大数据时代高职院校学籍档案管理与开发

淮伟凤

摘要：随着我国社会经济的发展，对人才的需求不断增加，高职院校也在不断的扩大规模，这就导致了学籍档案的数量也在不断增加，这给学籍档案的管理，开发利用都带来了不少的机遇与挑战。随着信息化、大数据的普及，社会服务理念的转变，传统的档案管理利用模式已经不能适应社会的发展了。因此，本文从大数据背景下，对现阶段高职院校的学籍档案的管理现状和特点进行剖析，指出当前学籍档案管理存在的问题，并提出了改进学籍档案管理及开发利用的新方法。

关键词：大数据;高职院校;学籍档案;档案管理;开发利用

1大数据时代下，高职院校学籍档案的现状及特点

学籍档案具有凭证作用，是学生在校的学习、工作、生活等方面的真实初始记录，是档案管理的重要组成部分，包括学生入学前的高中材料、入学后在校成绩、实习考核、思想道德、毕业生登记表、个人奖惩、学籍异动等情况。对学校、学生就业、用人单位等都有重要作用。因此，保持学籍档案的完整性、真实性特别重要，学校必须给予重视。

1.1学籍档案数量急剧增长，传统的统计手段已无法适应。社会不断发展，对技能型、全能型人才需求量不断上升，导致高职院校的规模不断扩大、生源不断增加。入学的学生人数逐年增加，学籍档案的数量也在逐年增长，在学籍档案管理人员数量不变的情况下，任务量变大，传统手工管理学籍档案的手段已经无法跟上时代的发展和变化，这就为学籍档案管理工作带来了巨大的挑战。

1.2高职院校档案以纸质档案为主是由于办学时间短，没有大量的资金投入。随着信息化的普及，对于学籍档案管理，信息化可以提高档案归档效率和质量，同时也可以为档案的利用提供便利。

1.3学籍档案由多个部门生产导致收集不便。学籍档案材料来源于学校的多个部门，如学生入学前的档案材料由招生办负责提供，学籍卡、学生学年鉴定表由学生所在学院（系部）负责提供，成绩单、毕业生登记表、实习考核手册等由教务处负责提供，且学校各部门之间信息管理系统互不相通，导致学籍档案整理工作繁琐、有重复性，造成一定的资源浪费。

2大数据时代学籍档案存在的问题

2.1一些高职院校对学籍档案的不重视。长期以来，学籍档案在单位都是被动提供服务利用，利用者多为毕业之后的学生，因此，学籍档案的作用往往被忽视，即使投入大量的资金和人力也无法在短时间内获得收益，导致了一些高职院校对学籍档案管理的资金投入比较少，而且只集中在为办公室设备及日常消耗品上，在管理软件大数据引进方面缺少重视。

2.2技术手段和信息化有待加强。大数据时代，档案管理应该规范化和智能化，有配套的软硬件条件和统一的标准，利用科学手段，实现档案数字化管理。目前来看，高职院校对档案工作的投入还是十分有限的，很难达到信息化要求。信息化要求档案有统一的数据格式和标准，这也是提供利用与数据统计的前提，实现档案信息和智能化、数字化管理是当前高职院校迫切而有难度的工作。

2.3提供利用方式单一，与时代脱节。目前，高职院校学籍档案以纸质为主，利用主要以单一的人工服务为主，由于学籍档案的法律凭证作用，要求信息内容具体、准确、权威。学籍档案涉及隐私，利用者必须提供有效身份证件、合理的事由，并进行登记审核才能利用，所以提供的材料多以复印、打印、扫描，并加盖公章的纸质材料为主。这种单一的面对面利用方式使用户在获取信息方面受到了时间和空间的限制。

3，大数据时代高校学籍档案信息安全管理策略

安全管理的缺失会影响高校学籍档案信息管理工作的正常运行，不利于学生学籍信息的保护。因此高校在构建学籍档案信息管理系统的过程中，要对大数据时代的利弊有所了解，并着重对大数据时代存在的弊端进行把握，制定出符合大数据时代的高校学籍档案信息安全管理策略。

3.1做好思想转变，强化人员自觉。

预防工作要优于治理工作，搞好预防工作能够将网络安全问题带来的影响控制到最低，进而提升学校学籍档案信息管理的质量。高校内部学籍档案信息管理人员要在思想上形成全新的认知，做好思想上的转变，在工作的过程中有意识地对网络安全问题进行关注，增加管理人员在工作过程中的自觉性。

3.2做好制度设置，完善相关措施。

网络环境具有着一定的复杂性，因此在大数据时代下高校的学籍档案信息管理工作要从实际入手，围绕现实问题制定管理制度和解决策略，只有这样才能避免安全管理工作失去实际意义。高校要做好管理制度的设置。在对相关制度进行设置的过程中，高校应注重管理上的全面性，增加安全管理方面的内容，要在制度中明确安全管理的目的、范围、任务等，借助制度的作用，提升高校学籍档案信息管理人员对安全管理的重视。

4束语：

综上所述，对高职院校学籍档案信息管理进行信息化建设，施行网络化管理是对高职院校学籍档案信息管理工作的发展和完善，有益于学校内部管理工作效率的提升，只有這样学校内部的学籍档案信息管理工作才能顺利地进行下去，并与大数据时代的发展保持一致。

参考文献

[1]李呜宇.信息时代下高校学籍档案管理途径II.科技创新导刊，2015，7（11）.