就业形势与毕业生档案管理优化

陈晓花

摘要：

高校毕业生是国家宝贵的人才资源，做好高校毕业生就业创业工作，事关大学生的个人事业发展，事关民生改善和社会和谐稳定。由于国际经贸摩擦等不稳定、不确定因素增多，就业工作还面临着严峻的形势和挑战，尤其是高校毕业生人数再创新高，就业压力仍然较大。面对严峻的就业形势，也就衍生出如何优化毕业生档案管理从而更好地为高校毕业生提供服务的问题。本文从当前的就业形势出发，对优化毕业生档案管理进行了探讨。

关键词：就业形势;电子档案;网络安全;优化管理

高校毕业生是国家宝贵的人才资源，做好高校毕业生就业创业工作，事关大学生的个人事业发展，事关经济提质增效和转型升级，事关民生改善和社会和谐稳定。由于国际经贸摩擦、高校扩招等因素，高校毕业生出现了供过于求、不容乐观的就业前景，同时，大量毕业生档案的管理也存在着诸多需要改进的地方。

一、当前就业形势分析

5月13日，全国就业创业工作暨普通高等学校毕业生就业创业工作电视电话会议在京召开。国务院总理李克强作出重要批示。批示指出：今年就业压力仍然较大，尤其是高校毕业生人数再创新高，影响稳定就业的因素也较多，各地区、各部门必须高度重视。据统计，每年我国各大高校的毕业生高达700多万;博士、硕士毕业生也有50多万，并且这一数据还将逐步增长;而每年国家提供的就业岗位只有300多万个。以邹城为例，2016年以来，我市新增高校毕业生达到10846人，统计就业人数为7554人，其中各地公务员和事业单位录取1844人，企业和工商注册登记人数为56人。总的来说，我市择业期内的高校毕业生数量多，但参与就业创业的热情不高，这与高校毕业生较强的弹性和韧度有关系。一方面，他们掌握比较牢固的知识技能，学习吸收新知识的能力突出，另一方面，他们有很执着的就业观念，不易受外界的影响和改变。具体来说，在选择就业岗位时，择业期内的毕业生会优先选择政府部门、事业单位、学校、医院等“体面”单位，其次选择与上述单位建立合作关系的人力资源服务公司，以劳务派遣的形式参加就业，再次会考虑到兖矿、泰山玻纤、荣信煤化等大型国有或民营企业就业。在引导他们就业的过程中，能够发现近年来这种情况未发生明显的变化。

从档案管理角度看，一方面当前多数高等学校尚未开展个人信息、学籍信息和离校前就业需求等信息资源的统计分析，离校后的毕业生信息只能依靠人社部门从档案中逐个提取登记。另一方面，在生源地人社、市场管理、税务等部门之间也没有建立统一的信息平台，信息资源不能共享，已注册个体工商户、企业以及民办非企业等民间组织的高校毕业生在就业系统内仍显示为无业或失业状态，影响了人社部门对高校毕业生就业信息统计的完整性和准确性，导致无法为高校毕业生提供及时有效和有针对性的就业帮助。在新时代发展的形势下，如何对大量毕业生的档案进行更加优化地管理呢？

二、毕业生档案管理优化策略

随着互联网和多媒体技术的不断发展，逐步带动了计算机技术的飞速发展，在网络化的时代潮流下，电子档案逐渐成了毕业生档案管理的首选。就目前来看，电子档案具有传递速度快、易于复制等特点，成为未来档案的主体。

（一）转变管理方式

与原有的纸质文书档案相比，档案的电子化具有更便捷的信息采集方式、信息存储方式、操作方式和访问方式。因此在信息化、网络化高度发达的当今社会里，要实现毕业生档案的优化管理，就需要积极地利用现代互联网技术以电子档案的方式来对大学生的档案进行管理。运用电子档案的方式来进行管理，可以有效提高档案管理人员的工作效率，方便相关人员的查找，有效节省工作时间，降低工作人员的压力。其次，在实现优化管理的过程中，还要求管理者能积极地吸收他人有效的管理方式，引进先进的管理设备，让毕业生的档案得到更高效的管理，从而实行档案管理优化的目标。

（二）做好电子文件的保存及保护

在互联网技术的应用下，目前毕业生的档案几乎都是以电子文件的形式存在着。学生们在毕业后面临就业的过程中，几乎都离不开他们的人事档案。要想实现毕业生档案管理的优化，首先就需要做好、解决好大学生电子档案的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，这些材料具有强大的产生静电的能力，易使其在静电影响下因吸收尘埃而导致易于卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复等不良情況，从而降低数据的有效保存时间。同时，在信息化发达的网络时代，电子文件还容易受到计算机病毒、电脑黑客等的袭击，造成数据的丢失或损害，给电子档案的安全带来了隐患。因此，在优化毕业生档案管理的过程中，要努力解决好电子文件的保存问题，积极与需求相适应，配备专业电子档案机房和安全性能较高的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备。其次，在优化毕业生档案管理的过程中，为避免重要数据的遗失或丢失，进行档案的有效管理还需要对大学生档案的电子文件进行备份，可以实行双备份制度，一份封存好，实现档案的优化管理和保存;另一份则用来提供借阅，让有需要的人能够及时获取到所需要的档案，以方便人们的生活。由于网络的不安全性，在进行档案管理的过程中，还需要建立数据异地备份和恢复系统，以确保毕业生的档案内容能在计算机或网络发生灾难性故障后得以及时恢复。

（三）加强网络安全

在当前的网络化时代，由于毕业生档案的数量庞大，电子档案成了首选的管理方式。但由于网络存在着许多电脑黑客、病毒等外界因素的影响，常常会对毕业生的档案进行破坏，导致数据丢失，给档案的管理带来不便和诸多安全隐患。要实现毕业生档案的优化管理，还需要有关部门强化安全职责，加强对网络安全的管理，对恶意侵害数据库的黑客进行严惩。在加强网络化管理的过程中，光有外界的安全措施也还不够，还需要管理人员在工作的过程中积极地运用目前比较成熟的网络安全技术，如访问控制技术、防火墙技术、防御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙管理、数字式签名等先进技术，及时地对电脑进行杀毒，确保电子档案网络的正常运行，从而实现优化管理的目标。

（四）建立一体化的高校毕业生数据库

面向高校毕业生这一人群，建议由教体局、组织部、共青团、人社局等部门配合，着手从中学阶段开始建立完整、继承的学生电子档案，以纸质档案或扫描资料作为依据和参照，用信息数据完整记录学生在校的学科、专业、特长、择业观念及毕业后就业技能、培训、相关待遇等各类信息，突出数据在电子档案中的主要作用，在离校前迅速开展就业岗位对接工作，缩短毕业生的择业周期。必要时，也可运用数据分析手段及助学奖励等形式，引导学生在报考专业时与全市产业发展规划保持一致。

（作者单位：邹城市就业服务局，山东 济宁 273500）