计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究

马潇字

摘要：现代信息技术以计算机和网络技术为基础，其迅速发展和广泛应用为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的条件和机遇。同时也提出了如何高效管理和利用档案的新问题。计算机网络技术的应用可以降低档案馆管理成本，提高档案管理效率，实现档案信息资源向经济效益的转化。该文基于计算机网络技术在档案管理中应用的优势，从档案管理自动化、信息传输网络化、档案信息数字化、档案信息资源共享等四个方面解析计算机网络技术在企业档案管理中的应用。

关键词：计算机网络技术;企业;档案管理;信息

中图分类号：TP391文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）04-0013-02

1 概述

随着计算机网络技术和信息技术的发展，档案管理的发展对企业的经济增长做出了贡献，我国企业的档案管理必然向网络化方向发展。改革开放以来，经过30多年的快速发展，我国形成了国有企业为主体，私营企业、合资企业、外资企业共同发展局面。随着全球化和信息化时代的来临，企业档案数量急剧增长，形式和载体也更加多样化，分类也愈发复杂。而面对数量庞大的档案信息，其管理工作也越来越艰巨。尤其当档案管理对企业的经济效益没有明显、直接的贡献时，档案管理工作往往会成为企业的一种负担。因此，在应对日益增多的档案信息时，如何实现档案管理收集、整理、利用的现代化，以降低档案馆管理成本、提高档案管理效率，直至充分利用档案资源增加经济效益成为我国企业亟待解决的问题。

计算机网络技术是现代信息传输的基础，网络系统的开发也代表了计算机网络技术发展的方向。其在各行各业中的应用推动社会发展进入网络时代、信息时代。在此背景下，社会发展将更加依赖信息，传统的档案管理模式必将被一种新的模式所取代，利用计算机网络技术来管理档案也将成为我国企业的一项重要工作。本文基于计算机网络技术在档案管理中应用的优势，从档案管理自动化、信息传输网络化、档案信息数字化、档案信息资源共享等四个方面解析计算机网络技术在企业档案管理中的应用。

2 企业实现档案计算机网络管理的重要性

近些年来，“互联网+”经济的蓬勃发展对企业档案信息的处理要求越来越高，具体表现在三个方面：一是档案信息数量越来越多，形式载体越来越多样化，这就要求提升处理速度与效率;二是档案信息对企业生产经营的作用越来越重要，需要提高档案利用率，满足生产经营、企业管理决策需要，以增加经济效益，促进企业发展;三是在全球化背景下，档案信息资源需要实现国际共享，管理工作需要统一的标准与規范来支持。目前，我国不少企业现有的档案管理模式是档案管理与经济生产分开进行，档案信息未能充分发挥其功用，亦未能带来明显经济效益。然而在信息化背景下，在经济社会中，信息即等于效益。要实现将档案转化为可利用的信息，进而产生经济效益的目标，就必须开发和利用计算机网络技术，应用于企业档案管理。

3 计算机网络技术在企业档案管理中的应用优势

总体而言，实现档案计算机网络管理对于企业而言，一方面能够提高管理效率、降低管理成本，另一方面，能够实现资源共享，促进信息服务社会化。计算机网络技术在企业档案管理中的应用优势具体体现在以下四个方面。

3.1 有利于档案信息及时归类

基于计算机互联网平台，企业档案管理部门和人员可以通过网络进行信息资料收集，直接将数据信息输入到档案管理数据库，可以随时将电子档案通过网络进行传递。档案管理部门也可以定期从各部门的专用文件夹中收集数据。这样既及时对档案信息进行了收集和归类，又保证了档案信息的完整性。在传统的归档模式下，企业档案管理部门在次年开始收集当年的档案数据，所以企业档案管理部门保存的最新档案是去年的，而当年的最新档案分散在各个部门，档案管理部门提供的档案信息总是滞后的。利用网络技术可以使档案管理部门通过网络及时收到最新的信息，确保企业档案管理能够有效地提供档案信息。随着档案管理档案信息的完整性和及时性的不断提高，档案信息的利用日益增多，档案管理在企业管理工作组中起着举足轻重的作用，为企业档案工作的进一步发展创造良好的环境。

3.2 有利于节约管理成本

在传统模式下，档案管理工作需要耗费大量人力与时间，工作程序也比较复杂。计算机网络技术的应用能够以更快速度和更少的程序为企业相关部门提供档案资料、数据信息，节省大量的人力、物力和劳动成本。计算机网络技术的应用使管理人员从繁杂的体力劳动中解放出来，不仅提高了工作效率，减少了重复劳动，更节约了管理成本，大大提高了工作效率和工作质量。

对于企业来说，管理成本是其内部经营管理所发生的各种成本的总和。管理成本的发生以降低企业生产成本、提高经营收入为目标。档案管理所发生的费用构成管理成本的一部分，其本身的降低便会对企业的管理成本形成节约效应。而通过档案管理工作降低企业其他方面发生的成本，甚至促进了企业经营收入、经济效益的提高，则会有助于企业发展步入“优化成本-增加营收-提高效益”的良性轨道。

3.3 有利于信息资源共享

部分企业档案管理存在保密性差、协调性差、适用性差的问题。利用计算机网络技术，企业档案管理部门可以在局域网、广域网实现部门间、企业间、行业间乃至跨国的信息交流与资源共享。釆用计算机网络技术进行档案管理，能实现对材料信息和档案资料的排序，用户可以根据需求检索所需的档案资料。而在实现档案计算机管理以前，材料检索只能通过手工来完成。通过精准查询，工作人员可以收集有关档案利用率和档案利用成果的信息，准确了解档案的利用情况。通过网络管理，公司的信息可以完全由员工共享，充分发挥信息效能，大大提高现有档案的利用率，进而创造更多经济效益。

3.4 有利于实现档案信息服务社会化

信息服务社会化时信息社会的必然要求。在信息社会，企业档案管理部门本身也是信息行业的一员，档案信息服务社会化也是必然的发展趋势。计算机网络技术的应用，可以有效促进企业档案信息服务的社会化。基于计算机网络平台，用户可以随时随地检索信息、查阅资料;企业与企业之间可以及时沟通协商，行业内以及行业之间也可以互通有无。计算机网络技术可以为企业档案管理打造一个开放的、互动的网络信息平台，丰富档案资源、简化交流程序、促进信息共享，为用户提供全面的档案信息。对于企业，尤其是上市公司来说，利用计算机网络技术可以使档案信息更好地为企业的发展服务。在实现信息共享的基础上，更有利于企业间的交流，创建一个良好的企业生产经营信息生态圈。

4 计算机网络技术在企业档案管理中的应用

4.1 实现档案管理一体化

近年来，计算机网络技术发展很快，对文字、图表、音频、視频等多种格式的信息均可实现大批量、高效率处理。各部门随时可以通过网络向档案管理部门发送电子文件，或者直接将数据信息输入到档案管理数据库;档案管理部门也可以定期从各部门的专业档案夹中收集数据，既方便高效，又能确保档案信息安全，极大地提高了档案管理的效率和档案信息的利用率。

传统的档案管理，从档案的签发到归档需要很长时间。计算机网络技术的应用，大大缩短了档案归档的周期，提高了档案管理工作效率和工作质量。传统档案管理模式下的档案处理和档案管理是相互分离的。文件只在处理后归档，要用各种载体转移到档案部门要花费很长的工作周期。计算机网络技术的应用，可以在计算机上完成文件资料的起草、审核、定稿、编排以及发送，档案部门可以在生成文件后对档案进行分类和归档，实现档案管理一体化。

4.2 实现信息传输网络化

要实现信息传输网络化，就需要打造计算机网络平台，配合档案管理部门的工作。网络建设包含两个层面：一是局域网，二是广域网。前者即企业内部网络，用于企业内部各部门之间的信息传输;后者即互联网，需要通过运营商接入，以实现跨企业、跨行业乃至跨国信息传输。信息传输网络化是资源共享的前提，也是信息服务社会化的必要条件。计算机网络将原来独立的、零散的信息个体连接起来，并以网络节点的形式为每个个体分配地址、角色并设置功能，通过统一的网络传输协议进行规范，保证信息传输的完整性与可解读性。实现信息网络化传输，还应建设网络安全系统，保障数据的安全性与传输的保密性，以确保机密、重要资料信息不泄露。

4.3 实现档案信息数字化

数字档案信息利用计算机技术、通信技术和互联网技术，通过软件和硬件设备来处理、开发和创造新的信息产品。在计算机网络技术的帮助下，传统纸质档案经过数字化处理后可以发展成为信息产品和电子档案信息，更利于协调开发利用。与传统的纸质文件相比，数字档案更容易保存、查询、修改，通过网络传输也更加便捷迅速，可以将企业档案管理工作变得方便、快捷、高效。档案信息数字化能减轻档案人员文件数据录入工作，并将档案保存的工作转化为信息处理，档案管理员只需要添加和编译相应的文件编号，便可进行数字化管理。档案管理部门将信息输入计算机、并入网络，用户可以根据自己的需求搜索和使用信息。

4.4 实现档案信息资源共享

企业在利用计算机网络技术进行档案管理工作时，应基于实现档案信息资源的共享，打造信息服务社会平台，进而为提高企业经济效益服务。企业档案可以通过内部局域网和外部互联网向企业和部门以及社会公开，将档案工作从被动服务转为积极服务，从内部企业转移到社会，从封闭空间转移到开放区域。用户可以在互联网上搜索他们需要的档案信息，也可以下载和打印信息。这种方便快捷的方法，不仅为用户提供了方便，而且提高了档案信息的利用率，实现了档案信息资源的社会共享，从而更好地为企业的经济生产服务。同时，用户还可以利用互联网了解已保存档案的利用效率，与其他组织或公司展开信息交流、挖掘商机，促进生产经营业务的发展，最终为提高经济效益服务。

5 结束语

综上所述，利用计算机网络技术进行档案管理是我国企业档案管理工作发展的必然趋势，也是我国企业从单纯的存储管理向信息处理转变的必由之路。它既是企业提高经济效益的渠道，也是一种新的信息化管理方法。利用计算机网络技术对档案进行管理，能充分发挥其优势，通过计算机网络、硬件、软件的改进，实现档案管理网络化、数字化、信息化，使档案信息在企业生产经营中发挥更大的作用，为提高企业经济效益、实现企业可持续发展做出贡献。此外，计算机网络技术在企业档案管理中的应用必须依赖计算机软硬件的支持和发展，需要大量资金、人力、物力等方面的投入。档案管理网络化也需要以人为本，培养相关技术、管理人才，只有将人与技术有效结合，才能体现计算机网络技术在档案管理应用中的优势。

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[通联编辑：朱宝贵]