大数据时代档案保密工作存在的问题及对策

刘华

摘 要：在大数据时代，大数据、區块链、人工智能等先进技术给档案管理工作带来了莫大便利，使档案管理的质量与效率得到大大提升。但与此同时，大数据等技术的发展与应用也给档案管理带来很多安全隐患，让档案资源的安全遭受到威胁。本文运用比较研究法、文献研究法、调查研究法等对大数据时代档案保密工作遇到的问题进行分析，其次就如何在大数据时代做好档案保密工作展开探究论述，提出几点针对性建议，希望能为相关工作带来些许帮助。

关键词：大数据;档案保密;问题;对策

近年来，信息网络技术迅猛发展，物联网、云计算、大数据以及人工智能等各先进技术不断进入到社会各领域、各行业，从根本上推动了整个社会的变革。在大数据背景下，国务院提出“互联网+”行动计划，并开始逐步推广电子文件单轨制运行。一系列计划、政策与意见促进了档案管理工作的变革，让档案管理工作面临新要求、新困难、新风险。下面结合实际，首先就大数据时代档案管理工作遇到的问题做具体分析。

1.大数据时代档案保密工作存在的风险及问题

1.1档案资源风险客观存在

在大数据时代，档案管理工作中总是客观、普遍存在着各种各样的风险。如就馆内风险而言，档案管理人员操作失误、恶意损害档案资源信息真实性、全面性等都会使档案资源的应用价值受到影响。就馆外风险来说，一些制度标准的缺失使得档案管理的进度、质量得不到保障，让档案资源面临失真、失全的风险。同时在信息网络技术迅猛发展的现代化背景下，各类网络攻击技术、数据窃取技术也更加先进隐蔽，档案资源在收集与管理过程中面临着十分大的网络风险。可以说在档案管理工作中各类风险总是普遍存在，且许多内外部风险并不以人的意志为转移。在此情况下，相关单位、部门就必须建立健全档案风险防控机制，健全档案风险管理机构以强化对档案风险的防范与控制，将风险影响降到最低。但目前许多单位并未建立与运行档案风险防控机制，档案保密工作中还存在较多问题[1]。

1.2档案资源风险广泛且隐蔽

在大数据时代，影响档案资源安全的因素来自诸多方面，自然风险、人为风险、软硬件技术风险以及政策法规风险等。这些广泛存在的风险给档案管理工作带来很大困难，让档案保密工作很难开展。同时这些风险给档案资源本身带来的影响也是非常巨大严重的，如果档案资源信息失真失准或不够全面，那么其的应用价值、参考价值就会降低，而以档案资源信息为参考做出的各项决策也就难保科学合理。在大数据背景下，病毒、网络黑客、钓鱼链接等网络攻击的破坏水平显著提升，这些风险十分的隐蔽，在防御较强时它们会潜伏下来，当防御力度有所降低时就会立刻发动攻击，直接造成系统奔溃、信息泄露。因此在大数据时代档案保密工作面临更多困难[2]。

2.大数据时代档案保密工作的有效性对策分析

2.1细化与落实档案保密工作责任

在大数据时代，要想全面保障档案资源安全，就必须结合大数据时代的特征特点建立健全风险管理组织机构，在平时充分发挥风险管理组织机构的主体作用对各类人为风险、资源风险、网络风险、政策制度风险等进行防范控制，有效保证档案资源安全。具体来说，相关部门可结合档案管理要求与特点建立数字档案资源风险管理小组，由该小组具体负责档案保密工作。为确保各项工作能有效落实下去，在小组内构建分权机制，外部构建监督机制，避免相关工作人员徇私舞弊或推诿责任。在工作过程中，要根据大数据背景下档案保密工的具体特点、要求等各各项保密责任、内容进行细分，将责任进行细化，然后要求各成员根据自身工作内容与责任充分发挥自身在相应领域的优势对档案资源的各类风险进行动态监控与管理，将风险发生的概率降到最低[3]。

2.2建立专门的档案保密工作部门

在大数据时代，需建立起专门专业的风险管理部门来对档案资源风险进行防范管控。相关单位要能结合大数据时代档案管理工作特征，结合大数据时代档案资源面临的各类风险建立与落实档案安全工作领导机制，设立专门的档案资源风险管理岗位，组织安排专门的人员全面负责档案风险管理工作，从而实现对档案资源的有效保护。在建立起档案资源风险管理组织后，资源风险信息的收集、预测、识别以及防控、评价、反馈等各项工作均由该组织负责开展。这样就避免了无人担责或互相推诿责任等情况的发生，从根本上保证了档案保密工作的质量与效率。

2.3做好档案风险管理工作的协调运行

在大数据时代，档案管理单位或部门要能结合时代特征，严格按照国家相关规范与要求建立健全档案风险管理工作机制与制度，明确各项工作规范、目标与要求，细化各风险管理责任，以此推进档案保密工作规范、顺利、有效开展。如可以结合国家相关文件要求制定“档案资源保密制度”“档案资源安全违规处罚办法”等。利用这些制度性举措来增强各部门、各工作人员的责任意识、档案信息保密意识，进而实现对档案资源的有效保护。在推进档案保密工作开展过程中，可以学习借鉴腾讯、华为等围绕项目风险开展的一系列工作对档案资源安全管理制度、方案、措施等进行调整完善，让各项档案风险得到有效管控。

除此之外也要组织相关工作人员积极参加国家、社会组织开展的各信息技术交流会、座谈会等，不断学习先进的档案保密理念与技术，了解最新档案保密问题等，不断提升档案保密工作质量与水平。同时要做好档案保密工作的后勤保障。在大数据时代，可运用大数据以及信息技术来构建数据信息库，平时做好对各项信息的智能收集与自动化更新及动态管理。如果发生档案失密事件，立即借助信息化系统对风险事故的类型与损失程度进行分级分类，然后制定相应的应急策略，并动态协调配置各资源立即开展风险管控工作，将风险影响降到最低[4]。

2.4运用先进技术做好档案风险管控

在大数据时代，要能充分发挥大数据、人工智能、区块链等先进技术的功能作用开展档案保密工作，利用先进技术从根本上提升档案保密工作质量与水平，将档案信息被窃取、篡改、遗失等的风险降到最低。具体来说，在平时的管理工作中，要运用大数据技术对已有的风险信息进行量化，将其量化成具体的数据然后进行分析并制定针对性的防控决策，让风险防控措施 更具针对性、有效性。除运用大数据技术外，也可于档案保密工作中引进云计算技术，利用该技术手段为大量的档案资源进行备份、存储以及分析运用等，让档案资源的存储环境以及管理效率均得到优化。在平常的管理工作中，也可运用在线备份技术将档案数据信息备份到远程数据中心，防止档案数据信息被丢失。除此之外，在大数据时代，各类威胁档案信息安全的网络风险更加隐蔽，因此还需进一步加大对防火墙、病毒查杀等网络风险防控技术的研究与优化，要进一步完善防病毒安全体系，并定期更新杀毒软件，以实现对各类网络风险的有效防控。在大数据时代，也应加快研发应用病毒入侵检测系统，利用该系统对风险进行防控，确保档案资源安全。

3.结语

综上所述，大数据为档案管理工作带来了方便也带来了挑战。在大数据时代要能结合时代特征，结合档案管理工作特点特征进一步健全风险管理组织机构，完善风险防控体系，优化风险防控技术，切实做好档案保密工作。

参考文献：

[1]李仲.大数据时代档案保密工作面临的挑战及对策[J].兰台内外，2020（12）：44.

[2]陈亚飞.大数据时代档案保密工作思考[J].国际公关，2019（09）：215.

[3]黄宁.浅析信息时代背景下提升干部人事档案保密工作的对策[J].现代经济信息，2019（07）：142.

[4]杨健康，周新宏.大数据时代科研档案工作面临的问题与对策浅议[J].办公室业务，2016（15）：50-52.

（云南省德宏热带农业科学研究所）