疫情防控背景下高校科研项目过程管理优化与思考——以武汉大学为例

谷岩松 张震

（武汉大学科学技术发展研究院，湖北武汉 430072）

近年来，高校承担科研项目数量日益增多，项目层次逐渐提高，科研经费量随之攀升，鉴于此，高校科研项目过程管理应运而生，主要涵盖项目申报、立项审批、经费上账、预开发票、中期检查、信息变更、预算调整、项目结题等环节。在疫情防控常态化背景下，针对目前高校普遍面临的科研项目过程管理问题，以简政放权、优化管理、升级服务、激发科研积极性为导向，对高校科研项目过程管理提出了新挑战。本文以疫情下武汉大学科研项目过程管理为例，浅谈新形势下管理优化与思考。

1.疫情防控状态下落实科研项目过程管理“放管服”现状

在全国上下协力抗击新冠肺炎疫情的重要时期，各大高校迎来了师生返校高峰，面对人口跨区域流动性大、人员高密度聚集等疫情防控挑战，“外防输入、内防反弹”的任务仍然十分艰巨。教育部出台了《关于印发高等学校、中小学校和托幼机构秋冬季新冠肺炎疫情防控技术方案的通知》（国卫办疾控函【2020】668 号）[1]，使得高校进一步贯彻落实国家“放管服”相关政策将面临严峻的挑战。根据《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发[2018]25 号）[2]和《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发[2016]50 号）[3]相关文件精神，高校应建立完善的科研管理机制，以优化工作程序、精简审批手续、升级服务方式、实现部门联动为目标，将减轻科研人员负担落到实处，充分释放教师科研创新活力，平衡“放”与“管”的界限，让师生在做科学研究的过程中充分感受以人为本、科学高效的管理理念和服务文化。

在疫情防控常态化的情况下，为了切实避免人员接触，实现工作流程最优化、材料要求最简化、服务方式最便捷、师生体验最满意的管理模式，精简办事流程、升级系统业务、实现线下到线上业务全方位办理成为目前科研项目过程管理的燃眉之急。鉴于此，武汉大学对科研项目过程管理进行了全方位的改革，以此为例探讨科研管理优化方案与启示。

2.武汉大学科研项目过程管理解析

2.1 科研项目过程管理模式

根据高校科研管理需求，武汉大学设有科学技术发展研究院（以下简称科发院），主要管理自然科学类科技工作，其中科研项目管理为其管理职责中最重要的部分之一。科研项目过程管理主要是为了项目顺利进行的一系列辅助性工作，根据项目类型科发院设有不同的处室进行规范化管理。

2.2 旧管理模式下的问题

表1 近三年科研情况统计图

近三年来，武汉大学共获批国家级项目近1500 项，到账经费约53 亿元，合同审批量达6000 余份，详见表1。庞大的科研项目管理任务给管理模式及管理人员素质都带来了巨大的挑战。武汉大学早在2007 年上线了科研信息管理平台（E 科之家），主要处理科研项目立项、经费上账、数据统计相关业务，但仅限于处理科发院内部数据，与学校其他部门之间仍然存在信息壁垒，部门间无法做到数据共享。另外，科研信息管理平台处理业务单一，教师在系统操作的步骤也比较繁琐，在项目立项到结题整个过程中，依旧需要提交各种纸质版材料办理相关手续，难以满足目前“放管服”改革政策相关要求。每到业务处理高峰期，由于系统只设定了科研人员到科发院项目管理员的二级管理模式，管理员审核工作量巨大，直接影响了服务质量与服务效率。另外，由于校园比较大，学校行政部门分布不集中，办理科研相关业务需要跑多个部门才能完成，大大影响了办事效率与办事体验，同时也无法满足疫情期间少接触的原则。

2.3 管理模式改革及成效

为了更好地适应疫情防控常态化的需求，让“放管服”精神深入到项目管理的各个方面，使管理更加科学化、制度化、人性化、规范化，武汉大学采用了“线上+线下”（以线上为主）的管理模式，改革上线了科研服务平台，同时设立了综合事务服务中心，与学校其他部门联合办公，力争做到疫情期间“零接触”，切实落实“最多跑一次”的管理机制，逐步将线下业务全部过渡到线上来。

2.3.1 升级科研服务平台提供全方位服务

本着疫情防控常态化背景下减少人员接触，让科研人员少跑路、不跑路就能办成事的原则，武汉大学研发上线了新一代科研服务平台，将项目过程管理数字化，同时与学校多部门系统结合，实现数据共享，减少不必要的重复劳动，每年业务办理量达2 万余项。

科研服务平台与学校财务系统及信息中心系统完成对接，科研人员可通过门户网站直接进入平台，及时获取从财务平台推送的来款信息，同时能随时查询项目经费执行情况。平台集项目立项、经费办理、预算调整、合同办理、项目中检、结题申请、成果统计等多项业务于一体，简化了业务办理流程，同时开放了二级单位审核权限，明确了二级单位科研项目自主管理职能，使得管理更加及时化精准化，大大提高了工作效率。随着大部分线下业务逐步搬到线上，科研人员可随时随地办理业务，并能在一天之内处理完多项业务，最终实现足不出户即可完成项目过程管理所有业务。

2.3.2 成立综合事务服务中心提升服务质量

由于目前处于办事流程改革期，还未能实现所有业务线上处理，武汉大学秉承着“办事依法依规、信息公开透明、服务便利师生、数据开放共享、一站式办理业务、最多跑一次”的原则，于2019 年成立了综合事务服务中心，全校12 家单位进驻中心集中办公，并设置服务窗口20 余个，可办理事务60 余项，另外有6 家单位设立了自助设备为师生提供便捷服务。科发院是进驻单位之一，通过与多部门联合办公的方式，依托高效信息化技术，整合师生办理较频繁、办事程序较复杂的服务事项，为全校师生提供一站式办理服务，大大提高了办事效率，让师生深入感受放管服政策，享受办事过程，将更多的精力投入到教学科研工作中。

3.科研项目过程管理思考

基于“放管服”政策，在疫情防控常态化的背景下，鉴于武汉大学科研项目过程管理改革现状，可见高校科研项目管理的模式正逐步优化，但仍旧面临一些问题，如何在国家政策的驱动下实现业务办理全方位信息化；如何将办事人性化、便捷化发挥到极致给高校科研管理的发展提出了新的挑战。在今后的管理过程中应进一步加强管理人员培训，将单面人才培养成多面人才，并逐步实现一站式平台策略，将项目管理平台与多部门对接，进行无障碍沟通，最终实现科研项目管理大框架下的网上申请、线上审核、短信通知、随时调阅项目相关信息等过程管理机制。切实做到无纸化办公，人员零接触，让师生深入体验简政放权、优化管理、提升服务的办事理念，将科研人员从繁杂的业务办理流程中彻底解放出来，全面释放科研活力，提升科研质量，增强科学研究幸福感。