事业单位人事档案管理水平的提升途径探析

王菲

摘 要：随着事业单位体制改革进程的日益深化，新形势下事业单位面临新的挑战。加强事业单位基础管理工作，有利于夯实事业单位发展基础。本文围绕事业单位人事档案管理工作，探究了人事档案管理工作开展的意义，分析了目前事业单位在人事档案管理方面存在的不足，最后针对如何提高事业单位人事档案管理水平提出了具体的对策，以供参考。

关键词：事业单位;提升;人事档案;水平;对策;必要性

在事业单位各项管理工作开展过程中，人事档案管理作为一项重要的基础工作目前备受关注。人事档案关系到事业单位每一名干部职工的切身利益，只有不断完善人事档案管理信息，并加强人事档案管理信息的开发利用，才能更好地为事业单位人事管理乃至其他业务工作的开展提供重要的信息参考。受到多个方面因素的影响目前事业单位在人事档案管理工作开展方面还存在不少的问题，比如人事档案建立不够规范、系统，人事档案信息化体系不健全、人事档案没有得以充分的利用等等。这些不仅不利于提高事业单位基础管理水平，同时也容易影响人才的开发和利用。加强事业单位人事档案管理现状与提升路径探索，意义深远。

1 事业单位开展人事档案管理工作的必要性

人事档案管理工作是事业单位一项常规的也是非常重要的一项基础工作。人事档案管理主要是对事业单位人员的各类信息等进行及时补充、完善，从而更好地反映和记录事业单位工作人员成长变化情况。加强事业单位人事档案管理工作，具有重要的现实意义。

1）通过加强人事档案管理工作，可以对事业单位人员的情况及时追踪和了解。事业单位人员的工作经历、表现以及学习情况、奖惩情况等都应当纳入人事档案工作中。事业单位人事档案记录了事业单位人员一生的发展轨迹，通过加强人事档案管理工作有利于全面深入地了解事业单位人员的个人履历，进而更好地为组织掌握和了解人才成长情况等提供重要的信息参考。

2）通过加强人事档案管理工作，有利于提升人力资源优化配置效能。人事档案管理属于档案管理工作体系的重要组成部分。随着时代的发展变化，市场竞争形势日益激烈，对人才的竞争也备受关注，人力资源是组织中最重要的战略性資源。通过对人事档案管理工作规范有序开展，可以通过人事档案等对事业单位人员的情况进行全面的了解，进而挖掘他们的潜能，更好地促进人岗匹配，实现人力资源的优化配置。组织通过人事档案等了解事业单位工作人员的基本情况，并针对性加强岗位培训、选拔任用等，还可以激发事业单位工作人员的工作积极性，营造良好的竞争氛围，提升事业单位人才成长成效。

此外加强事业单位人事档案管理工作，也有助于更好地统筹事业单位业务和管理两大工作，及时掌握人才培养以及考核方面存在的问题，找出组织发展的症结，更好地通过优化管理、完善流程、提高标准、加强协作等手段提高事业单位综合管理效能。

2 事业单位人事档案管理工作实施现状分析

当前事业单位在人事档案管理工作开展过程中虽然基础工作比较完善，但是在精细化管理等方面还存在一些不足，主要表现在：

1）人事档案管理基础设施配置不健全，相关的机制也有待完善。目前事业单位在人事档案管理方面依然延续传统的手工整理模式，人事档案管理信息停留在纸质层面，没有形成协同共享的信息化关联机制，相关的人事档案管理基础设施配置不也健全，很多人事档案管理设施老化，在电子化信息设施的配置方面也不够健全，现代化的网络办公软件和设施等没有及时补充，从而不利于提升人事档案管理基础规范化水平和信息化水平。此外在事业单位人事档案管理工作建章立制方面也没有予以高度重视。事业单位往往是根据上级的政策规定来开展人事档案管理各项工作，没有结合自身的发展战略和业务工作实际等建立完善的人事档案管理制度体系，导致各类人事档案信息归档不及时，甚至很多信息存在丢失、不完善等情形，不利于维护人事档案管理的严肃性。

2）人事档案信息开发利用效能低。事业单位人事档案管理工作对事业单位日常管理工作的开展具有重要的指导意义和服务价值，但是目前事业单位对人事档案管理工作依然不够重视，主要是交由人事部门来组织开展，相关的人事档案管理信息没有及时进行开发和利用，也没有形成完善的信息共享机制，人事档案甚至一定程度上流于形式，不利于提高人事档案管理工作成效。

3）人事档案管理人员专业化水平和职业素养需要加强。事业单位人事档案管理工作的开展应当由专门人员负责，人事档案是非常重要的资源，不仅仅要做好基础管理，还应当高度利用起来，这就需要广大人事档案管理人员深入研究和积极探索。但是目前事业单位人事档案管理工作往往是由档案管理人员或者其他岗位人员等兼职从事，相关的专业基础知识、业务技能以及对政策的了解等方面都存在一些问题，加上事业单位对这方面重视度不够，组织开展的专业培训等投入不多，从而不利于提高事业单位人事档案管理人员的技能和素质。

3 加强事业单位人事档案管理的优化路径

为了更好地提高事业单位人事档案管理效能，建议加强以下探索：

1）完善软硬件设施，强化制度建设。一方面要紧密结合新时期人事档案管理的新要求和事业单位自身的发展需求转变对人事档案管理工作的错误、片面认知。不断补充和完善人事档案管理硬件和软件设施，明确具体的配置要求和管理举措，切实通过基础设施的完善保证人事档案管理工作高效规范开展。另一方面要做好建章立制，要深入学习国家和行业在人事档案管理方面的政策要求，结合事业单位实际情况建立完善系统的人事档案管理制度，明确各部门各岗位的具体职责任务、确定具体的归档内容、时限以及流程和类型等，提出明确的人事档案建立标准，确保信息及时予以补充完善。

2）加强人事档案管理信息化建设，并不断提高信息利用效能。人事档案管理工作要加强技术探索，所以应当围绕纸质档案和电子档案协同管理的理念更好地进行资源的整合，引进先进的专业档案管理软件，形成信息自动化采集和处理共享的体系，同时还需要加强档案管理信息和其他业务信息的融合应用，在软件协同性方面进行开发，这样可以及时掌握事业单位人力资源以及其他资源的配置和利用情况，进而更好地发挥信息成果的应用价值。

此外还需要加强人事档案安全化体系建设，配置完善的安全信息管理软件加强数据的备份管理和恢复，强化信息保密工作，在适当的范围进行共享的同时切实通过层层加密和设定权限等方式维护人事档案信息的安全性。

3）加强人事档案管理队伍培训。要高度重视人的因素，在人事档案管理工作开展的过程中要加强人事档案管理人员的培训，提高他们的业务技能、信息政策了解和掌握应用水平以及职业素养和信息技术水平，这样才能更好地为事业单位人事档案的建立、维护与信息使用等提供更强大的人力支持。

总之，事业单位人事档案管理工作的开展对事业单位常规管理、人才建设以及战略发展都具有重要的意义，只有结合事业单位自身实际完善档案管理机制、加强人事档案信息的规范管理和深度利用，才能切实提升人事档案管理成效。

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