关于我国档案管理体制的探讨

杨丽丽 尹滨倩

摘 要：我国的档案事业随着时代的发展在不断完善和健全，形成了具有中国特色的档案管理体制，适应了国家发展的需要，但仍存在不足之处。在社会大发展的浪潮中，档案管理只有与时俱进，才能更好地服务于国家、社会和个人。本文通过分析档案管理的相关概念和体制形成历程，肯定了档案管理取得的成就，并指出了存在的不足之处。

关键词：档案;档案管理;体制

一、档案管理体制改革核心概念界定

我国学者自20世纪50年代起就对“档案”的定义进行了深入探讨，直到1988年1月1日《中华人民共和国档案法》的颁布，对档案进行了系统的阐述，并得到广大学者的认可。档案法指出：档案是国家、社会、个人过去/现在所从事的政治、经济、科学、文化等活动直接形成的历史记录，有一定的保存价值和意义，并以多种形式或载体存在，如文字、图表、声、影像等的原始记录。随着档案内容、形式的多样化，我国学者冯惠玲在《档案学概论》中将档案定义为：组织、个人所从事的社会实践活动直接形成的清晰的、确定的并实现完整记录的固化信息，丰富了人们对档案的认识。由于人们认识到档案的重要性和价值，而且档案定义的提出，更是让人们肯定了档案工作，端正了工作态度，这对于档案管理工作是积极的，也是最基本的职业素养，档案的价值性推动了社会的进步，熏陶了人们的思想，其借鉴和传承作用日益明显。

一个国家乃至个人的发展需要形形色色的实践活动，由此也形成了大量有价值的固化信息，所以无论是国家档案、社会档案还是个人档案其数量都是空前的，尤其是正处于蓬勃发展中的国家，各行各业百花齐放、百家争鸣，成果丰硕，经验可贵，由此形成了庞大的档案工作，并需要特定部门进行专业化的管理。档案工作是指管理档案、提供档案信息等并为国家、社会、个人服务，近年来在我国更是形成了以档案室为工作基础，以档案馆、部门为工作主体，服务档案管理的组织与协调工作。针对我国的基本国情更是形成了档案科学研究、高校档案专业教育、档案管理国际交流与合作等系统化发展之路助推我国档案事业高效、安全发展，同时满足企业、社会团体等对档案管理工作经验借鉴的需求。

档案工作和档案管理机构需要体制的约束，只有这样才能保证档案管理的高效运行，维护国家安全，服务社会，保障企业、社会团体、个人的人身权益。档案管理体制是指档案管理工作中的隶属关系确定、机构构成、人力资源配置、权限划分和管理制度等工作。随着我国档案事业的发展以及社会、个人对档案管理的需要，尤其在我国政治、经济、科学、社会、文化等的大发展时期，助推了档案管理的发展与改革，并形成了以集中式档案管理为主的档案管理体制。档案内容的多样化，储存载体的变化（文书档案、电子档案、云端储存的发展与成熟），服务对象的广泛性，网络普及的安全性、稳定性，使得档案管理始终面临着严峻的挑战。

二、我国档案管理体制的发展历程及现状综述

档案管理体制决定了机构构成、人员配置、管理制度、档案行政关系等，是档案高效管理的基础。人类文明的出现，使得“档案”应运而生，只是表现形式不同，随着人类社会的不断发展以及国家制度的确立，档案也在潜移默化的变迁，始终服务于人类社会的发展。以我国为例，“档案”管理体制源远流长，系统化的档案管理可追溯到商代，而且管理的系统性与高效性推动了王朝的发展，即使在今天，其管理体制也得到众多学者的肯定。建国初期，国力匮乏，百废待兴，经济、社会、文化、科学等规模发展滞后，以分散管理為主（分散保管，档案管理工作“各自为政”）的档案管理体制能够适应国家发展的需要。随着国家工业化进程的不断深入，尤其是十一届三中全会以后，改革开放政策的全面实施，我国的经济、社会、文化、科学等事业如雨后春笋般绽放，档案数量之庞大，管理工作之繁重，前所未有，档案管理体制改革与完善迫在眉睫，经过多次变革逐渐形成了“统一领导，分级管理”的组织原则，并以“局馆合一”作为档案管理体制，丰富了档案管理体制的形式，更重要的是适应了国民经济发展的需要。

国民经济的发展助推了科学技术的进步，政治体制的改革、信息化技术的发展与普及使得档案管理有了新的发展机遇，这需要档案管理摆脱传统档案管理观念的束缚，既要实现分散管理向集合管理的改革，也要有所侧重，实现分散与集合管理的并存发展。人类社会实践活动的广泛性要求档案管理体制要多元发展，档案管理也要依托大数据等技术助推自身发展，很显然我国的档案管理体制在信息化大发展的今天，发展动力匮乏，不能完全适应国家、社会、个人等对档案管理、服务的需要。

三、当前我国档案管理体制存在的不足

档案管理体制是指档案管理工作中的隶属关系确定、机构构成、人力资源配置、权限划分和管理制度等工作，是档案管理工作体系与制度的综合。目前，我国档案管理体制可以概括为档案管理领导体制、组织原则和管理体制，即“局馆合一”“统一领导，分级管理”。档案管理领导体制由我国基本国情和政治体制决定，“局馆合一”是指一个机构，履行两种职能，这是党中央强调简政放权，提高档案管理和服务质量，实现档案管理工作的精简、统一、高效，避免职能部门过多引起的沟通、协作困难，多级领导问题，将档案局、档案馆设置在一个机构，同时履行档案行政管理和保管服务职能。

组织原则和管理体制涵盖3方面的内容：（1）档案管理工作由各级党委、政府统一领导部署，从党中央到地方政府逐级建立档案行政管理机关，按照级别和专业管理国家、地方档案;（2）档案根据行政区域、中央条/块管理体制分级/分类集中管理;（3）国家党政档案和档案管理工作实行统一管理。我国档案管理体制的确立，明确了国家档案是国家的财富，不属于所有制，维护了国家档案的完整与安全，同时能够更好地维护社会组织/团体以及个人的合法权益。各级档案行政管理部门，以国家档案局为例，既是党中央的工作部门又是国务院的直属局，接受双重领导，集中管理有关档案的一切事务，同时对我国的档案管理（社会团体、个人等档案）工作进行监督、指导，维护档案工作的高效运行，推动了我国档案事业的发展，尤其是适应国民经济、科学、文化、社会、政治的发展。

建国以来，我国的档案管理体制经历了多次调整和改革，但在信息化爆发式发展的今天，当前的档案管理体制表现出一些不足，主要表现在以下几个方面。

（一）组织原则和管理体制的不适应性

档案管理根据属性的不同大致分为国家、社会团体、企事业单位及个人等，根据档案内容的划分又体现出较强的专业性，为了实现档案的高效管理，在当前的档案管理体制下，相关专业的档案及管理部门自上而下形成“条”，分级管理中的行政区域又体现为“块”，由此造成档案管理权限、档案资源、人员配置等由于“条”与“块”的交叉重合出现分级管理权、事不清，职能重叠，人力资源浪费，工作效率低下。尤其在市场经济的影响下，专业性档案館、部门档案馆、企业档案馆的出现，丰富了我国档案馆的类型，但从全局来看是分散了档案馆的资源，这是集中管理下的分散，弱化了国家对档案馆的管理，而且使得信息沟通闭塞，影响国家对档案的高效利用。

（二）社会团体、企业、个人档案的管理问题

计划经济向市场经济的转变适应了我国国情的需要，使得个体、私营、外企如雨后春笋般出现，国民经济取得了世人瞩目的成绩，与此同时个体、私营、外企档案的数量与日俱增，这对于“统一领导，分级管理”的组织原则和管理制度来说无疑是巨大的负担，人员配置、机构设置都将面临空前的挑战。在中国特色社会主义制度下，我国的档案管理体制应有所侧重，不能“眉毛胡子一把抓”，该体制可以作为社会团体、企业、个人档案管理制度的样板，起监管、指导作用，分门别类为我国的档案管理事业“减负”。在健全的档案相关法律规章制度下，鼓励专业类档案馆和部门档案馆的发展，在企业中充分发挥部门档案馆的作用，将人事档案、会计档案等集中管理，履行集中管理制度。专业档案馆的分类要科学划分，并严格控制其规模和数量，确保国家档案馆的综合性特点，维护国家对档案管理的绝对权力。

（三）“局馆合一”档案管理领导体制的不足

“局馆合一”表现为将档案局、档案馆设置在一个机构，同时履行档案行政管理和保管服务职能，形式上减少了机构设置，体现了简政放权，更高效地利用了人力资源，但在实践中表现更多的是档案行政与档案事务的合一，这不是真正的改革。“局馆合一”导致“局”“馆”职能不明、人员编制划分混乱，从业人员责任弱化，档案行政管理部门作为执法、监管主体，权力弱化，制约自身行政管理权力的发挥，很明显不利于开展档案管理相关工作。“局”“馆”人员编制划分不明，影响从业人员的工作积极性，尤其对于档案馆从业人员更明显，最终导致工作效率低下。两者责任的弱化，导致员工推卸责任，最终不了了之，影响从业人员的公平竞争。“局馆合一”既有一定的优越性，同时也有其弊端，利弊权衡得当才能充分发挥档案管理体制的长处，更好地服务于我国的档案管理事业。

四、结语

目前，我国档案管理体制在很大程度上适应了社会的发展，提高了工作效率，维护了国家、社会团体及个人的合法权益，但在经济全球化、科学无国界的背景下，各领域竞争空前激烈，档案管理任重而道远，如何使档案管理更加高效、安全，服务国家发展，仍需要进行更深层次的研究。

参考文献：

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