《出生医学证明》归档方法及效果评价

【摘要】目的：《出生医学证明》是一个自然人的人生第一份档案材料。它不仅可以证明新生儿出生时的自然状态，证明新生儿的血亲关系，还是新生儿户籍登记的法定依据和新生儿获得保健服务的凭证。随着改革开放的深入，《出生医学证明》使用范围越来越广泛，如幼儿入托入园，长大了入学，出国留学，申请移民等等。可见，《出生医学证明》对个人而言，意义重大。所以，做好《出生医学证明》的收集整理归档工作，既丰富了医院档案资源，又可以服务民生，服务百姓，是创造和谐环境，构建和谐社会的具体体现。

【关键词】出生医学证明、归档方法、效果评价

【中图分类号】R876

【文献标识码】B

【文章编号】2095-6851（2020）03-143-01

一、概念

《出生医学证明》是证明新生儿出生时健康和自然状况;证明新生儿血亲关系;是户口登记机关对新生儿进行户籍登记的法定医学依据;是新生儿依法获得保健服务的凭证等等。可见，《出生医学证明》作为一个自然人的第一份档案材料，意义重大。

《出生医学证明》的签发单位是具有助产技术服务资质的医疗保健机构。分为首次签发、换发和补发三种。

《出生医学证明》由正页、副页、存根组成。正页由新生儿父母（申领人）保存，副页作为户口登记机关户籍登记之用，并由户口登记机关拆解和保存（自行拆解无效），存根则由签发单位存档保管。

二、建档背景

我院是一家具有助产技术服务资质的二级甲等综合性医疗机构，每年在我院妇产科出生的新生儿在2500-3000人次余。因此，我院承担着这些新生儿《出生医学证明》的签发和对《出生医学证明》存根进行存档保管的责任和义务。2011年4月之前，我院的《出生医学证明》材料是和产妇的病史档案一起由病案室存档保管。保管期15年。

当前在注重民生，关注民生，服务民生，构建和谐社会的大背景下，国家档案局在2008年、2010年相继提出了建立覆盖民生、覆盖人民群众的档案资源体系和服务民生、服务人民群众的档案利用体系以及确保档案安全保密的档案安全体系，三個体系建设。

2012年8月上海市发布了民生档案建档指导目录，《出生医学证明》被列入民生档案的范畴。

2011年4月，《上海市<出生医学证明>管理办法》出台，（沪卫疾妇[2007]7号），“管理办法”第五章第27-28条规定，签发机构应当按照档案管理要求，对每一位新生儿出生状态材料进行归档，永久保存。这些材料包括：1、《出生医学证明》首次签发登记表（《出生医学证明》存根粘贴于首次签发登记表）、2、《出生医学证明》申领须知、3、新生儿父母身份证复印件。4、假如领取《出生医学证明》不是新生儿母亲，还应该提供由新生儿母亲签字的委托书和领取人的身份证复印件。

根据上述文件精神，自2011年4月起，我院由医院档案室全面负责《出生医学证明》的存档工作，负责相关材料的收集、整理、鉴定和保管、利用，归入医院文书档案业务类，永久保存。

三、工作方法

1、收集归档时间提前：《出生医学证明》档案材料主要产生部门在产房，产房专门指定人员负责材料的收集、归档。因为每年的量比较多，所以在当年的9月份左右，档案部门即与产房负责人员联系沟通，把当年1-6月份的材料先归入档案室，

作者简介：高彩娟，馆员。

档案室人员可以先把收集到的材料予以整理、编号、录入、装订，以减轻第二年医院各部门材料集中归档的压力。

2、积极沟通：在整理、鉴定的过程中，对不符合归档要求的材料及时与产房沟通，以便在今后的工作中改进。比如：（1）建议每年编一个大流水号，从1月1日零点到12月31日24点整 。（2）及时指正填表书写的不规范，这些材料的书写有的是院方填写、有的是家属填写，所以填写要规范，字迹端正，选用水笔或钢笔，蓝黑色或黑色，避免用圆珠笔填表;（3）纸张大小尽量使用A4纸，避免大大小小不规范用纸。

3、做好信息化建设工作：把整理好的案卷目录和卷内文件目录录入档案管理软件系统，做好档案的信息化工作，便于档案的保管和利用，提高工作效率和工作质量。

四、建档体会

从档案利用看民生档案建档的重要性：

自2011年4月《出生医学证明》建档以来，有这样两个利用案例记忆深刻

案例一：有一位外省户籍的产妇2011年6月在我院分娩一男孩，在回老家途中，把《出生医学证明》弄丢了，回家报不了小孩户口，来到档案室查档，要求补发证明，经电脑查档，很快查到了小孩的信息，并与产房联系，产房按照补发证明的相关手续要求，给她开具了证明材料。产妇焦急的心情也放松了，她非常感谢我们的办事效率。

案例二：2012年3月某一天，有一个年龄在35岁左右妇女，她因为从小由养父母抚养长大，只知道生父母生她是在我们医院，今天来到档案室，想查一下她出生时相关记录，找到亲生父母的线索。遗憾的是，30多年前的出生材料是和产妇的生产病史档案合并一起的，当时的存档要求不同现在，要查30多年前的病史档案，很难！最后只能劝他们另想别的途径，档案室爱莫能助，只能看着他们失望离去的背影。

可见，没有档案资源，就谈不上档案利用，也就无法满足人民群众的档案信息需求。

我院自2011年4月，按照上级文件精神，对《出生医学证明》进行了规范化归档，信息化检索，大大方便了查档利用。在每年的《出生医学证明》存档情况年度检查中，得到了老师的肯定。

《出生医学证明》的建档，是为每一个新生儿管好“人生第一档案”，为今后服务民生积累丰富的档案资源。

作为基层档案管理部门，收集好、整理好、保管好、利用好民生档案，科学化、规范化、信息化管档，为老百姓解决生活中实际困难，方便老百姓办事，不仅是每一个档案管理人员的职责，也是贯彻落实科学发展观、践行党的群众路线，促进社会和谐的具体体现。