公文档案规范化管理方式探析

2020-03-30 03:28叶芳
办公室业务 2020年2期
关键词:规范化管理

叶芳

【摘要】近年来,社会经济日益市场化、信息化,公文档案规范化管理逐渐被关注,成为单位内部管理的关键话题,而重视程度低、管理模式旧、信息建设差等问题也日渐显现,这就需要单位紧握时代脉搏,重视公文档案规范化管理,明晰其实际意义,强化信息化建设,更新、完善科学系统的管理体系,进而全面深化公文档案规范化管理。

【关键词】公文档案;规范化;管理

就单位健康、持续、稳定发展而言,公文档案规范化管理极其重要,是因为公文档案等相关材料,真实且客观地记述了单位既往发展历程,可作为标准性依据,指导工作开展与实施。然而,从现状来看,管理模式陈旧、信息建设滞后等问题,在国内单位公文档案管理中显而易见,反映出单位对档案管理规范化重视程度不足,致使公文档案管理水平低、成效差,这些成为档案材料充分开发、合理利用的桎梏,严重阻碍着单位健康、持续、稳定地发展,难以接轨日益现代化的社会,因此,单位应明确公文档案管理的重要性,紧随时代浪潮,采取科学、合理策略积极应对,逐步推进档案规范化管理,以此打开单位健康发展、稳健进步的新局面。

一、公文档案规范化管理的实际意义

(一)助力单位工作科学开展。公文档案等有关材料,以文件形式,真实且客观地记录着单位内部各项工作,反映了自身发展的整个过程,是所获成果与累积经验的综合。将公文档案管理规范化,能有效地深入发掘,高效地开发,合理地利用公文档案资源,进而科学地指导单位内部管理工作的开展,切实地提升单位内部管理的水平与成效。

(二)助推单位持续稳健发展。公文档案管理,综合着所获成果与累积经验,在单位各项战略决策发展层面上,可为其提供科学、有效、可参考的依据。公文档案规范化管理水平,与单位内部管理水平正相关,档案规范化管理的落实与执行到位程度,也决定着决策科学与否,因此,只有提升档案管理水平,革新管理模式、方法,做好公文档案管理、开发与利用工作,推进现代化、规范化管理,才能充分发挥方案资源的真正效用,助推单位持续、稳健发展,提升硬核实力。

二、公文档案规范化管理的客观问题

公文档案规范化管理,既可助力单位工作科学开展,又能助推单位持续稳健发展,是单位立足竞争市场的有效手段,也是社会进步发展的必然趋势,但是,社会经济日益市场化、信息化、垂直化,单位公文档案管理规范化存在问题愈加明显,其主要表现为重视程度低、管理模式旧、制度规范弱、信息建设差等。

(一)重视程度低。现阶段,国内单位公文档案管理工作相对滞后,就规范化管理而言,多数单位管理者未能真正意识到其重要性,无法引起足够的重视,只注重眼前看得见、能既得的效益,甚至認为,将人、物、财等资源投入到规范化管理中是浪费,进而选择忽视。虽有单位内部档案管理制度较为完善,但在实际实践落实中,却只浮于表面,问题潜藏,久而久之,积重难返,便会严重妨碍管理规范化工作推进。

(二)管理模式旧。新时期公文档案管理要想实现规范化,须依托现代化科学技术,单位内部档案管理因此常常难以落实。此种情况下,管理模式旧的弊端就暴露无遗,主要体现在两方面:一是管理方式“守旧”,死死地坚守熟悉的、长期的传统管理模式,难以突破传统,打破常规,引入现代化科学技术,如果不能革新公文档案管理模式,档案规范化管理也将难以推进。二是管理人员“恋旧”,物理性依赖,习惯于传统管理模式,只愿选择过去工作方法,不愿作出改变,避开现代科学技术,致使公文档案管理工作效率难提。

(三)制度规范弱。有些单位制定了较为完善的管理制度,在单位内部管理中,也有很多单位极为重视公文档案规范化管理工作,但是同样重要的制度建设,却被忽略掉,致使管理制度缺乏协同性、科学性、规范性,管理部门或工作人员,依据相关管理制度,难以科学地协调、沟通,无法高效地将具体工作执行到位,导致档案管理规范化工作无法有效落实,在制度建设规范弱的前提下,要将公文档案管理规范化或成空谈,终将夭折。

(四)信息建设差。“互联网+”时代背景下,公文档案规范化管理,更强调信息化建设,提升整体性、系统性,提高合理性、安全性,显然,常规式的纸质公文档案管理模式无法适应新时代要求。如此形势下,有些单位依旧抱残守缺,未能构建起较为系统化的公文档案信息化管理体系。从公文档案信息化管理建设角度分析,软硬件设备投资力度弱,配套实施不全等现象严重,信息化建设差问题亟待改善。

三、公文档案规范化管理的应对策略

(一)重视公文档案规范化管理。单位管理层要先转变传统管理观念,重视公文档案规范化管理,明确清晰地认识到,公文档案规范化管理的实际意义,以及对单位持续、稳健发展的推动作用与价值,强化档案规范化管理的宣传与督查工作,力促单位职工对公文档案管理的理解与认识更深入、更全面,增强公文档案管理部门、管理人员的责任感,切实地提升公文档案管理的效率与水平,与此同时,应以公文档案规范化管理具体标准为落实导向,加大投入,置入符合要求的档案柜、打印机等设备,配置防潮、除湿等辅助设备,优化配套设施条件,以此打牢公文档案资源有效管理、高效开发利用的基础。

(二)革新档案规范化管理模式。在明确公文档案规范化管理的重要性、转变传统管理观念的基础之上,要从管理理念、管理人员两方面,对常规式的公文档案规范化管理模式进行革新。一方面,要更新管理理念。要紧跟社会发展步伐,学习借鉴先进、前端的管理模式,基于传统、既有的常规化管理模式破旧立新,融入新型管理理念,统一管理标准,落实规范化要求,完善公文档案规范化管理方式,将管理工作科学化。另一方面,要提升管理人员职业素养与能力。要让其明晰公文档案规范化管理的重要性及意义,于个人、于整体,都有良好且积极的促进作用,从而激发自我驱动力,增强工作责任感,改善工作认知度,在科学化、信息化的新型管理模式下,主动改变、主动作为、主动协调,有序、高效率地完成档案管理工作。

(三)健全档案规范化管理制度。要将公文档案规范化管理切实有效落实,健全的档案规范化管理制度不可或缺,可以从管理制度、监管力度角度着手:一要健全单位公文档案规范化管理制度,保证管理制度的有效性与完善性,将档案管理工作有序化、合理化,进而规范化实施、落实,同时还需健全档案工作制度,以此配套机制作为补充加以完善,明确权责,用制度约束、指导实践工作,规避不规范行为。二要强化公文档案管理工作的监管力度,针对公文档案管理全流程,重视核查与监管,不定期地对管理职工进行岗位检查,落实权责,规范行为。此外,应构建辅助激励机制,予以适当奖励,激发工作积极性、能动性,推进规范化管理落实工作。

(四)强化档案管理信息化建设。无纸化、自动化办公时代,公文档案规范化管理离不开信息化建设。要切实保障档案规范化管理工作持续、全面深入,这就要求以现代化信息技术为主抓手,强化信息建设,更新配套设备,开发信息系统,构建公文档案规范信息化管理体系。以此为基础,有效整合单位内部各种公文档案资源,全方位地收集、整理,盘活闲置档案,建立起档案间的联系,深入并发掘其潜藏价值。另外,还须对公文档案规范信息化管理体系定期升级,迭代优化,防范泄露、或入侵风险,保障公文电子档案数据资源的安全。

四、结语

公文档案管理,是单位内部管理的重要课题,将其规范化,不仅能提高管理工作效率,更能科学地作出决策,助推单位持续、稳健发展,单位管理层应明晰公文档案规范化管理的实际意义及重要性,跟时代,贴实际,厘清档案管理中存在的问题,以现代信息化科技为主要抓手,革新模式、健全制度,构建并健全公文档案规范信息化管理体系,强化单位核心实力,力促单位健康、持续、稳定发展。

【参考文献】

[1]张莉莎.办公室档案规范化管理探析[J].信息化建设,2016(05):270.

[2]张彤.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化探析[J].办公室业务,2019(11):83+102.

[3]连政.企业单位档案管理重要性[J].兰台世界,2019 (S1):168.

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