儿童图书馆合并入公共图书馆文献数据整合探析

摘 要：为了实现广西少年儿童图书馆与广西图书馆一卡通借通还，广西少年儿童图书馆将数据库合并入广西图书馆，文章重点探讨在文献数据整合实施过程中所遇到的问题和解决方案。

关键词：儿童图书馆;合并;数据整合

国家“十一五”时期文化发展规划纲要明确要求完善公共文化服务网络，倡导创新公共文化服务方式，鼓励具备条件的城市图书馆采用通借通还等现代服务方式，推动公共文化服务向社区和农村延伸。[1]

现代图书馆要实现资源共享，完成图书馆服务的现代化，就需要把各类馆的馆藏资源统一存储和管理，将各自的文献数据进行整合。因此，各图书馆间实现一卡通借通还已成为当前我国图书馆事业发展的一个重要目标。

1 文献数据整合的背景和意义

1.1 文献数据整合的背景

广西壮族自治区少年儿童图书馆（以下简称广西少儿馆），是一所省级少年儿童公共图书馆，创建于1985年3月。1987年3月并入自治区图书馆做为少儿部，将服务阵地移至广西图书馆内，对外仍称广西壮族自治区少年儿童图书馆，保留独立的儿童图书和报刊的采购和管理体系，采用《中国图书馆分类法（未成年人版）》对馆藏图书进行编目和加工管理。截止2019年底，广西少儿图书馆拥有馆藏文献共计66万册。其中中文图书62.6万多册（22万多种）;报刊3.4万册（2438种）。

广西壮族自治区图书馆（以下简称广西图书馆），创建于1931年，是广西最大的综合性省级公共图書馆，是全国文化信息资源共享工程广西分中心和广西古籍保护中心，是国家和自治区古籍重点保护单位[2]。截止2019年12月馆藏纸质文献共计约445万册，包含各类成人图书和报刊。采用《中国图书馆分类法》对馆藏图书进行编目和管理。

由于实行单独采购和加工，广西图书馆与广西少儿馆使用两套不同版本的业务自动化管理系统，书目数据各自独立分库建设，两馆使用的图书标识号码长度相同，取号规则一致，造成大量图书标识号（即条码号）重复。广西少儿馆在2014年前的30万册图书、3万册报纸和期刊的条码号基本上与广西图书馆的图书、报纸、期刊的条码号重合。2014年后，广西少儿馆改变新购图书、报纸和期刊的条码号，在原图书条码号前加上“S”、报纸条码号前加“B”、期刊条码号前加“J”，以区别于广西图书馆的图书条码号。

由于广西少儿馆的服务阵地在广西图书馆内，图书编目和借还所用的业务管理系统与广西图书馆版本不同，广西少儿馆使用的是文华简易版，从未升级;广西图书馆使用的是文华升级版。这就导致了以下几个问题：

1）读者一家三口在一栋大楼里借书要办两类证——成人证和少儿证，借阅规则还不一样，非常麻烦，读者意见很大;

2）读者证不便统一管理，所需的办证工作人员数量多，还需要不停地向读者解释两种证的区别，无形地增加了办证人员的工作量;

3）两套系统对馆内的采编和典藏文献的管理带来不便，无法对比查重，少儿图书与成人图书重复采购的现象越来越严重;

4）少儿馆的服务数据无法计进广西图书馆的总数据中，实时数据的显示均不包含少儿数据，无法进行科学的大数据分析;

5）两套系统使维护所需的人力、物力、财力都耗费太大，除管理成本增加外，还影响工作效率，更达不到资源共享的目标。

1.2 意义

要解决以上问题，首先，必须将两馆的数据库（包括文献数据库、读者数据库以及相关流通动态数据等）合并——即将广西少儿馆所有与广西图书馆条码号重复的馆藏文献进行更换条码操作，并保证与RFID标签号一致，这一步只能由人工来完成;第二步，广西少儿馆通过验证方式重新办理与区馆统一的新读者证（读者证区间号按新的方式生成）;第三步，要将两馆的业务管理系统进行合并，即对广西图书馆的数字图书馆业务管理系统进行全面升级，建立包含广西少儿馆在内的统一的系统管理与运行机制，实现一卡通借通还。

数据合并为广西图书馆的现代化服务奠定基础，为国内其他少儿馆与成人馆的业务数据合并提供实践经验。

本文重点探讨在两馆数据库技术合并前的更换条码加工（即文献数据整合加工）过程中所遇到的问题和解决办法。

2 文献数据整合加工过程中遇到的问题和解决办法

由于文献数据整合加工的经费紧张、加上可用于加工的场地少、历史遗留的数据错误多，需要加工的重复数据量大等因素，造成了文献数据整合加工项目过程相当复杂、繁琐、工期不定等。

数据合并加工过程中遇到的主要问题及解决办法如下：

2.1 两馆使用的图书分类法不一样

问题描述：在图书编目管理中，广西少儿馆采用《中国图书馆分类法（未成年人版）》， 而广西图书馆采用的是《中国图书馆分类法》。经与技术人员沟通，决定通过搭建广西图书馆大数据支撑云平台与管理体系，利用系统接入功能，把广西少儿馆作为广西图书馆的一个实体性分馆，按照总分馆管理体系，在广西图书馆业务操作系统中新建一个分系统存放少儿数据库，包括：采访库、编目库、馆藏库、采编事务数据库等，在广西图书馆下面新建一个少儿分馆参数，从而实现在同一个业务管理系统中使用两种分类法进行编目加工。

解决办法：这个问题留给系统技术人员解决，而对于数据整合加工项目没有太大的影响。加工过程中，广西少儿馆仍然采用《中国图书馆分类法（未成年人版）》。

2.2 两馆原图书、报纸、期刊数据重复

问题描述：由于历史原因，两馆有约30万册图书、期刊和报纸的条码号重复。自助借还机是通过识别绑定了条码号的RFID芯片来读取图书数据的，如果将两馆的图书未经加工就放进同一个系统内，势必会导致在读者借还书的时候系统读取数据错误。除此外，两馆还采购大量同种图书，造成库存体积庞大，对于场地本来不足的图书馆来说产生不小的空间压力，也影响工作效率。

解决办法：因广西少儿馆文献馆藏和读者证都远远少于广西图书馆，变更广西少儿馆藏文献条码号更简单易行。即，将广西少儿馆有重复条码号的全部图书重贴以“S”开头的图书条码号、报纸重贴以“B”开头的图书条码号、期刊重贴以“J”开头的图书条码号，在RFID系统中重新绑定新条码号和RFID标签，使之一一对应，再将少儿馆的条码和标签绑定数据导入广西图书馆的RFID数据库。

2.3 文献的原数据错误

问题描述：由于历史和场地的原因，原广西少儿馆没有完整的样本书、基藏书、汽图书、报刊合订本的存放书库，这些书都散放在各个角落，又因文献加工业务外包，图书管理比较混乱，系统中出现了大量的馆藏地点错误、出版项等录入错误、著者和分类错误导致索书号错误等多种问题，且实物中出现样本书与基藏书、汽图书混放的问题。虽然对成功完成数据合并影响并不大，但对于合并后图书的管理会产生很大影响。因此广西少儿馆借此次合并加工的机会清理掉这些问题。

解决办法：数据加工人员在更换条码前必须核对本书在系统中的馆藏地点、书名、著者、出版社、索书号等数据是否与实物相符，并检查索书号的标贴等是否脱落。如果有问题，必须当场修正。

2.4 是否补贴RFID芯片

问题描述：广西少儿馆在2010年开始使用RFID芯片实现自助借还。2010年以前的图书没有贴RFID芯片。如果经费宽松，为了实现现代化管理，所有的图书都应该贴上RFID芯片以方便定位和防盗。但是工程经费紧张，只能尽量节省使用RFID芯片。

解决办法：原来没有贴RFID芯片的样本书，不再贴芯片;因确定留下来的基藏书还需要流通，在剔除破旧和复本后，对剩下的没贴过芯片的基藏书都补贴上芯片。

2.5 场地分配问题

问题描述：对于一个老图书馆来说，随着文献采购量和服务种类的增加，场地严重不足已经成为共识。广西少儿馆目前只有开架书库空间，需要增加样本库、基藏库、汽图库、报刊库四个书库空间。而书库空间只能根据其他部门的业务安排分批腾挪出来，不能一次给全。数据整合加工工程必须根据场地情况进行合理地安排加工顺序。

解决办法：由于样本书是必须留存的，而且样本数据决定着复本书数据的准确性，所以腾挪出来的第一个书库必须用来做样本书的整合加工，在做样本书条码更换的时候同时进行数据修正;这样接下来的书库则用于基藏书库，基藏书除了检查馆藏地点和索书号问题外，就不需要检查其他錄入项的数据问题;接下来的是汽图书库，最后是报刊库。

2.6 排架和留架问题

问题描述：对于馆藏量巨大的图书馆，不对外的书库图书上架方式应按流水号排架，这样可以避免倒架的麻烦，但前提是图书条码号必须正确，上架时位置绝对正确，如果书放错架，那这本书就面临着找不到的风险。另外，由于每本文献的厚薄不同，使得每个架放书量不一样，如果按随手抓到一本做一本的顺序加工上架，那每个书架的架标就会无规律可循，不但做架标成一大难题，找书也会成一大难题。

而报刊与图书不一样，因其强连续性而不能按流水号上架，因为如果按流水号上架，就会出现同一种报刊分布在不同位置的现象，管理极其不便。另外，期刊和报纸合订本存在数据库里有但实物没有的现象。

解决办法：图书按条码号顺序加工上架，强行固定每格书架的图书量，即根据架宽计算出平均每格书架的放书数量，接着按这个数量做每格的架标，并贴在每格书架上确定每个条码号的位置，然后挑捡图书厚薄搭配来匹配架宽和每格图书量，最后检查数据进行条码更换;报刊合订本按索书号加工上架，先按分类号大号顺序对实物排序，加工时再细排上架，每种报刊做一个架标，一边上架一边贴架标，每格架尽量留有1/5的空位以避免倒架， 对暂时找不到实物的报刊必须留架。

2.7 复本和剔旧问题

问题描述：为保证样本、外借和汽图流通点，广西少儿馆在图书采购时基本上每种图书的复本量为3册。基藏书是开架库和汽图库下架的图书，也就意味着每种基藏书基本有2册。而基藏书的流通量不大，没必要将这2册都留作基藏。另外，因剔旧制度不完善，广西少儿馆的基本上没有剔除过旧书，使得基藏书库庞大臃肿。

解决办法：为了减轻书库压力，同时也为了节约经费，除了留下样本外，加工基藏书前先剔除掉2010年前的所有旧书。在基藏书加工过程中，对出现的第2本复本也做剔除处理。

2.8 大量图书不在馆

问题描述：广西少儿馆会有损耗图书，即在数据库里可以查得到但是没有实物的图书;另外， 很多读者手上还有非“S”条码图书，这些书是否归是一个不确定因素，这些不在馆的图书不能进行标签转换和RFID绑定，在数据进行技术合并迁移时无法对它们进行操作。

解决办法：对非“S”条码图书设置调拨状态，只能还不能借。同时仍保留原业务管理系统，即两套系统并行，读者归还或能找到实物的图书，对其进行条码更换和RFID标签绑定，并将数据导入新系统;不归还和无法找到实物的图书，则留在旧系统，到剔除年限时进行统一剔除。

3 数据整合加工的质量控制

将两馆的书目数据进行整合加工，是一项复杂而繁琐的工作。因此，在开工前对两馆的数据做好细致调查和对比分析、正确预判问题、全局统筹规划、科学的人员配置等质量控制方式，对顺利完成工程来说非常重要。

3.1 提前对两馆的数据做好细致调查和对比分析

在加工工程开工前，必须先查清两馆的详细馆藏情况，对两馆的书目清单数据进行对比分析，明确两馆馆藏的重复图书种类，确定哪些图书需要留下，哪些图书需要剔除。

还要根据经费和真实环境仔细规划加工场地和加工步骤，制定的加工步骤，即要保证加工时间最短，又要保证加工过程最省力，避免重复做工和反复倒架。

3.2 正确预判加工过程中将会出现的问题

与数据合并工程所涉及的其他部门积极沟通，与上级领导沟通，明确大环境的变动趋势，正确预判加工过程中将出现的问题，规划时留出容错量（比如报刊架上每格留有一定的空位），加工过程中允许产生一定的误差。

3.3 正确选择数据加工商，合理配置加工人员数量

由于本馆工作人员非常少，工程由数据加工商协助完成。为了保证工程顺利进行，数据加工商必须为本馆的优秀图书供应商，他们熟悉馆内图书数据加工要求，不需要重新培训和反复督促，而且出错率低。以二级监管1人、一级监管1人、数据检查修改3人、分书上架2人的比例来进行人员的配置。一级监管员和二级监管员必须本馆专业人员，一级监管员全程对每本书进行跟踪，二级监管员随时抽查，以保证数据的正确率，并及时发现问题解决问题。

3.4 规范加工流程，明确上架规则

因为部分原书目数据有错，在更换条码的同时必须检查书目数据并修改。只有规范操作流程，才能尽量避免加工时发生错漏现象，如样本书的数据检查及修改流程、各类文献的加工先后顺序等。不同的文獻有不同的上架规则，根据文献的特点明确上架规则，不仅对加工流程起到指导作用，还将直接影响到数据合并加工后的图书规范管理和使用效率。

3.5 及时根据加工实际情况调整方案

数据合并加工是一个工期相对较长的工程，加工过程难免会碰到一些意外情况，比如定制方案时没想到而加工过程中才出现的问题，其他相关部门导致的场地更改、加工人员的变动等，这就使加工方案必须根据实际情况进行调整。但是不管如何调整都需要遵守两个原则，即每本书的条码转换和RFID标签绑定必须成功、架上的图书必须放在正确的位置，这样即使数据做错也能很快找出来修改，达到顺利进行下一步技术合并的目的。

广西图书馆作为省级馆，须充分发挥馆藏优势及图书馆信息服务的优势，系统地对馆藏文献资源进行有效整合，通过技术手段实现文献的统一检索和一卡通借通还，发挥省级馆的引领和示范的作用，以实现资源共享，提高资源利用率的目的。

参考文献

[1]张肖回.厦门地区图书馆城市一卡通的数据合并方法及效果[J].图书馆学研究，2011（14）：55-58.

[2]李琼元，梁敏.高校图书馆与公共图书馆数字资源共建共享的探索——以南宁学院图书馆为例[J].求知导刊，2014（11）：17-18.

作者简介

伍艺华（1974-），女，广西桂林，硕士，华中师范大学，多媒体应用设计师，研究方向：儿童图书馆管理。