要涵盖以下流程：采购计划制定、采购申请、供应商筛选、合同签订、采购验收以及款项支付等。采购环节全过程均会涉及企业资金流，因此，本文从每一环节剖析存在的主要风险，并以此为基础识别控制节点、提出优化建议。采购业务内控管理风险主要包括以下方面：

（1）采购计划缺少控制

所有工作都要有计划安排，对于一个企业而言，采购计划是采购业务的关键。企业对采购计划不够重视，采购计划的安排不合理，导致采购人员的工作不能顺利进行，再加上市场变化的不确定性，造成库存缺乏或累积，可能导致企业资源滞留的浪费。

（2）采购申请缺少控制

企业对采购申请工作容易忽略，采购管理相关的制定缺乏采购申请的相关规定;采购申请中显示的具体内容和企业实际存在的采购需求存在较大的差异;在后续的具体采购环节中企业过于依赖采购申请。

（3）供应商筛选缺少控制

供应商准入制度不健全，导致供应商资信不良，不能有效保障产品质量和供货周期;采购方式存在问题，定价机制的不完善，可能会在采购时遇到供应商之间恶意哄抬物价，受到欺骗;供应商评价制度不科学，对评价指标缺乏定性和定量的规范，导致交易间存在主观臆断和徇私风险。

（4）合同签订缺少控制

采购合同是交易双方就交易细节及双方的权利和义务达成一致而签订的合约，对交易双方起到了监督管理作用。企业签订合同不当时，如合同条款缺失、不明确，就会导致合同纠纷和法律风险，企业的合法权益不能得到保障。

（5）采购验收以及款项支付缺少控制

在采购的验收不够严谨，收付款审核制度的疏忽，会导致采购资金损失和企业信用受损。采购付款的审批程序不够完善，采购付款与约定好的合同条款不相符;应付账款缺乏定期分析和对账制度，未能及时发现账务处理错误。导致企业信誉受损和增加资金损失的风险。

三、优化采购业务内部控制的举措

（1）采购业务采取集中管理制度。采购业务的集中管理可以免采购分散导致的管理分散。采购人员应定期轮流换岗，保证采购过程的透明度;针对技术性较强的采购业务，须经专家进行评论，对其进行集体决策和审批。采购业务的过程不得经同一家机构办理，以免企业采购信息的泄露。

（2）加强对采购申请工作的风险识别和控制。全面制定采购申请工作标准，加强审核制度减少需求差异，完善采购申请制度，使企业在具体采购环节中独立判断。建立采购管理部门，明确各工作人员的职责权限，各工作人员在各自的岗位上认真的履行职责，保证采购业务的顺利进行。

（3）完善供应商筛选制度，完善招标管理系统。完善供应商的信息，确定符合要求的供应商名单，与选定的供应商签订质量保障协议。建立供应商信息管理系统，委托正规的资质中介机构对供应商的资信进行调查，建立健全诚信的市场交易制度。在将招投标体系引入企业的供应商的选择过程中，即公司需将采购的价格、数量及规格等要求公开发布出来，并编制出招投标的相关要求、标准及方法等，然后符合要求的各个供应商展开公平竞争，进而在里面选择出优质的供应商。

（4）加强采购合同管理。执行严格的审核，建立全面标准的流程，企业须按照流程严格执行。一企业须明确合同签订流程和规范，明确规范采购双方需承担的责任及履行的义务。在特殊采购时存在差异的数额应做出明确说明;二当采购合同签订完后，相关审批人员应展开全面审核;三合同签署完毕后，双方必须要严格按照合同的规定履行相关的义务。

（5）加强物资采购的流程管理。根据不同的采购方式确定科学合理的采购价格。制定合理的采购方式。结合企业的采购情况建立科学合理的采购方案，例如：大宗采购应采用招标方式;一般物资采购应采用询价或定向采购方式等，这样不仅满足了企业的采购要求而且还减少了采购时应选择何种采购方式所花费的时间成本。

（6）加强采购验收控制。有些不良的供应商为了自身利益，在产品的质量和数量上以次充好鱼目混珠，这样可能造成企业产品供应中断的情况，导致利益的损失，建立健全严格的采购验收制度后，就可以减少验收的风险。

（7）加强付款管理控制。加强企业的采购付款的内部控制。企业应加强对购买材料、验收入库以及售后付款业务的会计系统的控制，确保会计记录的采购记录和仓库记录核對要一致;还应当指定专门的人员对往来款项进行定期核对。

四、小结

在现代的经济市场上，一个企业若要增强自身的竞争力和提高企业的经营管理，就必须指定建立健全企业的内部控制体系，增强内部控制的有效性，使内部控制体系在企业管理中发挥着有效的指导作用，进一步提高企业的竞争力、影响力。

参考文献：

吴彦.关于加强集团企业内部控制的思考.[J]中国商论2019.10

刘保龙.企业采购业务的内部控制研究[J].知识经济，2018（06）：87-88.