云时代的固定资产管理

王耕 辽宁省朝阳市阎王鼻子水库工程建设管理局

云是这样一种变革——由微软、谷歌、亚马逊、IBM这样的专业网络公司来搭建计算机存储、运算的中心。云时代也就是云存储和云计算的时代，云的运用已经渐渐的被人们接受和广泛运用，用户通过一根网线，借助浏览器就可以很方便的访问，把“云”做为资料存储以及应用服务的中心。固定资产管理平台也充分利用云时代的云计算与云存储，将海量的信息存放于此，以便于固定资产管理者快速读取和使用。固定资产管理者通过电脑、笔记本、手机等方式接入数据中心，利用成型的软件，按自己的需求进行运算、编辑、提取。快速发展的“云计算与存储”技术甚至可以让固定资产管理者体验到每秒10万亿次的超级强大的运算能力，如此强大的计算能力、存储能力应用于固定资产管理平台，势必带来固定资产管理平台的便捷与质的飞跃，势必给固定资产管理者带来解放和便利，势必增加固定资产利用率，势必节约固定资产的购入资金。

一、现状

（一）固定资产配置盲目

不同科室及部门需要同一固定资产，并且是利用率不高的不经常使用的固定资产，部门及科室之间不能协调分配，分时限使用，各部门及科室均盲目申请配置，使资源不能合理有效利用。

（二）固定资产利用率低

某些固定资产每年使用一次或者更长一段时间才能使用一次，固定资产闲置时间大于使用时间。

（三）固定资产管理不健全

固定资产管理部门制度不完善，或者固定资产管理部门制度形同虚设，甚至根本就没制订固定资产管理制度，从固定资产采购、保管，以及领用都没有手续，领用后管理部门就放弃管理。任由使用部门自己处置，甚至丢失和损坏。

（四）固定资产种类多，数量多

固定资产种类多，数量多，单位却没有一套规范统一的编码，使管理者能轻松的查找，快速的读取，统一管理。

（五）固定资产真实存在，却无实用价值

单位由于多年积累，各种变化，固定资产有的已退出使用，有的不适用当前的科技发展，毫无实用价值，但是账上却明明白白的存在。对于这些没有实用价值的东西，应及时给与清理，保证固定资产价值的真实性。

二、固定资产管理的现状分析

固定资产配置盲目是由于单位的固定资产管理部门管理不到位，固定资产管理部门没有做到勤勉尽责，缺少协调管理。各使用部门之间缺乏勾通，各自为政，局限在自己的小集体里。我需要的固定资产，我部门没有，我就申请采购，甚至自己着手满足自己的要求，而忽视其他部门是否存在闲置的固定资产，如果存在闲置的固定资产，而部门之间使用时间又不互相干扰，完全可以不采购，通过固定资产管理部门协调勾通，合理安排使用时间。比如资产价值比较高的GPS定位及测量系统，有的部门一年使用寥寥几次，各需求部门完全可以不必独自占有，资产用后及时交由固定资产管理部门统一管理，谁需求谁申请，谁用后谁归还，避免重复购买，减少资金的浪费，增加资产的利用率。据此，笔者认为应利用当前的先进网络技术及高效的固定资产开发软件，建立一共享平台，每个部门及每名员工均可登陆共享平台，查询所需固定资产本单位是否存在闲置，闲置的时段是否满足本部门的使用需求。

利用率低的固定资产不加思考，盲目购入，不但占用单位的流动资金，并且影响单位的经营和运转，滞约单位的发展和生产，如考虑外借或租用，不但节省资金，还减少了对不常用固定资产的必要的维护和管理。

固定资产种类较多，数量较多，型号较多，规格较多。单位应有统一的规范的编码，以便于在大量的固定资产中，快速、便捷、准确的找到自己所需的固定资产，这样对于资产从开始使用到停止使用全程可以进行好的保护。

三、固定资产的云管理

针对当前固定资产的现状，二十一世纪的我们有必要将迅速发展，方便快捷的“云”用于固定资产的管理，从源头开始完善固定资产配置及使用制度。我们利用现有资源，制作或购买固定资产软件，可以把成千上万的固定资产记录到固定资产管理软件中，既保证固定资产安全，又方便固定资产利用和管理。使各项固定资产依托网络及软件管理，使网络及软件的优势真正落到实处，使管理者轻松管理固定资产。在“云”时代，“云”会替我们做存储和计算的工作。“云”就是计算机群，每一群甚至可以包括了几十万台、甚至上百万台计算机，这也就说明可以有几十万或者上百万人可以同时提取自己所需的资料。“云” 的好处还在于，其中的计算机可以随时更新，保证“云”长生不老。Google就有好几个这样的“云”，其他IT巨头，如微软、雅虎、亚马逊 （Amazon）也有或正在建设这样的“云”。届时，我们只需要一台能上网的电脑，不需关心存储或计算发生在哪朵“云”上，但一旦有需要，我们的使用者可以在任何地点，用任何设备，如电脑、手机等，方便、快速的计算和找到所需的固定资产资料，我们再也不用担心固定资产资料丢失。既使出现无情的水火灾，既使人员调换变更，既使单位体制改变，但我们的固定资产管理系统永远不会瘫痪。我们可以源源不断的提取所需信息，管理固定资产信息。

我们应通过建章立制来规范固定资产管理工作，在“云”里利用网络及利用软件程序，明确财务部门、固定资产管理部门、固定资产使用部门，在固定资产使用的全过程中的职责，编制出完整的使用权限，一旦某一过程被忽略，软件将做出相关提示，提醒相关部门按规定程序完成固定资产管理。各采购、管理、使用部门必须配备专人负责固定资产管理工作，把责任落实到个人，实现“以制度管事”、“有章可循”。

在“云”的使用中，优化配置，降低成本。对于利用率不高，编制适合固定资产管理部门统一协调的程序，根据使用部门的使用时间，使用的频率及次数，使用速度，合理安排各使用部门的使用时间及使用的先后顺序，提高固定资产的利用率，避免重复采购，长期大量的闲置。在软件中可以轻松找到哪个部门有自己所需的闲置资产，或者自己能利用的固定资产。

有了“云”，财务部门在编制年度预算的过程中，根据资金情况及以往年度的采购规律，对固定资产购置预算作全盘考虑。首先，由固定资产需求部门在固定资产管理软件上提出书面申请，单位领导同意授权后，固定资产采购部门可以利用“云，在管理软件中查询相关或相近资产价格，”到市场进行询价采购，通过对比，将所需固定资产情况，通过“云”汇集到管理软件，可以做为财务部门在编制预算时的依据。

每年年度均需清产核资，摸清家底，做到账实相符。由于固定资产种类繁多，清查的范围很广，使用的部门分散，大到一幢办公楼，小到一张椅子都是清点的范围。因此，把清产核资工作要完全做到位，不是一件轻而易举的事情。因此，有必要成立清产核资领导小组，由领导亲自挂帅，各相关部门，对本单位所有固定资产进行全面清查、核实，确认无误，通过“云”上传到固定资产管理软件，通过共享平台，分享查阅，方便了清产核资，方便了每个使用人员。

固定资产的使用应采取责任落实到每个使用者的方式，制定卡片张贴到每个固定资产，标明责任人的开始使用日期及停止使用日期。同时利用“云”，在固定资产管理软件中，对每名使用者给予记录，便于日后明确责任。卡片内容与“云”中记录要一一对应。对每个使用者来说，都有明确具体的责任，对多人共同使用的固定资产，则应注明每名使用者的名字，及使用时段，并指定一名负责人，避免“三个和尚没水吃”发生，只有分工及责任具体全面，才更有利于固定资产的管理及维护。

四、总结

固定资产的管理通过“云”做到了精细化、具体化的管理，方便了固定资产日清月结，发现问题可以及时纠正并处理，使管理责任明确化，管理对象具体化，要求分工不同的资产管理人员能清晰的掌握管理范围内资产的位置、归属、流动状况等信息，动态掌握资产的流向，从上到下分级管理，通过“云”建立单位内部固定资产管理的专业信息网络，对固定资产的采购、入库、领用、调拨、维修、清查盘点、出借、出让、报废清理等进行全过程、全方位的跟踪管理，监控从集中采购到资产销毁的全过程，让整个流程透明化，为本单位构建一个快速响应、有弹性的共享的固定资产管理平台。