事业单位档案管理规范化措施探析

韩雪飞 双辽市王奔镇综合服务中心

引言：档案管理工作是事业单位发展过程重要部分，通过规范化的开展档案管理工作，提高档案管理以及利用效率。因此，作为相关工作人员，要加强档案管理能力，要重视规范化管理工作的开展，从而保证工作效率，下面具体分析。

一、事业单位档案规范化管理的内容

（一）档案收集阶段

档案管理的工作，开始于对档案收集的阶段，所以该阶段很重要，在实际工作中发挥着积极作用。而收集档案看起来并不难，但也要注意收集档案的全面性，收集档案的真实性，否则对于后续的工作开展会有影响，因为档案管理是环环相扣的，哪个环节都不能产生失误。第一，档案资料的收集，必须确保数量，还要保证档案的真实性。第二，确保档案整理，档案编目、档案鉴定等多方面工作的准确性，进而全面提高档案管理工作质量。第三，增强与其他部门的良好沟通，收集档案要根据具体的工作流程开展，进而让档案工作收集得以完成，然后把档案交给专门负责的人员，由其整理好入卷，如此才更加有利于档案的保存。

（二）档案整理阶段

档案的管理，前文提到环环相扣，那么完成收集后就到了档案的整理阶段，这里的整理需要让档案更加清晰，具有条理性，所以包括具体的档案分类，档案组合、档案的编制。该阶段工作必须要做好，发现组合整理的不合理性要进行整改，不要让档案没有秩序性，分辨不出实际的内容，让应用率减少。作为事业单位，档案整理的过程中要详细检验并确认好收集阶段的工作质量，进而确保符合标准再实施档案的全面整理。

（三）档案保管阶段

完成了档案的收集，档案的整理，接下来要做的就是规范化的管理，当保管环节失误，档案的应用率就会有所降低。第一，良好的档案保管能够让档案的价值增大。相反，保管工作不到位就会致使档案丢失，档案泄露的情况发生，对于事业单位的发展来讲非常不利。第二，档案保管与单位的其他管理有着密切的联系，实施保管的过程中，必须确保负责档案管理的人工作人员与管理者能够在工作上形成默契，并产生很好的配合效果，以此确保档案保管的顺利实施。

二、事业单位档案管理规范化策略研究

（一）强调责任

所谓档案管理的规范化，是在确定管理流程，确定管理标准的前提下进行档案资料管理的一项工作。为此，要想让档案管理工作的整体效率得到提高，一定要确保工作的责任，责任主体要落实到人，以此让管理人员自觉投入到工作当中。第一，作为事业单位，档案管理的作用不能停留在表面，这不是在短期就能看到效果的，必须要做好每一个细节。第二，有的单位领导在档案管理上没有很好的认识，不重视档案管理与单位的关系，致使档案发挥不出应用价值。第三，档案管理工作效率的不断提高，先要把该工作纳入到单位的工作项目上，并不断规范管理的制度，以此让实际的责任能够得到落实。第三，档案管理工作要定期检查监督，明确开展过程中的每一个细节。

（二）完善制度

没有规矩不成方圆，管理就是规矩，规矩就是制度。在档案管理中要不断完善管理制度，让监管的办法更加的规范化才能给档案管理的优化提供保障。第一，依据档案管理的有关条例，联系单位情况，有效建立完善的档案信息化策略，并设计好档案管理的考核办法，依据法律法规严格对档案做出管理，推动档案管理工作的实行。第二，利用实际的管理，向社会公开监督的形式，敢于接受群众的监督，并排除档案管理中遇到的问题，进而营造有效的信息化管理氛围。第三，作为事业单位，要持续开展学习，深入学习法律法规中的档案管理规范，加强对于档案管理制度的认识。第四，不断完善档案管理评估的体系，进一步考核档案管理工作的科学合理性，从而确保信息化管理的效果，为档案信息化管理打下坚实的基础。

（三）推进各项建设

档案管理工作的主要参考者是管理人员，档案管理工作效率要想不断提高，一定要强化对自身的专业修养，并在先进设备上加大投入的力度。第一，事业单位要给档案管理更大的空间，不断完善基础性设施的有效建设，推动管理的顺利实施。第二，避免档案在管理中受到潮湿，或是遭遇火灾的情况，这就需要有完善的设施做保障。第三，档案管理工作的效率提升最为主要的是靠人才资源来实现。所以事业单位要重视培养人才，实施招聘的时候要选择专业能力强的档案管理人才，并通过考核合格上岗。第四，对于已经在职的档案管理人员，必须利用定期培养的形式，帮助他们提高素质和能力，进而确保在职档案管理人员可以满足社会的需要。第五，单位要加强投入档案管理的基础性设施，让强大的档案资源能得到更好的保护。除此之外，信息化技术不要忽略，利用该技术可全面提高档案管理的效率。

（四）数据记录标准化

当前，事业单位生产管理的信息，因为缺乏规范化的管理，致使数据统计比较混乱，阻碍了发展的进程。为了让生产体系管理更加的标准化，必须要用规范的数据记录格式，有效减少数据的分歧，进而建立统一的记录形式。另外，要让所有管理标准都能够统一化，主要包括产品制作，质量检验、工作监控等方面的统一，进而形成标准化的生产管理体系。

结束语：总之，在研究事业单位档案规范化管理工作过程，要结合事业单位发展实际，不断完善管理制度，优化管理体系。希望通过以上分析，能进一步加强事业单位档案规范化管理水平。