基层事业单位档案管理现代化实现路径的探索

赵冬梅

摘   要：档案源于基层事业单位的日常经营活动，不仅是单位管理决策的依据，还是单位发展的资源支撑。随着现代信息技术的发展，作为事业单位管理末端环节的档案管理工作的重要性日渐凸显，各基层事业单位也开始注重对档案资源的挖掘，逐步实现现代化档案管理。信息化管理是事业单位档案现代化的一大趋势，推进现代信息技术与档案管理工作的深度融合是档案管理理念革新、方式变革的主要路径。文章从基层事业单位档案的特点出发，分析基层事业单位档案管理现代化的重要意义，并探究能够实现档案管理现代化的路径。

关键词：基层事业单位;档案管理;现代化;实现路径

1    基层事业单位传统档案管理存在的问题

1.1  基层事业单位对档案管理工作不够重视

基层事业单位档案管理属于基层事业单位内部的“幕后”工作，相比于财务、人事等其他部门，其工作并不受重视。很多基层事业单位通过互联网的信息系统对单位内各个部门进行信息化管理，使单位人员和外部人员均可以共享档案资源。但是，大部分基层事业单位的信息化管理忽视了档案管理工作，仍然采用传统的纸质资料或者胶片存档，造成档案信息收集、分类、整理和归档工作难度增加，工作水平下降。此外，档案管理工作看上去简单，并不需要专业的技术，所以，有些从业人员在工作中经常会消极怠工。另外，有些基层事业单位会雇佣兼职或非专业人士，这些人员的相关专业知识较为欠缺，不能有效挖掘出档案中潜在的价值。

1.2  基层事业单位档案的价值无法体现

现如今，基层事业单位档案的数量与日俱增，其承载的信息也在增加，其中，可用的、有价值的资料也呈现递增趋势，基层事业单位档案的服务范围逐渐扩大。传统的基层事业单位档案管理虽然能够节省一定的空间，比较方便保存与查阅，但是并不能與信息技术媲美。在信息化时代下，如何对档案中的信息进行创新与挖掘、如何利用档案更好地进行管理与服务是各大基层事业单位应当思考的问题。

2    现代化建设对基层事业单位档案管理的必要性

2.1  转变管理观念

在传统的基层事业单位管理中，虽然初步建设了档案提交、收集、归档的现代化信息系统，但是由于现代化程度不足，事业单位内部档案仍然以纸质资料为主，同时，档案管理人员思想“守旧”，以经验与主观思维对档案进行管理，没有利用先进技术实现智能化、信息化、现代化管理，导致管理水平低下、管理效率不佳。基层事业单位档案管理现代化意味着管理思维、管理方式、管理技术与管理制度全部实现现代化。这就表示着档案管理人员首先要重视自己的工作，端正工作态度，不断加强自身的工作能力以及现代技术的应用能力。同时，要建立与现代化管理理念相契合的管理制度，简化档案管理程序，缩短档案收集时间，不断优化档案管理流程，使档案管理更加高效、科学。

2.2  提高档案预测及前瞻性作用

在传统的基层事业单位档案管理中，档案管理趋于边缘化，主要表现在档案管理部门与财务部门、项目部门相比处于弱势地位，话语权较弱，因此，在进行档案管理工作中，难以与各个部门协调与沟通。档案管理工作作为最基础的工作之一，被普遍认为是简单的工作，因此，档案管理工作也逐渐演变为其他部门的“附属工作”。档案管理工作边缘化的原因在于档案管理人员缺乏利用档案进行预测的能力。档案服务于基层事业单位的内部与外部，服务主体较多，档案需求也较为庞杂。目前，基层事业单位档案使用模式主要为“供给导向”的服务，即“档案管理部门有什么档案，则提供什么档案”。在现代化建设中，档案作为一种“数据资源”，具有较强的指导与借鉴意义，因此，基层事业单位档案管理人员需要将“供给导向”的服务模式转变为“需求导向”的服务模式，预测服务主体的需求，强化档案的预测与前瞻性作用。

3    基层事业单位档案管理现代化建设的办法

3.1  树立新型理念

基层事业单位档案管理信息化的基础是转变传统的基层事业单位档案管理理念。首先，在互联网与信息技术飞速发展的背景下，基层事业单位档案管理需突出资源与大数据的优势，在坚持以服务群众为根本目标的前提下，兼顾统筹规划、资源共享，确保对外档案公开透明、档案记录实时准确，实现现代化信息技术与档案管理的交互融合。

3.2  完善信息化档案管理系统

现代化信息技术能否在基层事业单位档案管理中发挥最大价值，主要取决于信息化档案管理系统的设计是否完善。例如，在最基本的基层事业单位档案管理网页的设计上，应该全面考虑网站使用的便捷性、视觉的美观性、功能的全面性。

3.3  引进先进设备

基层事业单位档案管理现代化的实现不仅需要信息化管理系统的支撑，还需要引进先进的软、硬件设备。一方面，需要引进档案管理工作所需的计算机、打印机、扫描仪等硬件设备，保证档案管理工作有序开展。另一方面，要想实现档案管理与各部门的协同，就需要引入电子办公软件、手机办公APP等，打破档案移交时间与空间的束缚，让单位人员随时随地移交、查询档案，进一步推进档案管理现代化。

3.4  完善管理制度

有了基础的硬件与软件支撑的条件，基层事业单位还要改变传统的档案管理模式，针对信息化的管理系统制定管理制度和工作标准。首先，在档案收集机制中，基层事业单位要建立标准的档案信息库，将档案以数字化形式存储。同时，基层事业单位应当规范档案格式，例如，标明档案类型、建立档案目录、增加索引，以便检索，并鼓励单位人员按照规范的格式上传档案。

4    结语

基层事业单位档案的作用是真实地记载基层事业单位的发展轨迹、记录基层事业单位的日常活动和重大改革。为此，档案管理人员需要认识到档案管理工作的重要性，树立现代化管理理念，适应现代化办公环境，强化档案的预测与前瞻性作用，充分体现档案管理工作的价值。

[参考文献]

[1]岳海燕.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].兰台内外，2019（30）：50.

[2]张晓波.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].才智，2018（19）：211.