信息时代企业档案信息资源的开发与利用

朱亚娟

摘 要：随着社会的不断发展进步，人们迎来了新的信息化时代，在新的发展机遇和大环境之下，传统的企业档案信息管理方式很难更好的满足日常工作的需求，为了实现企业的可持续发展进步，需要相关的工作人员在思想上进一步的重视信息化技术手段的应用，要结合企业实际工作过程中暴露的问题及时的采取针对性的措施进行应对和处理，进而才能够真正的提升档案信息资源开发和利用的效率，为企业的稳定发展提供保障。本文主要对目前企业档案信息资源开发和利用过程中暴露的问题进行了分析，并且提出了一些建设性的意见。

关键词：信息时代;企业档案;信心资源;开发应用

引言：在新的时代发展大环境下，企业要及时的转变发展的思想意识和观念，坚持与时俱进的原则，做好企业档案信息资源的科学开发和应用，为实现企业可持续发展的目标提供坚实的保障，只有这样才能够确保企业的稳定健康成长。

一、目前企业在进行档案信息资源开发和利用过程中暴露的一些缺陷问题

目前我国企业虽然已经意识到了档案信息资源开发和应用工作的价值以及重要性，并且及时的采取了有效措施进一步推动档案信息化、数字化的发展，并且取得了不错的效果，但是结合实际情况分析依旧暴露出现了一些问题，主要可以从以下几点进行分析：

（一）在进行档案信息化建设的过程中缺少了有效的基础设施的支持

在针对企业档案进行信息化建设的过程中需要依靠硬件和软件环境的协同支持，其中硬件环境是整体档案信息资源的开发、应用的基础，主要有档案信息的管理系统、储备档案、计算机机械设备、资金的投入等。目前，我国有一些企业没有在思想上对档案信息资源建设和管理有足够的关注，导致这个问题出现的主要原因是由于在短期内企业没有及时看到对档案信息资源建设和管理产生的经营成效，所以企业不能够为档案的信息化管理配备足够充分的人力和资金，使得企业档案信息资源建设和管控的水平得不到有效的提升，整体的发展速度也较为缓慢。而所谓的软件环境主要是企业管理层对于档案信息资源开发以及应用的关注程度、基础的制度保障、员工的档案管理意识等，这些都是未来实现企业档案信息化管理的基础。

（二）档案信息化的规范标准缺乏及时性

目前我国的企業档案信息资源的整体开发和应用往往处于一种初期探索和实验过程中，有很多的企业单位在对档案信息资源的信息化建设和管控过程中应用的手段较为保守和传统，比如有些单位没有利用档案管理软件进行信息数字化管理，还停留在手工编制案卷目录、查阅纸质档案等。透过这些问题进行分析，能够发现一个更为突出的问题，就是企业对于档案信息化资源的信息化、数字化建设没有制定一个严格可行的标准。目前，档案信息资源的建设之路依旧处于初期的摸索阶段，传统的关于档案的法规体系和制度虽然能够应对企业档案信息化资源建设和管控中的部分问题，但是依旧有一些新的问题是得不到解决和处理的，这种不相匹配的矛盾会随着时代的进步日益突出，如果不能够制定出一个严格有效的标准来处理问题，很容易影响未来企业档案信息资源的整体开发和应用。

（三）档案信息资源整体的安全面临较大的挑战

企业档案信息资源的开发和应用的主要目的是为了更好的帮助企业实现经济活动的目标，为企业的可持续发展提供保障。但是档案信息资源的整体开发和应用过程都需要依靠软件、硬件的相互支持，其往往处于一种较为开放的网络环境之下，这就会导致档案信息安全面临较大的威胁。过去较为传统的企业档案管理工作往往具备低应用率和封闭化的特色，但是整体安全性却很高。然而，是整个档案信息资源不断开发和应用的过程中，网络环境具有很大的开放性特点，这会留下很大的安全隐患。企业档案的内容往往是一些较为敏感的企业信息亦或者是经营数据，如果这些商业紧密信息遭受破坏亦或者被盗取，很容易让企业面临不可估量的损失。所以，企业在未来进行档案信息开发和利用的过程中要确保采取更加有效的措施提升整个系统的安全性和稳定性。

二、如何有效的实现企业档案信息资源的开发和应用

档案信息资源的开发和应用往往都需要依靠现代化的网络新技术，在进行档案编研过程中需要对数字档案进行合理的利用，编研的成功也需要借助网络化和数字化的推介。档案资源的整体开发和应用都需要档案资源网络化以及数字化建设工作，两者是相互依存和衔接的关系，为了更好的实现企业档案信息资源的科学开发和应用，落实到实际的工作中分析可以从以下几个方面入手：

（一）做好企业档案资源有关的数字化建设工作

在对企业相关档案信息资源进行开发和应用初期，一定要达到充分的数字化建设，在企业中完善数字档案信息移交体系，做好数字档案文件管理系统的构建、数据库完善等，加快建设数字档案馆以及电子文件中心。特别是在进行企业档案编研以及开发的过程中，一定要强化数字化技术的实践应用，对档案进行多次反复的审核检查、调阅等，不断优化工作步骤，最终有效提升整体工作的成效。

（二）将网络作为重要的媒介以便达到信息的及时沟通交流

在网络环境中也要充分的利用好多媒体等多种技术对企业相关的档案进行编研，可以有效的实现档案通过图片、音频、文字等多种丰富方式进行编研，可以在视觉方面给予浏览者更多的震撼，也能够确保企业档案编研工作切实的发挥出应有的服务价值和能力。企业需要在档案信息资源的传播和展示平台开发中投入更多的精力，基于新平台，能够确保将档案编研成果的应用价值发挥到最大程度。档案信息资源也可以借助网络媒介有效达到快速高效远距离传输，真正的便利了选题立项、信息反馈、结果展示以及沟通交流，这也更加符合档案资源开发和应用的初衷，能够将档案资源的最优结果展现与大家面前。

（三）为企业档案信息资源建设提供坚实可靠的安全保障体系

企业要在思想上重视安全问题，重点防范不法分子对档案管理体系的不良攻击，这种攻击行为往往都是黑客传播的系统病毒，当档案管理系统遭受病毒入侵以后，很容易面临档案信息资源的破坏、被盗，如果未及时处理病毒，很容易让档案管理系统处于崩溃的状态。所以，在未来工作的过程中，档案管理系统要强化安全认证，比如及时的对网络访问用户进行身份的识别，通过密钥等方式做好系统的防护工作，一旦用户不能够正确输入信息被识别的时候，系统会自动做出反应及时的阻止这些用户访问系统。除此之外，也可以通过计算机防火墙系统对整个网络信息系统进行及时全面的监控分析，定期的做好维护、更新杀毒软件，避免外网过多的和档案管理系统内网有太多的关联，及时的做好档案信息资源的备份工作，总的来看这样才能够从多个角度入手做好档案信息资源的安全保障。

总结：根据上文所说，我们可以知道在新的时代背景下，企业档案信息资源的开发和应用工作变得更加重要，这样是企业未来实现档案信息化和数字化的重要基础工作。落实到实际的工作中分析，想要充分的对档案信息资源进行开发和应用，不仅仅要做好基础的企业档案资源的数字化建设工作，也需要借助网络媒介的作用做好信息的有效交流，而且也要保障整个体系的安全和稳定，真正的为企业档案信息资源的开发和利用构建安全稳定的环境。

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