关于档案规范化管理的几点思考①

李观霞

摘 要：在管理工作中，档案管理工作是一项基本性的工作，档案管理工作的规范性和标准性将直接决定着档案的完整性，同时也直接影响着未来的发展。本文对档案管理工作规范化的作用、档案管理工作现状及问题以及加强档案管理工作规范化的建议进行探究。

关键词：档案管理;规范化管理;思考

档案的规范化管理无论是对于机关的工作顺利地进行还是对于社会持续稳定的发展都具有重要的意义。档案的规范化工作并不是一天两天就能完成的，这是一个系统的过程，我们都应该耐心的一步步地去实现。

1 档案规范化管理的作用

1）丰富现代管理方式。信息数字化是不断发展的社会所需，也是信息技术发展的有效应用，而在这一应用过程中，数字化的应用使得办公室可以引进诸多的现代化技术型设备，并应用这些设备进行辅助操作，使档案规范化管理工作能够顺畅地实施下去。档案管理具有相当系统化的特点，其要求档案管理人员必须要进行系统化的工作，最重要的部分就是有效采集整理档案资料，不仅要保证档案资料的完整性，也要确保档案资料的真实性，继而使其能够在日常应用时充分发挥其正常作用。也因此，规范化的档案管理可以丰富着现代的管理方式，继而提高人们的工作效率。

2）提升工作人员的综合素质。档案的规范化管理也能够提升工作人员的综合素质，主要包括从工作人员的培训工作和工作人员的职责方面提升。工作人员的培训工作方面，因为要进行档案规范化工作，就必须要对档案管理工作人员进行一定程度的培训，要先从理论方面入手，熟知档案规范化管理的相关概念和一系列操作流程，让相关档案管理工作人员能够在接受培训的过程中同步掌握到现代化的管理相关知识，提高自身知识水平和专业能力。而在工作人员的职责方面，在相关的档案管理人员已经熟知档案规范化理念的情况下，以往落后的档案管理方式会慢慢替换与当下时代特征更贴合的档案规范化管理模式，相关档案管理人员的职责也会更加明确，继而发现自己的工作特质，并逐一针对性的提升个体的工作能力和综合素质。

3）增强单位和部门的管理水平。档案管理隶属于现代化管理中比较关键的部分，对任何单位或企业、组织而言都非常重要，关乎其正常运行。而单位或企业、组织的档案主要分为两部分，一部分是单位或企业、组织本身的业务相关信息记录，一部分是單位或企业、组织的变动信息记录。合理化、科学化、系统化的档案管理模式能够将档案管理工作进行得更加规范化、更具有效性，使档案管理工作的规范化流程一直持续下去，使其可以发挥最大作用。

2 档案管理的现状及所存在的问题

从目前档案管理的现状看，大部分机关都采用了信息化的方式来进行。但对于一些档案，机关会采用双重保存的方式来防止丢失，这种方式无疑加重了人力、财力、物力的投资。还有的单位忽视档案的管理，存在重建设、轻管理的现象，这也导致管理人员的松懈。在档案检查工作中也不够认真规范，只是例行公事的排查一遍做做样子。在机关中一些文档案管理人员的素质也是有待提高的，很多由于缺人手或是节省人力，会出现一人身兼多职的现象。这样他们没有足够的时间和精力专心的投入文档的管理，也无法系统、持续、稳定的进行工作的开展，这导致了工作人员的不专业性，对待问题也是含含糊糊。另外，很多机关只追求档案的安全保密性而忽视了文档的分类，致使在后期管理中出现混乱、难以查询与利用的问题。

3 提高档案管理规范化的措施

1）档案管理要规范化、标准化。档案工作标准化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。做好文书工作是实现档案工作标准化和标准化的重要基础工作。越来越丰富的工作惯例表明，文档处理任务和档案任务各自具有不同的工作任务和相对独立性，但这两者在文档工作流程中有着密切的关联。我们要把握文书工作标准化和标准化的关口，做好实现文书工作标准化和标准化的基础工作。为了获得最佳档案管理效果，必须关注人的科学组织，以提高档案管理效率，并使档案管理任务获得更好的结果。此外，其他的部门领导要发挥好自己的监督职能，确保整个档案管理工作的公开化、透明化。最后，整理所有档案资料的时候，要把形成、整理、存档等工作引入人为责任制，作为评价干部实际工作效果的主要依据，提高工作效率。对于文件的形成情况，事业单位要制定立卷制度，根据方案实际管理情况来制定管理体系，做好对其全面的掌握和认识，根据方案的实际管理情况制定管理体系，对整体掌握和认识。

2）加强档案收集，全面建立资料收集网络。档案管理中，有些单位随着人员更迭和机构的改革，加之档案管理工作不到位，常常存在档案材料丢失等问题，为了使档案更加完整，必须加强档案收集、整理和审查工作，并对档案中的重要档案内容和进度（包括个人数据、传输程序、审计文档、鉴定意见等）进行严格的审查。档案管理人员要集中一段时间，在将普通材料和特殊材料的收集相结合的基础上，对同一节点、同一类别的档案资料进行补充收集。一般收集是指能反映个人品格、技能、业绩等的人员简历、评价书、调度表等相关资料，以及个人的品格、技能、业绩等。特别收集包括干部审查记录、表彰资料、处罚资料、政策执行等资料，这些资料通常不包含在档案管理类别中。经过专门识别后，可以对这些资料进行多种处理。构建数据收集网络时，必须整合档案管理中不包含的数据、编制数据列表、获得相关负责人的批准，以及在以后有个人监督的情况下集中销毁这些数据。构建数据收集网络的工作应分阶段进行，包括档案创建、档案收集、材料改进、数据收集、程序处理等一系列任务，并建立全面的数据收集网络并提高档案收集能力。

3）完善档案管理制度，确保制度落到实处。要健全档案管理的相关制度，从制度上规范档案的管理行为，保障档案工作有章可循、有规可依，避免出现随意性和盲目性。应该根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《档案工作规范》等国家有关档案的规定，结合的具体情况，制定一套符合实际的、行之有效的档案管理制度体系，明晰工作职责和任务，将档案工作纳入部门和相关人员的年度考核，并引入奖惩机制，将档案工作表现与评优评先和职称评审挂钩，激发档案管理人员的热情和积极性。

4）加强档案人员的队伍建设。要想提高档案管理的质量，必须要提高档案管理人员的责任意识和业务素质。应该从源头做起，通过公开招聘设置专职档案员岗位，选用那些有档案专业教育背景的、素质高的、责任心强的人员来担任专职档案工作，或加大人才培养力度，开辟档案干部上升渠道，从内部培养档案管理干部，鼓励档案管理人员学习新技术、新知识，参加业务交流与培训，锻炼其业务素质和综合工作能力。

4 结束语

社会前进的浪潮不停翻涌，人们也逐渐进入信息化时代，信息技术的应用也越来越广泛。在这种全新的时代背景下，计算机技术在不断的发展，促进着现代社会前进的步伐，同时也推动着档案管理规范化的不断改进。

参考文献

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