夯实业务基础 擦亮服务窗口 推动省馆业务提升年取得显著成效

潘淑淳

机构改革后档案馆的主责主业是档案业务建设，这样一个准确定位把省档案馆的发展方向及时引入正轨，特别是开展“解放思想、创新机制、转变作风、提升能力”大讨论以来，全馆上下统一思想，凝心聚力，聚焦业务，积极进取，省馆站在新的起点，引发新的作为，势必取得新的成就。保管利用部（后库管理部）作为省馆主要业务处室，是保管档案的心脏，服务社会的窗口，在2020年业务提升年活动中要开拓进取，主动作为，勇做排头兵，积极将“解放思想”大讨论成果落地，夯实业务基础，擦亮服务窗口，以实际行动践行为党管档，为国守史，为民服务的宗旨，确保业务提升年取得明显实效。

一、加强档案整理著录工作，强化业务根基

档案整理是档案管理工作的第一个环节，只有经过系统整理后的档案才能进行鉴定、数字化、信息开发乃至利用，才能充分挖掘发挥出档案的价值，才能做到东峰书记要求的“要围绕着把死档案转变成活档案，加大工作研究的力度和机制的创新”，所以档案整理是档案馆业务工作开展的起点，是基础中的基础。十三五期间，我们利用各种资源、积极争取资金，特别是国家局的重点档案保护资金，积极开展现行档案和国家重点档案的整理著录。2016-2019年完成现行档案文件级整理著录34万件，完成国家重点档案的文件级著录78万条。这为档案数字化及建设河北省馆藏档案目录查询系统奠定了坚实的基础。2020年继续文件级整理著录，计划整理现行档案6500卷，国家重点档案目录采集18万条。

二、切实做好档案保管工作，确保档案实体安全

档案安全事关党和国家根本利益，实体安全更是档案馆的一条红线，不可出现丝毫偏差，否则所有工作都将归于零。档案实体安全是开展档案各项工作的前提、基础和保障，是档案馆工作的重中之重。档案存放在库房里，档案实体安全首要是档案库房的绝对安全，管好库房是保存好档案实体的前提条件。

档案实体安全包涵内容是多方面的，库房外部环境是否存在隐患、内部保管是否符合要求、保存方式是否合理、库房温湿度是否适宜、库房管理手段是否科学，等等，哪个环节出现问题都有可能造成档案实体不同程度的损坏、损害、甚至消亡。因此切实做好档案保管工作，完成库房日常管理工作的同时，尤为重要的是建章立制加强制度建设，以制度为准绳提高管理意识，强化管理理念，并成为管理行为的遵循。意识先于行动引领行动，筑牢档案安全底线思维，才能扎实指导于工作实践。

根据职责调整，业务建设内容的更新，我们重新梳理修订了《河北省档案馆档案库房管理办法》，并在日常工作中严格执行。这是一个涵盖内容全面、具有综合意义的档案管理办法，重新修订后从人员，库区及档案，档案出入库，温湿度以及卫生等各方面管理的要求更明确，职责更清晰，标准更具有操作性，实践的针对性、可行性得到进一步强化，指导遵循更具有指向性。

三、加大档案鉴定划控工作力度，尽快打开档案开放之门

档案鉴定是打开档案开放大门的最后一道关口，档案不做鉴定就无法面向公众开放，发挥不出应有的作用。因种种原因省馆鉴定工作欠账很多，成为制约省馆开展各项业务工作的瓶颈。为解决业务建设掣肘的关键，今年省馆将集中全馆力量集中时间推进鉴定工作，力争在三年之内完成欠账。一是鉴定馆藏档案机读目录，优化检索工具，提高查准率。二是根据国家档案局《关于在档案开放利用中审慎进行划控、鉴定工作的通知》（档发【2012】6号）和《关于进一步加强和规范档案开放鉴定工作的通知》（档函【2018】58号）的文件要求，完成馆藏革命历史档案二次鉴定。三是鉴定利用率高、与民生联系紧密的已数字化现行档案。革命历史档案及现行档案鉴定后可以实现电子档案全文查阅，既能保护档案原件，又提高了利用效率，也解决了省馆前馆后库两地保存档案利用不方便问题。

四、提高服务意识，拓展改進档案利用方式和手段

目的在于提升省馆服务能力，做好提供利用工作，充分发挥档案服务中心工作服务社会服务民众的独特价值。从三个方面强力推进。

一是完成河北省馆藏红色档案（革命历史档案）目录查询系统建设。这项工作由省馆牵头，利用“十三五”期间全省国家重点档案目录体系建设成果，联合全省各市、县档案馆进行推进。长期目标是建设由河北省馆藏红色档案（革命历史档案）、民国档案、明清档案三个目录查询系统组成的河北省馆藏档案目录查询系统，以实现全省区域内馆藏红色档案（革命历史档案）、民国档案、明清档案的文件级目录馆际共享。近期目标是以部分市县档案馆为基础进行试点，建设河北省馆藏红色档案（革命历史档案）目录查询系统，年内实现省内部分市县档案馆馆际目录查询。

这项计划得到了国家档案局的充分肯定和大力支持。

系统建设采取自愿合作的方式，征得目录体系建设各任务单位及各市、县档案馆同意后签订合作协议;省馆负责研发目录查询系统，集成各参加档案馆查询入口，具备目录查询、利用登记、利用效果统计等功能，省馆免费安装、维护，以及系统目录数据的管理、调整、更新;各参加档案馆负责提供本馆开放档案目录数据，做到安全利用数据。

我们已经完成调研、征求意见、论证以及系统架构、数据整合等准备工作，并申请专项资金，资金到位后即开始进行系统设计、测试等工作，然后进行试点安装，培训使用人员，预计上半年完成。

全省跨馆目录查询系统建设，旨在立足档案部门的资源优势和专业优势，实现资源共享，并以现代化管理手段提高档案管理水平和服务水平，创新服务手段，更加积极主动围绕中心，服务大局，服务经济社会发展。同时也是对档案部门形象的优化提升、对档案工作更有力的宣传。

二是开辟电子档案利用室。将机读目录和数字化档案鉴定结果全部挂接省馆利用平台，便于利用者自助自主查询，实现开放档案的全文查阅，提高利用效率。

三是开展单位预约查档、电话查档以及后库无假日查档等服务。因后库全年24小时工作人员在岗，工作日在前馆利用室办理手续，可预约后库节假日查档。简化服务手续和流程，利用本单位档案且手续齐全，可直接到后库查档，减少到前馆利用室登记环节。

总之，工作中我们积极主动采取一些可行措施尽最大可能满足利用者需求，以热情周到的服务态度，过硬的专业素质和较强的业务能力，来弥补当下省馆硬件不足的现状。

由于省馆没有新馆，最大程度地制约了省馆业务工作的开展和开拓进取，这个客观因素的存在，加之机构改革后工作重心没能及时调整，主观认识也存在一定偏差，致使省馆业务工作开展不到位。随着工作思路的调整，全馆全力向业务工作倾斜，唱响业务提升年主旋律之际，我们将奋起直追，对标对表先进，夯实基础，破解难题，重点突破，全力推进，以最快的速度，最短的时间，最优的成果，实现省馆业务建设新的跨越，打一个彻底翻身仗，为实现东峰书记提出的用三到五年时间进入全国先进行列的目标奠定坚实业务基础。

作者单位：河北省档案馆