大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨

林荣

摘要：随着互联网的迅速发展和普及，各种数据信息庞大而繁杂，极大地加大了数据信息的收集和处理难度，“大数据”信息处理技术应运而生。在大数据时代，高校该如何把握发展机遇，将大数据技术应用到高校的人事档案管理中已经成为高校当前提升人力资源管理水平的重要课题。本文首先介绍大数据时代对人事档案信息化建设产生的积极影响，然后分析当前高校在人事档案信息化建设方面存在的诸多问题。最后针对问题提出相应的解决方案，希望能进一步推进高校的人事档案管理信息化建设。

关键词：高校   人事档案管理   大数据   信息化建设

近年来，我国各大高校积极开展人事檔案管理数字化建设，逐步深化了各项人事档案规范制度体系改革，利用先进的信息化技术不断完善和提升高校的人事档案管理水平，高校已经逐渐摆脱过去传统的手工管理模式，实现了人事档案数据从收集储存到统计分析全过程的自动化操作流程。不仅提高了高校人事档案管理效率，也为高校更好地开展人力资源管理活动提供了更全面、完整的决策参考信息。

一、大数据对高校人事档案管理信息化产生的积极影响

大数据背景下，高校借助先进的数据处理技术[1]加快了其人事档案信息化建设水平，其积极影响主要体现在以下两个方面。一是有助于高校人事管理效率和质量的提升。大数据技术能够深入挖掘各种人事数据信息存在的潜在联系，研究数据之间相互的关联，各项人事档案管理工作按照大数据的处理要求进行规范操作，处理速度更快，得出的数据结论也更具参考价值。二是促进高校人力资源管理目标的实现，利用大数据等信息技术充实人事档案信息，量化人事管理数据，能够帮助高校更有针对性、更具科学性的开展人力资源管理活动。通过科学的对高校人力资源发展趋势做出预测，制定个性化的人才培训方案，精准匹配人才岗位，强化人力资源管理的激励效果，从而促进高校实现人力资源管理目标。

二、大数据背景下高校人事档案管理信息化建设存在的问题

（一）人事档案管理观念落后，对信息化建设不够重视

传统的人事档案所记录的内容大多是高校职工的政治面貌以及过往的社会工作经历，对职工近期的工作情况反映较少。而且人事档案中对职工的个人能力考核评价缺乏量化的标准，评价内容大致相同，甚至还存在许多高校人事档案管理相对混乱，不规范的操作导致存在漏填或错填等现象。加上难以对人事数据进行监管，一些教职人员为了个人职位升迁或者提高薪酬工资，在填制人事档案时还存在造假行为，导致人事档案难以充分的发挥其人力资源管理的作用。由于高校人事档案管理观念落后，对人事档案管理信息化缺乏重视，在这方面投入的资金少，信息化程度严重不足。一些高校的人事档案管理甚至仍然停留在纸质档案管理阶段，部分高校虽然建立了相应的人事档案管理系统[2]，但系统大多只是用来查询一些基本的人事数据信息，并未在此基础上建立相应的数据分析及整合功能，无法为高校的人力资源管理提供可供参考的决策支持数据。

（二）数据来源渠道较少，缺乏完善的人事档案数据信息管理平台

由于人事档案数据来源渠道较少，且内容单一、涉及范围较窄，无法全面、准确的反映教职工的业务工作能力。而且在人事档案中大多是语言文字的叙述性内容，难以对同一教职工不同阶段或者不同教职工的工作业绩能力水平进行纵横比较，在一定程度上反而加大了高校人事管理的难度。由于高校信息化程度不足，缺乏完善的人事档案数据信息管理平台，在统计和处理人事数据时不仅费事费力、效率低下，也难以真实、直观、准确的反映高校教职工的人事档案信息。

（三）人事档案管理信息化配套设施不健全，缺乏专业的信息化操作人员

相关配套设施建设不健全也是阻碍高校人事档案管理信息化建设进程的一大主要因素。包括硬件设施购置和管理工作不到位，未对相关配套软件的进行开发和完善，局域网建设不足，各部门之间信息化管理系统之间缺乏标准化的数据对接等[3]。这一方面是由于高校在人事档案管理信息化方面缺乏必要的资金支持，在资金不足的情况下设备更新缓慢，信息化建设难以有效推进。另一方面是由于高校的人事档案管理信息化建设的专业化人才严重缺失。当前一些高校使用的人事档案管理软件是由高校自行进行研发设计，软件功能相对简单，只能完成基本的信息记录和数据查询与统计等功能，难以满足大数据背景下多元化的人事数据储存和处理需求。

（四）缺乏信息安全意识，易引发信息泄露风险

大数据背景下，人事档案信息化管理虽然能够帮助高校处理复杂、庞大的人事信息数据，提高人事管理的效率以及质量，但与此同时信息数据在系统中的传递与储存的安全性却缺乏保障。目前对于信息系统中人事信息数据的保护主要是依靠账户密码和计算机防火墙，但是由于一些高校管理人员缺乏一定的信息安全意识，设置过于简单的账户密码或者在信息技术防护方面手段单一，不能有效的防范数据窃取行为，容易引发人事信息泄露风险。

三、大数据时代下高校人事档案管理信息化建设策略

（一）加强“大数据”宣传教育，提升高校领导人事档案信息化管理意识

“大数据”信息技术能够对庞大的人事数据信息进行有效的整合分析，全面提升高校的人事管理水平。因此，高校相关领导人员必须加大大数据信息处理技术在高校人事管理信息化中的应用，可邀请研究“大数据”的专家学者来校开展公开讲座活动，组织高校人事管理部门以及其他相关部门负责人员召开人事档案管理信息化建设讨论会议，让高校逐步建立“大数据”概念，提升高校的人事档案信息化意识，结合高校的人事管理需求制定信息化建设方案。

（二）收集基础信息数据，建立人事档案管理信息数据库

高校要全面的收集教职工的人事档案信息，将其录入信息化管理系统，以此为依据建立高校的人事档案管理信息数据库[4]，结合高校人力资源管理的需求划定分类标准，对现有的人事档案信息数据进行整理和归类，对保密性不强的信息可允许高校各部门组织教职工按规定的流程进行补充并核实相关信息的准确性。高校要实现内部各部门管理信息系统的数据对接，建立动态实时的人事数据收集机制，将各部门教职工经审核过的工作业绩数据、考勤数据、科研教学数据等及时传输到人事档案管理系统并更新数据库内容。为了更加全面的反映高校教职工的人事状况，还需要适当补充教职工的社会关系等方面的信息数据。利用大数据技术挖掘其中潜在的信息价值，科学的对人事数据进行分析和预测，为高校的人力资源管理提供参考依据。高校可建立一体化的大数据管理平台，提高高校不同部门之间以及部门不同岗位人员之间人事数据的纵横可比性，并且可以从高校的整体层面出发按照不同的形式主题从某一维度提取人事档案数据，实现数据的快速检索，满足多元化的处理需求。通过对这些人事数据进行进一步加工分析，科学的对职工进行综合评价，最大程度上发挥人事档案的人力资源管理作用。

（三）完善基础设施，加快技术人才队伍建设

高校要加大对人事档案信息化建设的资金投入，完善相关的基础配套设施，包括局域网的建设、购置电脑、扫描仪等硬件设备、加大软件研发力度，完善人事档案系统管理模块功能等。在高校軟件开发水平有限的情况下可采取外包形式，请专业化的人事软件开发人员提供建设指导。同时，高校要加大对专业技术人才的引进力度，主要从两个方面着手：一是积极引进或培养一批先进专业的大数据技术运用人才，成立专门的高校人事档案信息化建设小组，由高校的人事档案管理部门和技术部门协作构建高校的人事档案信息化管理体系。二是对人事档案管理信息化系统操作人员进行培训教育，提升其数字化系统操作能力和操作水平，制定专项的人才培养计划，注重培养具有过硬的档案管理专业知识并掌握一定的计算机操作应用能力的复合型人才，为高校人事档案管理信息化建设夯实人才根基。

（四）提高人事档案管理信息系统运行的安全性

高校一方面要建立健全信息化背景下的人事档案管理制度，严格按照相关的制度条例规范人事档案管理行为，明确各级部门机构的人事档案管理职责，加强过程监管，确保已经归档的人事档案信息数据的真实性和安全性。另一方面，要加强对人事档案管理信息化系统的安全防护，在用户身份认证等方面要加强信息录入、查阅或修改的授权审批控制，严禁非法使用和传播人事数据信息。为了防止减少高校人事数据信息的泄露风险，除了在系统中自动嵌入数字保护技术，限制人事数据的修改和使用权利外，还要对共享的人事信息资源加上专属水印。同时在系统中自动记录档案访客信息，以便及时发现系统数据异常操作或存在的风险隐患也能有效追溯信息泄露源头，提高人事信息数据的安全性。

四、结语

总之，高校一定要牢牢把握大数据时代信息化发展机遇，加快高校的人事档案信息化建设，全面提升高校的人事档案管理水平，促进高校实现可持续健康稳定发展与进步。

参考文献：

[1]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017，（03）.

[2]张立志.大数据背景下高校人事档案信息化建设探讨[J].城建档案，2017，（09）：25-26.

[3]周莹莹.新时期高校人事档案管理信息化建设思考[J].办公室业务，2018，（11）：50.

[4]赵子叶.基于大数据思维下对高校人力资源管理的人事档案信息化建设的探讨[J].品牌研究，2018，（05）：205-206.

（作者单位：内蒙古工业大学）