信息化档案管理安全防范策略分析

魏明

摘 要：随着科学技术的日新月异，信息化工作方式被应用得到各行各业中，并取得了良好的效果，而信息化档案管理在为相关工作人员带来便利与高效的同时，安全防范问题也成为当下共同关注的话题，也是当今时代背景下，档案管理工作发展的必然趋势。为此本文从目前信息化档案管理存在的问题进行分析，提出相关的安全防范策略，为广大信息化档案管理工作者提供参考。

关键词：信息化;档案管理;安全防范策略

信息化档案管理主要是依靠信息技术等手段，对机关事业单位公务活动过程中产生的文件信息、档案资料等内容进行有机的整理，通过信息获取、处理等方式，实现数字化、信息化档案管理，实现信息资源共享，使得档案信息不再沉睡，充分发挥自身的价值与作用。但是由于信息化档案管理尚未完全成熟，因此存在一些安全隐患问题，加之档案管理人员自身职业素养与专业能力等因素影响，导致信息化档案管理工作存在一定的安全隐患。安全问题是档案管理中最为主要的问题，为此信息化档案安全防范工作逐渐受到关注。

1 信息化档案管理安全防范过程中需要注意的问题

1.1 制度落后陈旧

从我国目前使用信息化档案管理单位的状况分析来看，针对信息化档案管理的安全防范工作依旧处于起步阶段，通过深入分析与探究可以了解到，导致这种情况的主要因素在于很多機关事业单位都是通过合同制来完成体系改革，从而导致档案管理人员在工作中势必要听从单位领导的安排与管理，难以有效地遵循法律法规制度中的相关规定。另外很多机关事业单位也没有在单位内部实施信息化档案管理过程中制定明确的法律法规。在这种落后陈旧的制度管理下，信息技术在档案管理的过程中必然存在相应的不足之处，特别是大部分单位都没有完全遵循信息化档案管理规章制度，在管理的过程中经常一片混乱。

1.2 单位自身的执行能力有待提升

档案管理人员自身的职业素养与专业能力，对做好信息化档案管理安全防范工作具有至关重要的作用。但是从实际情况分析来看，单位在进行信息化档案管理与档案信息安全防范工作的过程中，并没有对档案管理工作人员提出较高的规定与要求，使得档案管理人员在进行信息化档案管理的过程中经常出现专业能力差，工作态度不积极的现象。虽然有些单位中的有些领导具备高水平的信息化档案管理安全意识，重视档案安全的防范工作，但是由于现实状况的影响，难免会让基层的档案管理人员产生应付了事的心理，在日常公务活动中产生的各种档案信息难以做到面面俱到的分析与处理，从而造成了信息化档案管理风险上升。此外，通过对信息化档案管理单位的工作状况研究来看，绝大多数单位在档案管理问题上，都存在流于形式的现象，档案管理人员在对档案进行信息化管理的过程中，没有考虑到档案内容的重要性，从而导致信息化档案管理过程中，安全问题频频发生[1]。

1.3 安全风险较高

近年来，随着网络信息技术的迅猛发展与应用普及，机关事业单位在信息化档案管理的过程中，对档案资料的安全问题也有所重视。从目前情况分析来看，在信息化档案管理的过程中，主要依靠对信息档案资料进行逐层审批的方式，提升档案管理的安全性，在具体的审批实践中，要全面遵循相关的法律规定，确保信息化档案管理工作的合理性与科学性。但是依旧存在对信息化档案管理重视程度低下的单位，在进行信息化档案管理的过程中，经常会受到人为因素的影响，导致档案管理的安全性难以得到保障，并且有些单位自身的档案保密能力十分低下，从而提升了信息化档案管理的安全风险。此外，有些单位在避免信息化档案管理安全风险时，会降低对社会人员档案查询服务的提供，从而影响信息化档案管理的有序发展[2]。

2 做好信息化档案安全防范工作的相关策略

2.1 健全档案制度

要想解决国家机关事业单位中信息化档案管理安全隐患问题，就要制定有效的解决策略。首先，在制度上要进行改革与创新，针对现有机制存在的问题进行调整与变更。重要的是要改变陈旧落后的思想观念，要积极推行创新理论。其次，信息化档案管理要具备一定的流程与规模，通过专业技能培训，提升档案管理人员的信息技术操作水平，从而让档案管理人员在工作中面对信息操作技术问题可以得心应手。与此同时，要引导档案管理人员具备不断学习、提升自身能力的意识，要彻底贯彻《档案法》、《机关档案管理条例》等相关法规内容，提升其法制精神。在组织开展的各种培训活动中，单位主要领导要听取一线工作人员的工作汇报和工作建议，从而制定出切实有效的档案管理规程。

2.2 提升责任意识

档案管理人员在工作过程中的执行能力实际上是由于档案管理力度不足造成的。因此，在档案管理过程中，要提升工作人员的责任意识。为此，可以考虑运用绩效考核机制对员工进行管理。必须要以奖惩措施激励员工提升自身的工作能力与效率。此外，要加大对信息化档案管理人员工作的监督力度，通过健全的监督机制，实现信息化档案管理工作责任的清晰化，从而在档案管理工作人员中形成良好的工作竞争风气，调动员工的工作积极性。对于信息化档案管理工作来说，做好保密工作是重中之重，而责任意识是解决安全隐患问题的核心基础，提升档案工作人员的责任意识，才能够让工作人员积极主动的履行好自己的本职工作，从根本上保证自身的工作质量与工作效率，工作人员也可以从工作中找到乐趣[3]。

2.3 规范管理流程

为了有效地避免档案工作环节中出现安全隐患问题，要制定规范的管理制度，进一步提升档案保密措施，从而保证档案信息内容的全面性与真实性，并在可以在日常公务活动过程中高效合理的运用信息化档案，为领导决策提供有利智力支持。在管理流程环节避免难以拒绝的人情关系，遵循规章制度第一的原则，切实有效地落实档案保密制度。针对出现泄密等损害单位利益的行为，做到严惩不贷，从而确保信息化档案管理能发挥出最大的作用。除此之外，要做好档案分析与分类工作，档案管理人员在对档案资料进行分类时，要根据材料信息的具体内容，做好电子档案资料归档工作，并加强相关档案之间的关联性，并按照档案的具体类型，细致划分好具体的类别，从而确保在利用信息化软件进行档案检索时，能够第一时间准确地搜索到档案内容，从而节省档案查询者的时间，提升其工作效率，还能确保其不会在信息检索时造成其他保密档案的泄露，无形中能够提升档案的安全性，避免发生档案泄密事件[4]。

3 结束语

综上所述，本文分析了信息化档案管理过程中可能存在的安全隐患，并提出了避免信息化档案管理安全问题的防范办法。为了推动信息化档案管理有序发展，机关事业单位势必要制定出信息化档案管理的规范与章程，从而为信息化档案管理奠定良好基础，让信息化档案管理有法可依。其次，机关事业单位中的主要领导要重视并支持档案信息化安全防范工作，从而推动整个机关事业单位信息化档案管理的进程。此外，要提高信息化档案管理人才的职业素养与专业能力，提升相关工作人员的信息化操作水平，从而确保档案管理人员在工作中能够得心应手，适应信息化时代发展趋势，通过规范管理流程，进一步提升信息化档案管理的安全性。

参考文献

[1]齐峰.大数据时代档案信息安全管理策略研究[J].智能城市，2019，5（23）：76-77.

[2]谢传奇.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].黑龙江科技信息，2017（10）：266.

[3]张浩.大数据时代档案管理工作面临的挑战与对策[N].科学导报，2019-12-13（B03）.

[4]陈扣英.规范化管理在数字档案馆安全管理中的应用[J].兰台世界，2019（12）：73-75.