新形势下做好企业文书档案保密管理工作探讨

江淑妹

摘 要：企业文书档案保密管理是融合收集信息、整理信息并保存企业原始资料的一项工作，这是企业文书档案的基本概念。企业文书档案管理工作以及具有保密性且有较强原则性，不仅要落实与档案相关的工作特点和规章制度，同时要秉承保密规章制度基本发展管理原则。基于此，相关文书档案工作者需充分意识到文书档案的重要意义，并了解企业文书档案工作中所存在的问题。针对问题提出有效解决措施，不断提高企业文书档案工作的保密程度，落实企业文书档案工作。

关键词：新形势;企业文书档案;保密管理

0引言

社会的快速发展促使档案利用率越来越高，人们逐渐从传统的人力档案转变为现代化电子档案，档案资源中的巨大社会价值逐渐被人们所意识到。档案资源在被大范围利用的同时还涉及到档案保密工作，每一个企业的档案文书都与本企业发展建设有着紧密联系，因此要做好档案的保密工作。而档案保密工作的水平会直接影响到企业的稳定和自身经济利益，其中文书档案管理水平也会对企业生产经营管理产生直接影响，每个决策取决于文书档案信息的准确性以及机密性。这意味着文书档案管理工作在企业管理中的重要意义是不可忽略的，因此要意识到文书档案管理工作的重要地位，做好新形势下企业文书档案保密管理工作。

1新形势下做好企业文书档案保密管理工作积极意义

1.1推动企业建设

在企业管理工作中，档案管理有着不可忽略的重要意义，它会对企业的建设和长远发展产生直接影响，而档案管理是企业管理的基础所在，在企业管理中文书档案管理起到决定性作用。在企业文书档案中记载的内容大多是企业从开始到发展的各个阶段的详细信息，其中包含范围广、信息量丰富，以多种形式在文本上展示企业特色发展以及发展历史。文书档案的保存意味着企业从发展到如今管理上的记录是长期实践以来的真实经历和随着时代创新所进行的优化措施，能够加快企业进步步伐，这意味着企业文书档案管理是一笔只属于企业的无价财富。

1.2提高资源利用效率

在现阶段市场经济的全新发展形势下要强调企业文书档案管理工作的重要意义，要不断提高文书档案管理保密工作水平，而这一管理工作质量水平的提高能够进一步提升企业重要资源利用效率。企业文书档案管理工作是支撑企业发展的关键要素，它能够支撑企业市场业务范围扩大，服务水平不断增强，为企业科学有效管理提供根本依据，在企业文书档案中累积了丰富管理经验。同时，在文书档案中还包含与企业发展层次相关的独特知识资源，其中包含人力资源、财务支出等重要信息数据，这些海量信息都保存于文书档案中，若文书档案保存不当则有可能引起不必要的麻烦，给企业带来巨大经济损失。因此要不断提升文书档案管理保密工作水平，利用好信息资源，为企业健康可持续发展奠定坚实数据保障。

1.3提升企业信用值

文书档案管理保密工作会对企业在社会中建立起来的信用值产生直接影响，如果企业内部文书档案保密管理工作质量水平越高，则意味着企业具有更好的信用度。而信用值支持企业在愈发激烈的市场竞争中取得生存之道的关键，是企业赖以生存发展的基本前提，企业进行经营活动的基础是信用诚信是企业发展中不可忽略的无形财富，若企业具有较高信誉度则能够在市场竞争中拔得头筹，成为经济发展的中流砥柱。在现阶段新形势下，文书档案的管理保密工作不再是简单的有形资源管理，而是无形资源和有形资源的融合管理体系，必须增强文书档案保密管理效率，无论是在企业内部还是外部都需不断提高企业经营信誉，在潜移默化中不断提高企业软实力水平，加强企业软实力建设，从而为企业的可持续发展奠定良好基础。

2新形势下做好企业文书档案保密管理工作有效措施

2.1提升文书管理人员专业意识

企业文书档案管理工作人员会对企业文书档案保密管理工作产生直接影响，因此要不断提升文书管理人员的专业意識，使其认识到这项工作在企业发展建设当中的重要意义，不断提高管理人员保密工作意识和企业素质。首先，要从提升文书管理人员职业道德素质水平入手，主要是指文件档案管理人员在履行工作范围内职责时还需自觉履行道德准则，不断提高个人素质水平。管理人员要秉承一颗热爱的心，对工作保持高度热情，同时管理人员还需妥善保管好企业文书档案，确保文书档案在形式和内容上保持真实性和原始性，尊重事实、尊重历史，这是企业文书档案管理人员需具备的首要职业准则。其次，要有针对性地提高档案文书管理人员文化知识素质水平。企业需要对文件档案管理人员进行系统全面的文化理论科普，定期开展新科学技术知识教育，确保工作人员的知识面能够更加广阔。随着社会和科技水平的不断提高，现代化科学技术已逐渐应用于各个领域，同时也广泛应用到了文件管理领域，这意味着文件档案管理人员需掌握传统文件管理知识，还需应用现代化科技手段进行文书档案管理。最后，要不断提高文书档案管理人员的专业素质，通过良好的专业水平提高文件档案管理工作文件保密性。档案管理工作有着较强的专业性，同时会涉及到多个学科，这是一个融合性较强的工作，这意味着相关管理人员需具备充足专业知识和丰富工作技巧。其中专业素质主要包含工作人员履行自身职责的能力、学历、成绩以及经验等。相关企业可通过定期专业培训提高工作人员专业素质水平，而培训可通过多种形式开展，例如定期或不定期地举办短期培训班、相关课程培养以及交流学习等。

2.2精准判定档案类型

要确定好文书档案保管期限原则，依据相关企业工作需求正确分析鉴别文书档案内容的实际作用，按照档案文书的利用价值和档案保存价值对档案保管期限进行判断。但保密期限是根据国家有关秘密事项的保密期限规定确定的，保密期限是国家秘密事项在国家有关保密的法律、法规保护之后才得以实现的，两者有很大区别，相关人员需要区别清楚才能对档案作出准确判断。这意味着要规定好有关保密范围中某类事项的保密期限，对规定为长期的秘密文件资料在文件当中做出标记，完善长期保管保密管理措施，不得擅自解密或随意将文件内容提供给其他个人或企业。

2.3扩大文书档案电子化管理范围

网络的快速普及和发展促使各行各业逐渐开始应用现代化科技手段，企业文书档案管理工作也不例外。文书档案管理者需利用好网络化传输速度，紧紧抓住文书档案传输的快速、及时、准确的特点进行文书档案网络化利用，实现文书档案信息资源共享并建立起并行的管理制度，利于文书档案的科学合理使用。在此基础上要不断提高原始纸质录入速度，实现软件管理，并提高管理设施级别，对文书档案库房以及档案管理设施进行定期检修以及更新换代，科学管理好新型文书档案材料。对电子档案归档进行科学管理，保存两套相同版本的电子文件，防止出现文书丢失，将两套相同版本的电子文件保存在不同部门下，适应新形势下文书档案管理工作基本理念。

3结语

数字化是当代社会发展的主要特征，在信息化社会环境中要对企业文书档案保密管理工作提出更高标准，促使文书档案能够尽早转化为与时代发展步伐相匹配的全新管理模式，积极运用现代化方法提高档案利用效率，不断提升档案水平，促使文书档案更加有效的应用于电力企业建设发展，为企业经济发展夯实基础，这表明文书档案保密管理工作人员需充分发挥自身职能，不断提高自身素养，为企业可持续发展夯实基础。

参考文献：

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[3]殷一琳.新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].企业文化（中旬刊），2017，（4）：149.

[4]王淑霞.文书档案管理及其信息化应用[J].魅力中国，2019，（34）：280.

（深圳市福田区档案馆  广东  深圳  518000）