档案信息化建设的必要性分析和有效措施

刘宇

一.档案信息化建设的必要性分析

传统的档案管理方式存在诸多问题，管理方法相对陈旧和落后，整理档案需要耗时的时间较长，短时间内难以形成有效的档案管理，完成效率较低 ，无法对档案进行快速分类，从而增加了工作人员的管理负担。

其中影响档案信息化建设的因素有很多，其中之一是没有引进先进的信息技术，没有全面使用硬件，达不到信息管理文件的目的。同时，由于传统观念的影响，档案管理者没有意识到跟踪的时间，不注重学习先进的管理方法，导致档案不能迅速分类整理，对一些宝贵的档案资源的保存不严密，造成档案的保存易丢失，对档案管理工作重视程度不够。

二、档案信息化建设的有效措施

1.利用信息平台实现动态档案管理的目标

在新时期的形势下，档案管理要重视信息化建设，使用信息平台。随时了解各种类型档案的存在;改变传统的管理方式，进一步实现动态档案管理目的，利用信息网络技术了解档案存储时间，全面认识档案的动态变化，在信息技术的帮助下建立动态管理系统，方便档案管理人员及时更新个人和档案信息，使档案管理更快，更信息化，要做到动态化。

2、使用先进信息技术提高归档管理的安全性

积极引进先进的信息技术，减少档案管理在安全方面的漏洞，进一步推动档案管理信息化建设，在档案管理方法中探索创新，改变陈旧的管理观念。使用高级信息技术，归档管理员可以加密和管理关键归档，只有在需要指定的密碼时才能使用它们，从而有效防止归档丢失，并确保归档管理的安全性。将纸张归档集成到适当的信息数据库中。执行归档管理的信息化处理。扩大了档案空间，强化了档案管理的严密性，在存取档案的过程中需要输入指定的密码，更好的保护了重要的档案，改变了传统的管理方式，并提高了归档管理的安全性。发挥出了档案管理的优点和特点，显示了档案管理信息化建设的重要性。

3.对陈旧的档案管理方式进行改变

随着时间的推移，可以使用信息技术来管理档案，改变传统的管理方式，提高处理信息技术的能力，电子纸归档，文档存储，通过搜索快速查找所需文件，删除特定位置的文件，并与方便的档案管理员组织大量档案，以弥补传统档案管理的不足。各企业的档案管理人员可以交流管理经验，共同进步，达到电信和传输目的，推动档案管理信息化建设，解决档案管理中存在的问题。

综上所述，加强新时期的档案管理信息化建设是非常有必要的，要充分利用信息平台快速组织和加密文件，避免档案丢失，逐步提高档案管理的安全性和严密性。同时档案管理人员创新传统的档案管理方法，有效地实施档案管理，以达到最佳的管理效果，从而提高档案管理的效率。

（张家港市公安局）