论大数据时代档案管理模式的转变

崔贵学

摘 要：目前，有很多事业单位在档案管理方面已经进行了深入的研究和探讨，同时也取得了一些成果，档案管理的重心也逐渐向信息化转移，但在事业单位档案管理信息化的过程中仍然存在着各种各样的问题，阻碍了对事业单位档案的信息化管理。因此，对事业单位档案管理大数据时代的信息化建设制定有效策略至关重要。

关键词：大数据;档案管理模式;转变

1 大数据时代档案管理模式的转变

第一，档案管理观念的转变。大数据时代档案管理人员的观念转变从认识档案数据存储量和为民服务方式开始，由于从纸质存储优化到云端存储，所有的数据资料得以完整保存，减少了人力、物力消耗，最大程度的保留各种数据的价值，档案信息量也随之增加，可以提供更优质、全面的服务，使得人们查阅和借读档案变得更方便，档案管理服务更主动，更丰富有效，最大限度地发挥了档案的价值，提升了档案管理工作效率。第二，档案采集和处理环节的转变。大数据时代下可以利用网络平台拓展数据来源渠道，及时搜集有价值的数据信息，同时还能简化其档案归档流程，通过对各种数据信息的分类整理，建立对应的数据库，可方便后期查阅寻找，优化工作效率。此外还可提高数据处理质量，通过对档案进行查阅校对，根据档案管理要求删除一些无用信息，补增新信息，确保档案数据资料的及时性、有效性及准确性。最后可保证档案数据的时效性，归档存储时可详细记录数据时间信息，并设置储存时长，根据档案管理要求删除一些不需继续保留的档案，优化档案内容和空间。

2 大数据时代下档案管理现状

第一，欠缺有用人才。大数据信息技术属于网络技术的一种，在实际运用过程中，对于档案管理人员的专业技术水平要求极高。档案管理人员不仅要具备一定的计算机技术和专业知识，而且要有良好的医学知识基础，这样才能快速、准确地整理档案信息，并利用大数据信息技术对档案信息进行有效分析。然而，由于一些医院档案管理工作人员综合素质不高，缺少一定的计算机运用技能，所以在運用大数据技术来开展档案管理工作时，会出现一些问题，无法充分发挥大数据信息技术的优势。第二，档案数据管理的安全方面存在漏洞。数据资料等一般储存在计算机系统中，如果计算机系统出现安全问题，导致网络病毒感染，很容易影响档案数据的贮存工作，甚至丢失。第三，我国目前使用的档案信息化建设管理较为传统。在大范围进行流程改变和管理改变过程中容易引起管理混乱，对相关数据的存储安全性造成很大威胁。

3 大数据时代档案管理模式的转变策略

如今各行各业正受到呈爆炸式增长的数据的巨大影响，数据复杂程度远超以前，如何在大数据时代管理好档案是企事业单位急需解决的问题。虽然事业单位的档案管理信息化已经推行了一段时间，但水平并不理想，档案管理面临管理工作转向数据化信息的挑战，数据信息服务要求日益严格，因此有待运用大数据进一步改进档案管理。

3.1加强档案开发信息化人才建设

将大数据技术应用在事业单位档案管理工作中，必须要加强档案开发信息化人才培养工作，相关工作人员应当增强自身的综合能力。此外，领导者还要将眼光放长远，每年定期招聘一批新职工，选拔成绩好、业绩佳的优秀青年，为档案管理部门注入新鲜血液，提升整体活力，单位每年应该对在岗职工进行培训教育，包括对内教育和对外教育，对内教育即自己单位内部开展的教育活动，主要是指资深员工对新员工或者业务不熟练的员工进行培训;对外教育，主要是事业单位邀请行业专家对档案管理部门的所有员工进行教育。

3.2加强档案信息化基础业务建设

一是重点加强档案资源的收集整理，在事业单位档案信息建设中，档案数量会直接制约或影响档案信息化建设的成效。故而，要不断加强档案收集工作，为事业单位更好实现档案信息化建设打下良好的物质基础。二是规范统一档案数据库。对此，事业单位要基于规范化、统一化数据格式上，构建一个有效且丰富的档案信息共享资源。另外，还需做好文字档案电子化存档汇总，切实有效地保护好历史资料，同时档案管理人员还可以充分利用各种先进技术，将文字资料扫描成电子档案，以便在事业单位构建一个档案资料数据库，最大限度保障档案资源的可靠性和全面性，便于档案管理人员查阅，从整体上促使档案管理使用效率的提升。三是事业单位要提供软硬件支持，档案管理部门要得到事业单位领导者的认可，进而获取充足资金，最大限度地满足档案信息化建设的硬件需求。另外，还要投入大量的人力物力，构建一个档案与OA系统紧密结合的系统体系，严格遵守行业标准和法律法规，全方位收集、整合管理档案，更好地实现档案信息化管理。

3.3促进系统整合，提高档案管理效率

事业单位建立的数字档案系统要和内部其他系统进行物理隔离，但是档案系统和办公自动化系统往往是两个不同的公司研发的，格式、标准等都存在差异，有时还互不兼容，不利于系统的连接，妨碍数据的交换与移植等，甚至导致档案系统被终止使用。所以档案管理系统应尽量和事业单位的办公自动化系统保持一致，要求选择有数据接口的系统，方便导入数据、移植数据，同时有助于今后对系统进行维护、改造和升级。在整合档案管理系统、办公自动化系统之后，事业单位才能实现文件和档案的一体化管理，保证提高工作效率。

3.4提高档案管理信息化的安全性

在事业单位档案管理过程，需要提高对于档案安全管理认识，在有效的开展档案安全管理工作时，作为事业单位的领导，必须要有单独制定档案资料的应用制度，告诉档案管理的工作人员一定要遵守档案管理制度的有关规范，谨防工作引起失误。档案管理的工作人员还要确保计算机系统环境的安全性，从技术着手来防范，并使用软件和硬件有效结合的管理手段，不断完善档案管理的安全性。通常常用的安全保护措施是防火墙，事业单位档案管理和局域网的网络会形成防护墙，规避病毒和黑客的入侵，谨防档案信息的外泄。

4 结束语

总之，基于大数据背景下，事业单位档案管理工作需要实现科学化管理，因此在实际工作中要做到与时俱进，依托于大数据时代的良好的契机，加快推动事业单位档案管理方式的创新，更好的凸显出事业单位档案管理工作的价值，全面提升事业单位档案管理工作的重要作用。

参考文献

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