严格处理程序，提升公文处理效率

朱迎春

摘 要：对于企业来说，行政办公室是公文管理的重要部门，只有对办理的公文严格执行办文程序才能提升公文处理的效率.本文根据本单位公文管理制度及公文处理实际情况，提出了一些公文处理中需要注意和改善的措施，以期提高公文处理的效率，从而更好的促进企业的发展。

关键词：行政办公室;公文管理;公文处理效率

行政办公室作为公文管理的部门，对办理的公文要严格执行办文程序才能提升公文处理的效率，加快公文处理速度，根据本单位公文管理制度及公文处理实际情况，总结归纳为以下几个方面：

一、明確时限，确保公文处理及时高效

常规类文件原则上应在3天以内处理完毕，最长处理时间不能超过7天;紧急公文应即收即办;涉及工作安排、会议通知等时效性较强的事项，应当在24小时内处理并提交意见。办文人员应根据以上时限要求，加快公文处理进度。办文人员如因出差在外，可借助移动办公工具或委托授权他人处理或在出差地办理，不得以人为原因耽误公文处理进度。如个别公文因特殊情况需要延迟办理，必须签署意见后由行政办文书转主要领导签批。

经由网络办公系统批转基层各单位执行的文件，各相关单位原则上应在当天处理。各相关单位文书应切实负起责任，每天下班以前务必确保当天本单位执行的文件得到及时处理。

二、加强沟通，明确公文处理意见

各单位、各部室在使用网络办公系统处理公文时，要在网上拟办意见之前，以电话、微信、邮件、会议等形式充分加强网下沟通协调，网上流程只作为规范的档案记录，避免将公文处理流程作为相互传话的工具。各单位在上报公文之前，要充分与上级单位领导、有关部室进行沟通，必要时可将相关文档提前发至有关部室审核或电话联系有关部室，明确沟通意见同意后再行文上报。

在公文处理过程中，凡是需要慎重研究、论证方案的，主办部室一定要当面和有关领导沟通;凡是涉及多个部门协作、需要时间研究解决方案的，主办部室一定要加强与协办部门、行文单位沟通;凡是主要领导针对有关事项处理提出具体要求的，主办部室一定要拿出初步意见，向主要领导汇报后，确定最终处理意见。

三、规范行文，减少公文处理障碍性因素

各单位报送上行文时，需要上级单位提供资金、设备、人力等方面支持的，一定要在请示事项中明确数量、标准等;需要上级单位批复意见的，一定要有相关得失分析，并表明本单位建议性意见或措施，便于上级单位决策。上述情况如上报不全面会导致办文人员在研究处理相关事项时无法掌握实际情况，反复要求报送单位补充材料，导致公文处理缓慢甚至停滞。

四、妥善处理，简化公文处理流程

机关部室在办理部分公文可以原件批回的，不再下发正式批复文件，可直接在呈批单上签批办理意见，经主要领导审核同意后即可转有关单位执行，以加快公文处理效率。如需下达批复文件的，办理部门应在办理意见中写明“拟于日内批复”或“此文需上报单位同意后批复”等类似意见，明确下一步工作计划，以便掌握公文处理进度。不要签署“正在办理”或“办理完毕”等模糊字样。

需要实地调研、召开专题会议等研究论证后批复的，应签批“正在论证分析，拟于日内批复”或“拟上报上级单位论证同意后批复”等类似意见，以便结束公文处理流程，待论证完毕或取得上级单位同意后另行下发批复文件。

各单位文书应及时做公文处理或转本单位领导，防止出现“中梗阻”和“棚架”现象，确保贵州豫能政令畅通、各项措施落地落实。

五、严格督办程序、加强催办，确保公文处理效率

所有来文，包括上级来文和平行文，由综合办公室文书负责催办。对于各部室网上自行呈报的请示、报告等文件，由公文起草人（或流程提交人）负责催办。对于经领导批示需有关部室处理的公文，责任部室负责人要强化本部门内部公文处理催办工作，确保“事事有着落、件件有回信”。

针对关注的重点问题等方面的文件，联合督查办公室，对开展情况，组织开展专项督办。按照“一月一总结、一周一通报”工作制度，今年以来针对年初职代会安排的60项重点工作，截止到11月初累计完成57项。

针对部分停滞、催办后仍没有处理的文件，由综合办公室文书进行电话催办。对于停滞时间超过规定范围的文件由行政办公室汇总整理完毕后，报公司主要领导审阅，定期将对各部门的公文办理情况及存在的问题在办公网上进行通报。

六、严格管理、确保安全

各单位文书人员要做到专人负责，对处理完毕后的公文进行妥善保管，保证不丢失、不损坏。同时遇到涉密文件，在处理的各个环节要严格执行保密规定，不得泄露保密文件。对于本年度办结完成的文件，按照公文管理规定在规定的时间内移交本单位档案管理部门进行保管。

参考文献：

[1]严劲芬.浅谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2017（05）.

[2]拓龙龙.现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].发明与创新（大科技），2018（08）.

[3]季宏.浅谈新时期机关办公室工作能力提升[J].甘肃科技，2018（01）.