基于Word 2010邮件合并功能的实例应用

唐春芳 张立鉴

摘 要：“邮件合并”功能是Office办公软件的一个高级应用，应用“邮件合并”功能，可以节约时间，提高工作效率。笔者以学生成绩通知单的制作为例，详细介绍了邮件合并功能的应用，希望能对广大读者有一定借鉴作用。

关键词：邮件合并;主文档;数据源;合并域;合并文档

0引言

按照笔者所在学校的要求，期末考试后班主任要给家长寄成绩通知单。有些班主任先做一个模板，然后往模板里复制粘贴学生信息及成绩。这种方法比较费时，且不能保证信息100%正确。那么有没有一种方法既能省时省事，又能保证信息的正确性呢？邮件合并功能就能快速的解决此类问题。WPS，Office等的办公软件都能实现邮件合并功能，本文基于Microsoft Office Word 2010，来介绍邮件合并功能。

1邮件合并概述

所谓邮件合并，就是在主文档内容变化的位置，合并数据源中的数据，批量生成所需要的合并文档。

1.1主文档

主文档是一个Word文档，包括所有文件共同的内容，如图1所示。图1是一份学生成绩通知单，图1的内容是固定不变的，即每一份通知单共同的内容，这些内容就由主文档来决定。图1空着需要填入具体信息的部分表示变化的内容，也就是说每个学生的信息和成绩都不一样，具体内容就由数据源决定。

1.2数据源

数据源一般是一个Excel文档，当然也可以是Word表格，access表格等数据库文件。数据源包括所有变化的信息，如图2所示。图2是由Excel制作的表格。制作数据源的时候需要注意，表格的第一行是字段名，即邮件合并中的域名，第一行不能出现空行，也不能出现合并单元格。第一行为标题记录，第二行起为数据记录。

1.3合并文档

合并文档也是Word文档，合并文档融合了主文档和数据源的所有信息，体现了批量生成的概念。合并文档可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发送出去。[1]

2快速制作学生成绩通知单的应用

2.1创建主文档

利用Word基础知识，根据需要建立一个名为“学生成绩通知单.docx”的Word 2010文档，如果已经有模板，直接打开模板。如图1所示。

2.2准备数据源

打开Excel，按要求制作一個含有“学生成绩表.xlsx”的工作表。生活中，往往已经有现成的数据源，比如班主任已经从教务系统下载了学生成绩。对已有的数据源，需要打开查看一下格式是否符合要求，第一行是字段名，不能出现空行，不能有合并单元格。如果格式不正确，则需进行调整。如图2所示。

2.3连接数据源

连接数据源就是将主文档与数据源进行连接。具体操作如下：

打开主文档，单击“邮件”→“开始邮件合并”→“选择收件人”→“使用现有列表”命令，打开“选取数据源”对话框，在该对话框中选择已经建立好的数据源文件，单击“打开”[2]，此时，弹出“选择表格”对话框，如图3所示。因为Excel数据源文档里，一个工作簿可能有多张工作表，选择需要的工作表，确定。至此，主文档和数据源就进行了有效连接。

2.4插入合并域

插入合并域是邮件合并的关键步骤。数据源是一个一维表格，其中每一列对应的字段是一类信息，这一类信息就称之为合并域。插入合并域具体操作如下：

如在主文档学号后面的空格里插入具体的学生学号，首先将光标定位到需要插入合并域的空格上，单击“邮件”→“编写和插入域”→“插入合并域”，在弹出的下拉菜单中选择“学号”。用同样的方法插入其他合并域。注意，插入合并域后，主文档显示的是数据源中的字段名加书名号，如图4所示。

2.5完成并合并

单击“邮件”→“完成”→“完成并合并”。如果保存为Word文档，就选择“编辑单个文档”，弹出“合并到新文档”对话框，如图5。在对话框中选择“合并记录”，如全部合并，选“全部”;只合并当前记录，就选择“当前记录”;合并数据源中一部分记录，就选择“从   到   ”，然后输入范围。现在我们要制作全班同学的成绩通知书，就选择“全部”，“确定”。至此，系统自动生成一个信函文档，为数据源中的每个学生生成一份如图6所示的成绩单，保存即可。此外，还可以直接“打印文档”，“发送电子邮件”。

对邮件合并步骤还可以执行操作：“邮件”→“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”，打开邮件合并任务窗格，根据向导提示的步骤来完成。

3结语

生活中，凡是在固定的格式中输入变化的数据[3]，都可以利用邮件合并功能实现，如批量生成荣誉证书，批量生成工资条，批量制作贺卡，批量制作准考证等等。邮件合并功能作为Office办公软件的高级应用，既能节省时间，又能保证信息的正确性，大大提高了工作效率，在实际生活中得到了广泛的应用。

参考文献：

[1] 百度百科：https：//www.baike.baidu.com

[2] 刘永生，郭永莉，何蓉.大学计算机教程——医学应用基础（Windows7+Office2010）[M].北京：科学出版社.2017.

[3] 晏素芹.妙用“邮件合并”，批量制作成绩单——以Word 2010版本为例[J].现代职业教育，2019（29）：164-165.

（保山中医药高等专科学校  云南 保山  678000）