高校图书馆图书资料资产管理的问题与对策

摘 要：基于资产管理的工作流程，梳理了高校图书馆图书资料资产管理存在的问题，并提出了对策。

关键词：资产管理;图书资料;高校图书馆

高校图书馆资产一般可分为图书资料、数字资源、设备及家具四大类。图书资料类资产是高校图书馆工作正常运行和图书馆事业发展的物质保障。随着近年来高校图书馆图书资料类资产规模不断扩大，其问题逐渐凸显。本文将基于从购置、验收与入账、日常管理到处置的工作流程梳理高校图书馆图书资料资产管理存在的问题，并提出对策。

1 高校图书馆图书资料资产管理存在的问题

1.1图书资料采购资金不足且全校调配难度大，采访工作不到位

图书资料采购经费达不到教育部要求，只能在评估时突击购买。缺乏对图书资料资产购置过程的监督，导致部分图书资料无法满足实际需求。资产购置人员在购置过程中具有随意性，采访工作不到位，缺乏订购查重等调查研究和全校的整体规划和统筹安排，有使用不足和重复购置的现象。

1.2验收与入账程序不规范

图书资料资产验收与入账程序不规范，缺乏必要的监督管理。验收时把关不严，图书难以精确到册，只是以册数和总金额为验收指标。

图书资料采购普遍打折，而采用实洋记入财务账和资产台账，码洋记入图书管理系统，造成二者的记账标准不一致。随着图书数量越来越大，图书管理系统与财务账、资产台账的差异也越来越大，账实不符、账账不符的现象越来越突出。

1.3日常管理中存在的问题

1.3.1资产管理意识淡薄

图书资料资产的管理者、利用者缺乏应有的产权意识，资产管理意识淡薄。高校国有资产管理者往往忽视占据金额比重小的图书资料资产。长期以来，图书馆界对图书资料资产管理的认识模糊，通常将其与馆藏管理同等看待。

1.3.2图书资料资产的定期盘点、基础台账、修补、保养管理、监督检查制度不健全

（1）定期盘点制度不健全

定期盘点制度不健全，图书资料资产账账不符、账实不符现象突出。存在读者能够检索到却找不到所需图书的现象。图书典藏到阅览室后没有定期盘点图书资料，不能及时发现损耗并据实修改资产状态，导致馆藏数量与书库藏书量不符。

图书资料的盘点工作缺乏规范标准。学院资料室图书资料统计数据不全，统计协调有困难，导致图书资料资产的实际状况似清而实不清。

（2）基础台账制度不健全

图书资料资产的领用、保管没有健全的台账，或财务账、资产台账和实物不符。不少图书馆的图书资料购置、典藏、流通账簿登记不规范、不及时。图书资料移交、接收与管理手续不规范，入库文献不进行正常的清点，没有严格的交接手续，致使每批图书资料入库数量和质量无法得到保证。图书资料资产变更时没有及时办理手续，已报废和盘亏的图书资料资产核销账目不及时，造成账实不符。

（3）使用、修补管理制度不健全

没有修补经费，图书资料资产缺少日常的修补，带病流通，使用寿命缩短，对资产折旧又不能及时核算，造成账面价值和实际价值不符。

（4）监督检查制度不健全

缺乏对图书资料资产的整个工作流程全过程的监督检查。各部门各岗位之间相互监督不足。图书资料购置时，审批、验收等程序比较严格，但编目、典藏和流通过程便出现手续简化、交接不严的问题。防窃堵漏措施不力，被盗、损坏、离校携书、病故欠书、内部私藏等问题时有发生。

1.3.3图书资料资产管理缺乏统一的管理与协调机构，管理人员不足，业务素质有待提高，管理责任落实不到位

图书资料管理工作由图书馆负责，但需上报学校的财务部门和后勤管理部门进行数据协调。由于财务部门和图书馆是分别从经费和业务的角度管理图书资料，所以会出现财务账目与图书馆图书资料资产不符的情况。

高校图书馆特别是学院资料室的资产管理员人数不多，大多数为兼职，普遍缺少专业人员，且更换频繁，图书资料资产的管理水平不高，统计数据不规范，使全校图书资料资产统计数据的准确性下降。而且图书资料资产管理工作涉及面广，政策性强，审批程序严格，专业技术复杂，资产管理人员的业务素质难以满足快速发展的资产管理工作的需要。

1.3.4全校图书资料非一体化管理

图书馆业务指导缺乏权威地位支撑，使图书馆对学院资料室的业务指导形同虚设，双方从图书资料采购方式、财会手续到编目典藏等方面都存在很大差异。

1.3.5无法通过图书馆管理系统实现图书资料资产管理

图书馆管理系统侧重于业务管理，与图书资料资产管理的需求不相适应，使得图书馆图书资料资产的管理手段落后，管理难度加大。图书馆管理系统不能对图书在流通、阅览过程中引起的资产变更情况进行及时有效的处理，而高校图书馆的开放率较高，很难开展经常性的图书资料资产清查工作，所以存在图书资料资产账目与实际数目不相符的现象。

1.3.6高校图书馆立法滞后

高校图书馆立法相对滞后。图书馆文献资产的流失和报废问题缺乏法律、法规保障。只有对人为造成资产流失的个人行為和部门行为追究其责任，才能使文献资产的管理工作走上法制化道路。

1.4处置制度不规范完整

图书资料剔旧及处置制度不健全，处置程序不规范完整。缺乏必要的、正规的注销程序，或者只注销实物而不从资产帐中剔除，工作随意性较大，不经资产管理部门登记，随报随销的现象时有发生。造成资产帐目与实物不符。

2 高校图书馆资产管理的解决对策

2.1保证图书资料资产购置资金并进行全校调配，做好图书资料采访工作

学校应将图书馆图书资料类资产购置经费纳入统筹考虑，并对全校的购书经费进行统一调配，并根据学校重点学科和新设专业的需要，合理采购图书资料，避免和各学院资料室重复订购。

做好图书购置的采访工作。成立图书情报委员会，让其负责审查征订书刊资料目录，参与指导文献资源建设工作。

2.2规范资产验收与入账程序

验收时核实数量、检验质量，把好图书资料资产验收关。入账时将资产的基础信息仔细录入资产管理系统，便于后期在庞大的资产数量下区分相近资产。

用码洋入图书管理系统和财务账、资产台账。同时，设立资产类的备抵科目（固定资产减值准备——图书折扣）登记图书的折扣金额，以真实反映图书的市场价值和账面价值。

2.3日常管理方面的对策

2.3.1加强宣传和培训，提高资产管理认识

加强图书资料资产管理，要不断强化资产管理的认识，充分认识到图书资料资产管理的重要性，树立资产管理效益意识。因此要加大图书资料资产管理的宣传和培训力度，使从馆领导到图书资料资产的管理者、使用者都从思想上认识到强化管理能消除混乱、保证效益，让资产管理观念渗入到每一个员工和师生的工作、学习中，增强主人翁意识，强化图书资料资产管理认识，真正实现对图书资料资产的有效监管。

2.3.2建立健全并落实资产的定期盘点、基础台账、使用、维修、保养管理、监督检查管理制度

建立健全图书馆资产管理的规章制度，要根据学校资产管理实施办法，结合本馆实际，建立一整套包括图书资料资产的预算审批、购置、验收与入账、使用、日常管理、变更、清查、处置、赔偿等工作流程的资产管理制度，明确每一个环节的责任部门、责任人、工作时点、工作内容等，做到各个管理环节之间有机协调，为管好用好图书资料提供制度保证。

（1）建立健全定期盘点制度

每年至少盘点一次，认真核对图书资料资产的数量、使用状况及完好程度等重要信息，以保证资产的账实相符，及时与财务部门对账，及时上报审批资产盘盈或盘亏，做到账实相符、账账相符。

（2）健全图书资料资产管理基础台账制度

使资产总账、明细账和实物相符。细化资产出、入库的核算与管理，规范资产预算审批、购置、验收与入账、典藏、变更、处置手续，确保资产安全。通过图书总括登录体现图书资产增减，将资产管理和馆藏管理结合起来。带光盘的图书资料在明细账中做好记录。

（3）健全图书资料资产使用、修补管理制度

充分有效地使用图书资料，要避免其带病流通。及时修补破损图书资料，使其保持良好状态，以有效降低图书资料利用成本。

（4）健全图书资料资产监督检查制度

有计划、有步骤地对高校图书馆图书资料资产从预算审批、购置、验收与入账、典藏、日常管理、变更、清查、处置、赔偿等工作流程全过程进行跟踪检查，加大监督管理力度，确保资产安全。注重各部门各岗位之间的相互监督。规范编目、典藏和流通交接手续。强化防窃堵漏措施，整治被盗、损坏、离校携书、病故欠书、内部私藏等问题。

2.3.3健全资产管理机构，加强管理人员队伍建设，提高其业务素质，落实管理责任

健全资产管理机构，明确分工和职责。纵向上，校级资产管理部门要实行在校长领导下的分级负责制，全面管理学校图书资料资产。将责任落实到具体部门、使用人和管理人，做到资产购置、验收、使用、变更、处置各环节均有相关责任人负责，使资产管理工作在管理部门、使用部门、使用人之间权责分明，最终将资产管理的责任落到实处。

重视和加强图书馆资产管理人员队伍建设，提高资产管理人员队伍的业务素质，以实现对资产的规范化和科学化管理。适当充实和配备资产管理人员，并加强对资产管理人员在资产管理法律法规、政策和会计、财务等业务知识方面的培训，不断提高其业务水平和管理能力，在日常的管理中依法办事，依准则办事，顺利开展资产管理工作。

2.3.4全校图书资料管理一体化

图书馆负责全校图书资料资产的管理与核算，将全校各类经费所购置的图书资料统一纳入图书馆资产管理体系之中，并由其负责与学校财务部门、国有资产管理部门的数据上报和核对工作。

2.3.5图书资料资产管理系统化

改进图书馆管理系统，增加图书资产管理这个项目，实现一套系统完成两项工作。并明确资产使用保管人、使用保管部门、和实际存放地点等使用属性，实行资产信息化管理。

2.3.6推动高校图书馆立法

丢失或损坏图书资料应负法律责任。全体高校图书馆人需共同努力，推动高校图书馆立法，使图书资料资产处置和赔偿有法可依。

2.4严格履行图书资料资产处置程序

加强图书资料资产处置（包括剔旧、报废、盘亏）管理，严格履行审批手续。图书资料确实不能满足使用需求而无法再修复的，应按规定予以剔旧或报废。资产报废和盘亏时严格履行资产处置报批程序，并做好账目核销工作。

3 结语

本文基于资产管理工作流程，梳理了高校图书馆图书资料资产管理存在的问题，并提出了对策。高校图书馆图书资料资产管理存在的问题主要有：采购资金不足且全校调配难度大，采访工作不到位;验收和入账程序不规范;日常管理中存在管理意识淡薄，定期盘点、基础台账、使用、修补管理、监督检查管理制度不健全，缺乏统一的管理与协调机构，管理人员不足，业务素质有待提高，管理责任落实不到位，全校图书资料非一体化管理，无法通过图书馆管理系统实现图书资料资产管理，立法滞后问题;处置制度不规范完整。与之对应的对策是：保证图书资料资产购置资金并进行全校调配，做好图书资料采访工作;规范资产验收与入账程序;在日常管理中加强宣传和培训，提高资产管理认识，建立健全并落实资产定期盘点、基础台账、使用、修补、监督检查管理制度，健全资产管理机构，加强资产管理人员队伍建设，提高其業务素质，落实管理责任，全校图书资料管理一体化，图书资料资产管理系统化，推动高校图书馆立法;严格履行资产处置程序。以推动高校图书馆图书资产管理工作规范化、科学化、制度化发展。

参考文献

[1]罗绣明.浅谈高校图书馆资产的使用及管理[J].科教文汇（中旬刊），2012（5）：198-199.

[2]李慧敏.公共图书馆资产管理存在的问题[J].图书与情报，2003，（3）：49-50.

[3]赖丽娜.公共图书馆图书类固定资产管理探析[J].图书馆理论与实践，2018（12）：21-25+29.

[4]黄晓静.高校图书资料固定资产管理的突出问题与解决方案[J].图书馆建设，2009（10）：56-59.

[5]张乐，王婷婷.高校图书购置专项经费使用管理的研究和实现[J].图书馆学研究，2011，（22）：55-58.

[6]庄玫，邵敏，陈辉，等.三级文献保障体系下的高校图书资产管理探索[J].实验技术与管理，2014，31（8）：253-255+259.

[7]博闻.论公共图书馆的文献资产管理[J].新世纪图书馆，2010（4）：75-76.

[8]刘宏.专业图书馆图书资产的日常管理——以中国地质图书馆管理办法为例[J].图书情报工作，2012（S1）：183-185.

[9]李卫双，刘娟萍.高校图书馆资产管理刍议[J].高校图书馆工作，2013，33（2）：64-65.

[10]韩淑红，郭健民.高校图书馆文献资产流失现状及管理对策研究[J].图书馆建设，2006，（1）：69-71.

[11]廖金芝.谈谈高校图书馆国有资产的管理[J].图书情报知识，2001（2）：65-66.

[12]白新勤.高校文献信息资源管理对策新探[J].图书馆工作与研究，2011（11）：55-57.

[13]楼宏青，马德煊.当代图书馆的文献信息资源管理及资产评估[J].图书馆论坛，2001（5）：3-6.

作者简介：许泽明（1988.10～），男，云南华坪人，硕士，助理馆员，主要从事信息服务和资产管理工作。

（作者单位：青海师范大学图书馆）