加强政府采购合同规范化管理研究

曹蓓 李铮

摘要：本文主要分析了加强政府采购合同规范化管理的重要意义，并探索从合同签订、合同履约、合同监管、合同档案四个方面入手不断提升合同管理规范化水平的方法路子。

关键词： 政府采购;合同;规范化;管理

随着政府采购改革工作的逐步深入，以合同为纽带进行市场交易已成为政府部门获取社会资源的主要方式。同时因合同管理不规范、不严谨所造成的一系列合同纠纷等问题，也影响了政府采购的整体形象，阻碍着工作的进一步发展。

一、加强政府采购合同规范化管理的重要性

政府采购合同规范化管理是指政府采购管理部门、监督部门和采购机构依据相应的规章制度，应用规范的原理和方法，对采购合同的签订、履行、归档整理等全过程所进行的组织、指导、协调和监督活动，促进合同管理从混乱无序、粗放随意向系统化、制度化、标准化方向发展。

（一）加强政府采购合同规范化管理是提升采购质量、维护采购人合法利益的有效手段

采购工作成果最终要落实在合同上，合同质量的高低、履行结果的好坏，都直接影响着集中采购的质量，关系到采购工作的成败。只有不断加强对采购合同的管理，切实提高采购合同的规范化水平，才能减少不必要的失误，降低采购成果不落实、虚假合同等带来的采购风险，为采购人采购到质优价廉、称心如意的产品，为维护采购人的合法利益提供保证。

（二）加强政府采购合同规范化管理是适应时代发展要求的必然选择

从采购改革发展来看，随着采购职能任务的调整，集中采购范围的持续扩大，采购管理工作已日趋规范;从市场角度来看，随着市场经济的不断发展、法规制度的不断完善，市场主体的法律意识越来越强，对合同管理规范化的要求也越来越严，因此作为政府采购管理重要内容的合同管理也应当适应时代发展要求，逐步加以规范和统一管理，尽快提升合同管理的规范化水平。

二、加强政府采购合同规范化管理的手段

（一）在合同签订内容上下功夫，做到依法制定、条款齐全、规定具体

政府采购合同签订内容应首先严格落实《合同法》和《政府采购法》的要求，法律法规中要求主要条款要全部落实在合同内容中，并对合同进行有序、统一的编号。其次合同条款不能背离采购文件和成交供应商报价文件的实质性内容，制定合同前要详细查阅相关文件和供应商所做的书面承诺，在质量要求、售后服务等内容含糊不清的情况下，应主动与各方沟通核实，绝不可模棱两可、蒙混过关。最后应把违约责任和争议处理办法按法律要求具体明确，这些内容是规避合同风险、便于责任区分的前提。违约责任是促使当事人履行合同，避免非违约方免受或少受损失的法律措施，最重要的是在合同中确定违约责任的承担方式和免除，包括继续履行的条件、违约金的数额或计算方法、支付损害赔偿的范围和不可抗力的约定等。合同争议解决方式有和解、调解、仲裁和诉讼四种，采用何种方式解决争议不仅在内容中要详述清楚，采购机构还应建立起规范的争议解决程序，按向管理部门上报纠纷原因、提出纠纷处理建议、报告纠纷处理结果等环节，一步步通过正确、合理的方式解决合同争议或纠纷。

（二）在合同履约验收上下功夫，建立起规范、严谨、科学的履约验收制度

为提高履约验收质量，把好采购工作最后一道关卡，确保采购成果的落实，应从两个方面着手：一是要强化制度建设，建立严格的物资验收质量管理制度、验收人员奖惩制度、验收监督制度，确定验收主体，规范行为准则，明确各方责任分工。通过填写《履约验收意见表》，要求验收人员详细记录验收情况和货物质量状况并承担相应责任，强化验收人员的责任意识;采购管理部门应联合各级监督部门不定期按采购合同要求对验收情况进行监督检查，对于因验收人员的渎职失职行为造成损失的，应按相关规定追究其责任。二是提高验收人员的综合素质。一方面着重强化思想道德建设和法制观念教育，让从业人员自觉认识到履约验收的重要意义;另一方面要加强验收人员专业知识、技能培养，相关部门应通过送学深造、授课等方式组织采购机构和采购人集中培训，适当时候应施行验收人员资格准入制度，实施考核上岗，努力提升验收队伍的整体素质。

（三）在合同监控管理上下功夫，利用有效的监控手段对合同进行全程监督检查

合同的监控管理应做好以下两方面工作，一是建立动态监控制度，即在合同履行过程中，对供应商原材料来源、生产进度、履行情况等跟踪监控的行为。特别是生产型或技术要求较严格項目，采购人应对供应商生产状况进行实地考察，一旦发现异常，在掌握确切证据的前提下，采取督促供应商全面履行合同义务或要求中止、解除合同的方式，以保障自身权益不受损。二是在采购机构内部进行专业化分工，将合同签订与审核相分离，建立独立的合同监督审核部门，提高监督检查力度，形成有效的内部制约和控制。合同签订前，监督部门要以相关法律法规为依据对合同进行全面细致把关，检查包括合同内容是否与政府采购相关的法律法规相符合、主要条款是否符合采购文件和投标文件要求、金额是否在预算范围内等，确保采购合同规范准确，充分满足采购人要求，一旦发现问题，要及时通知合同签订人员修改或重新订立。

（四）在合同档案管理上下功夫，通过完善的规定和科学的手段实现档案的规范、高效使用

一方面合同档案管理要由专人负责，可与采购档案一同归档或单独登记造册。一是明确合同档案管理内容。包括合同签订和合同履行阶段的全部内容，例如合同正本、依法追加、修改、终止合同的相关记录、物资交接验收单、合同纠纷处理报告、付款申请单和其它相关文件;二是明确合同档案使用规定。借阅或复印合同档案的，应由借阅人在借阅登记册上登记，经相关领导批准后方可使用，档案使用者应对档案的保密、安全负责，不得随意涂改、转借档案。另一方面要利用好信息化手段提高合同档案使用效率。通过研发例如合同档案管理系统等信息化工具，对已采购项目的合同信息进行精确整理归档，通过合同信息查询统计功能对合同内包含的各类信息数据进行快速查询，提升合同档案管理规范化、信息化水平。

参考文献：

[1] 周鑫.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].卷宗，2019，9（33）：34.