人工智能技术在档案管理信息化中的应用分析

冯春霞

摘 要：在现在的社会，人工智能技术在各行各业的应用都是非常广泛，在档案管理方面使用人工智能技术可以更好的保证工作的准确性，提升工作的效率的同时又能够降低出错的概率。在档案管理中使用的文献查阅法可以对各项资料进行一个综合的調查，在档案管理中使用人工智能的技术是非常有必要的，例如智能识别系统和指纹虹膜识别技术以及智能检索技术这些在档案管理中的应用必然是大大加强了信息管理智能化的进程。

关键词：档案管理;人工智能;信息化技术;网络

在我国的各行各业的发展中，人工智能的运用是越来越广泛，不管说是在生产方面的自动化还是说在平时办公方面的信息化，这些实际上都是人工智能运用的一种表现。在现在的档案管理信息化中融入人工智能技术考虑的更多地应该是如何能够保障档案管理工作的高效性，保障档案信息的安全同时又在此基础上能够最大程度的降低运行的成本，最终使得档案信息管理人员能够实现从繁杂的档案抄写到自动化工作的转变。

1 人工智能技术与档案管理

1.1 人工智能技术

人工智能技术的概念早在跟多年前在一些欧美发达国家中就已经提出来了，经过这么多年的发展人工智能早已经从概念发展成为实际的技术。目前，人工智能的技术已经普及到各行各业，为生产发展带来了巨大的动力。人工智能技术首先就是AL技术，这是人工智能技术的英文缩写，这种技术其实就是说通过计算机将很多个系统结合起来，最终形成一个类似于人脑的智能系统。简单的来说，人工智能技术可以看作是对于人脑的一种复制，为了能够更加方便人类的工作和学习。

1.2 档案管理

在以前，档案管理工作一般上来说都是属于行政管理的工作范畴，现在各行各业甚至是规模很小的公司中也都存在着档案管理的工作。在以前的档案管理工作中，工作人员一般上都是使用抄写和记忆的方式对档案进行整理，并且工作人员要手动的撰写目录，这都是非常耗费人力物力的，而且很容易出现错误。现在，伴随着科学技术的不断发展，在档案管理工作中使用了计算机技术，这极大地解放了劳动力。伴随着人工智能技术在档案管理工作中的应用，档案管理工作必然会更加轻松。

2 人工智能技术在档案管理工作中应用的必要性

2.1 降低错误率

在档案信息管理工作中运用人工智能技术最为明显的一个优势就是可以有效的降低出错的概率。在档案管理工作中使用智能检索的技术可以有效降低出错率，当工作人员在进行关键词的检索的时候，有时候可能对于自己要寻找的档案和内容比较模糊，那么在这种情况之下，智能检索中的延伸检索技术就可以根据工作人员输入的关键词来进行一个拓展和延伸，能够让工作人员快速的查找到自己所需要的内容，提升工作的效率。另外在以往的工作中，管理人员一般上都是通过手动的抄写资料进行档案的管理这样会很容易出现错误，在现在，通过人工智能的技术，错误率可以大大的降低。

2.2 提高管理效率

一般上来说，在一个企业的项目档案中，档案资料常常包括了企业前期投入和招标资料，包括了企业的预算以及企业各项工作的负责人甚至是各种会议的会议内容等等，对于这些资料的整理是非常麻烦的。但是如果使用人工智能技术的话，这些又是非常简单的。工作人员可以在计算机中编制一个成熟的程序，然后工作人员可以为这些内容预留出来一个空间，当各项的工作都进行完之后，计算机就能够自动的将各种资料档案混合到一起，这样就可以大幅度节省工作人员的时间，提升工作效率。

2.3 提高安全性

在现在的档案管理工作中，对于那些大型的企业和国家的事业单位来说，信息管理中最为重要的一点就是安全的问题。在以往传统的档案管理中，一般上都是纯靠人力来解决这些工作的，所以也就会出现很多的不确定性，如果说档案管理的工作中负责的人员的意志不够坚定，那么就有可能会泄露一些机密文件从而会造成巨大的损失。但是，如果利用了人工智能的技术，那么档案管理的安全性就可以得到一个保障，人工智能技术可以为资料限制很多的权限，这样一些没有权限的人员就不能够轻易的打开资料库，从根本上就保证了档案的安全性。

3 人工智能技术在档案管理信息化中的应用措施

3.1 系统智能识别技术

智能识别的技术可以说是人工智能中最为关键也是一项最基础的技术了，在现在的人工智能技术中智能识别可以说是一项发展最为成熟的技术，它的应用也是最为广泛的。智能识别目前在主要的就是在文字检索上面的应用，随着技术的发展，还可以通过语音的形式来进行智能检索甚至是通过图片就能实现智能检索并且进行一个判断，这些技术都可以应用到档案信息管理中来。

3.2 指纹虹膜识别技术

利用指纹识别技术和虹膜识别技术，就可以很大程度上杜绝安全隐患。举例来说，当查阅一些机密文件的时候，那么首先就可以对查阅人的虹膜和指纹进行识别，在前期档案管理工作的时候，要对这些机密文件进行权限的设置，只有专门的人员才能够查阅这些文件。

3.3 网络平台共享技术

档案管理工作是一项程序非常复杂的工作，在以往的传统的档案管理的工作中，一般上人们都是使用纸质文件的形式一级一级的审批，当在处理一些非常机密的文件的时候向上级的审批工作更是非常的繁杂，但是，如果使用人工智能的技术的话，那么这些工作就会变得非常轻松，人工智能的网络平台共享技术可以将这些工作流程简单化，通过网络平台就可以完成这些审批的工作。而且对于企业和行政单位来说，很多资料都可以通过网络平台进行共享，这样在布置一些工作的时候就不需要单个找人处理了，通过共享平台，相关的工作人员就能直接工作，大大提升了效率。

4 结束语

综上所述，档案管理工作是一项复杂的工作。在传统的档案管理工作当中，更多的是依靠员工来完成各项工作，耗时耗力，错误率较高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的时代，积极地使用人工智能技术，并将其运用在档案管理的信息化工作当中去，尽可能的实现多项技术的融合，使得档案管理工作能够变得更加高效，档案管理的流程能够被逐渐的优化。

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