事业单位人事档案立卷归档管理新技巧分析

廖莉莉

摘 要：近年来，随着事业单位档案管理水平的不断提高，为了更好的提高档案工作效率，加强档案的保管与利用，档案立卷归档管理工作不容忽视。本文从档案立卷归档的作用入手，着重分析了事业单位人事档案立卷归档管理新方法，以期为事业单位档案管理工作的更好开展奠定基础。

关键词：事业单位;人事档案;立卷归档;档案管理

立卷归档是档案管理工作开展的基础，其工作效率与质量关系到整个档案管理工作的质量，牵扯到档案利用的完整性、真实性和准确性。在社会发展新形势下，事业单位人事档案内容不断丰富、档案数量日渐增多，立卷归档难度也在逐渐上升。此时如何做好档案立卷归档工作，科学应对工作期间存在的各种问题成为当今工作的重点，下面我们主要对事业单位人事档案立卷归档管理要点做了分析。

一、事业单位人事档案立卷归档的作用

人事档案是在组织人事工作活动中形成的，并经过组织审核认可且能够直接反应工作人员经历、技能、品德表现的文字形式，是以个人为单位立卷归档保存的文字、图片、视频等原始记录，是档案工作的重要组成部分，一直以来，人事档案在企事业单位管理中有着不可替代的作用，具体可以从以下几个方面分析。

1、确保档案资源的完整性

立卷归档是档案管理工作开展的基础环节，其质量直接关系到档案资料的完整性、准确性和科学性。就人事档案管理工作而言，做好其立卷归档工作需要从事前角度进行分析，对档案的数量、内容严格把关，检查档案资源是否准确、完整，能够利用这些现有资源将档案信息准确无误的保存下来，减少后期工作中容易出现的各种问题。总之，做好档案立卷归档工作就是及时发现档案资源中存在的种种问题，保证档案资源的完整性，为档案工作的顺利开展打下基础。

2、严格遵守归档整理原则

为了更好的保证事业单位档案管理效率，档案管理人员需要根据立卷归档文件的整理规则调整档案管理方法。在档案整理的时候尽可能的按照原有顺序进行，不破坏原有文件的排序，同时要对纸质档案重新排号。这些方法能提高档案管理工作效率，增加档案工作质量。

3、方便管理人员利用

档案资源是单位领导进行决策和管理的重要参考依据，准确、科学的档案资源能够优化决策内容，增加单位决策的准确性和科学性。因此，做好档案立卷归档管理不容忽视，其推动者档案工作朝着标准化、规范化和全面化方向发展，为单位管理工作的更好开展打下基础。另外，科学、有序的档案立卷归档工作能提高档案管理工作效率，缩减档案管理成本。

二、事业单位人事档案立卷归档管理要点

档案立卷归档管理是事业单位人事档案管理工作的基础，在工作中要积极调动基层事业单位人事档案管理人员的积极性、主动性，形成科学化、标准化、体系化的档案归档管理工作制度，丰富档案立卷归档管理内容，从而提高人事档案管理的有效性和科学性。具体工作中，我们可以从以下几个方向入手。

1、完善人事档案立卷归档制度

随着信息化时代的到来，档案管理模式发生了翻天覆地的变化，档案管理效率不断提高的同时，各种问题也不断涌现，传统的档案管理制度逐渐无法满足当今时代发展需要。在此形势下，人事档案立卷归档工作需要进一步完善管理制度，强化制度的约束性作用，利用完善、科学的制度来约束档案人员的职责、细化档案管理立卷归档流程、优化工作内容，为档案管理工作的高效、高质开展打下基础。首先要明确人事档案立卷归档管理职责，探索出一条以档案工作人员为核心，其他部门人员相互配合的归档管理机制，一方面要设置科学、合理的前置处理环节，明确档案立卷归档管理工作人员的职责，为档案管理工作的顺利开展提供依据，另一方面要明确档案信息甄别、筛选职责，对于资料不完善、不合理的内容要及时的补充或者说明。其次要明确立卷归档的标准。结合不同类型档案的特性对标准进行细化，做到“高标准，严要求”，把好立卷归档的质量关口。三是要优化立卷归档的流程，统筹人力、物力以及财力资源，减少不必要的中间环节，增强立卷归档的系统性。总而言之，事业单位要从制度角度对上述内容予以规范，营造良好档案管理分为，做到及时归档、高效归档、科学归档。

2、强化工作人员档案立卷归档管理意识

人事档案工作并非档案部门一人、一部门的工作，而是要整个单位人员相互配合的工作模式。

为此，单位要强化档案部门在内各部门的立卷归档意识。一是大力宣传《档案法》以及内部的其他规范性文件，增强各个部门的责任意识。二是要将立卷归档与绩效考核、责任落实有机联系，解决目录不规范、归档不及时等问题，逐步引导工作人员，培育其良好的立卷归档习惯。三是要明确工作交接的内容，通过档案资料交接表来确保档案资料能够在工作交接时同步移交，为后期立卷归档工作奠定基础。

3、利用信息技术

信息化社会，事業单位要坚持纸质类档案管理与电子类档案管理齐手共抓，全方位提升档案管理效能。只有着力建设电子类档案的立卷归档工作，才能更好地适应时代发展趋势，补齐立卷归档中存在的短板。一是要通过技术手段关联档案管理系统与办公OA系统，明确相应的访问权限，减少电子类档案立卷归档的中间环节，提升工作效率。二是要完善档案管理系统，通过大数据技术、数据识别技术对声像档案、图片档案、影像档进行关键信息捕捉和处理，减少人工编辑和分类的工作量。三是明确电子类档案的处理格式、处理标准。通常而言，声像档案应尽量为原版原件，确保其真实性，却有特殊情况的，应证明其与原件一致;图片档案中应采用10M以上的TIFF格式，确保其清晰度。

三、结束语

总之，有效的开展事业单位人事档案立卷归档管理工作，能提高档案对事业单位管理的服务效率。在具体的人事档案立卷归档管理中，要严格按照档案管理流程进行，不断优化和调整管理方法，从而全面提高现代化档案管理水平，让其更好的为事业单位各项工作的开展提供有效保证。

参考文献：

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[2] 张东亮. 机关事业单位人事档案管理存在的问题与改进建议分析[J]. 神州（上旬刊）， 2020， 000（009）：272.

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