网络环境下高校电子档案管理的思考

靳京阳

摘 要：随着高校扩招的进行，高等学校的职工和学生数量不断增加，给高校档案管理工作带来了不小的考验。为应对高校档案数量飞速增长的现状，高校应将档案管理工作与现代信息技术相结合，促进传统纸质档案向电子档案转化，并思考如何在网络环境下，实现高校电子档案的有效管理。

关键词：网络环境;高校;电子档案;思考

0 引言

从实体店到网络购物，从线下学习到慕课、网课资源共享，从排队挂号到网上预约，互联网络给各个行业带来颠覆性变革的同时，也促进了它们从传统低效模式到创新高效模式的转变，这不禁让高校管理者开始思考，如何将网络技术应用到繁杂琐碎的档案管理之中。档案是反映人类社会活动历程的纪实性材料，其重要性不言而喻。高校应积极适应网络环境，调整档案管理方式，加强档案电子化管理，促进档案与网络技术的创新融合。

1 档案电子化的必要性

在高校中推行电子档案，不是对互联网时代的盲目追随，而是有理可据的理性选择。传统档案多以文书的形式存在，其管理就是对纸质材料进行收集整理和存放，以便师生在需要时进行查阅。然而，随着高校师生人数的激增，档案基数和档案查阅需求同步扩增，使得高校档案管理工作的强度迅速增大，档案寄存所需的空间也在不断扩大，这就加大了高校开展档案管理工作的出错率和运营成本。管理成本上升，管理质量却在下降，由此可见，纸质档案不可能是高校快速扩增的时代的主流档案形式，结合网络技术，推行电子档案才是顺应高校发展趋势，保障档案管理工作效率的有效方法。

电子档案以互联网为依托，将高校的档案信息以电子数据的形式保存在档案库中，为高校工作人员进行档案管理、高校师生进行档案查阅以及高校教育教学提供了便利。就高校工作人员而言，电子档案的出现简化了档案管理的步骤，同时，由于师生可以自行登录档案库查阅电子档案，高校档案管理工作人员的工作量得以进一步减小;就高校师生而言，电子档案的推行省去了去档案室查阅资料的繁琐步骤，使得他们可以足不出户就获取自己想要的信息;就高校教育教学而言，电子档案能有效记录优质公开课、创新示范课等优质教学资源，并实现全校资源共享，这有利于其他教师学习先进，依托现有资源进行改革创新，进而推动高校教育教学发展。

2 网络环境下，加强高校电子档案管理的措施

以电子档案替代传统纸质档案已是大势所趋，如何依托当前网络环境，加强电子档案管理仍是困扰部分高校管理者的问题。电子档案的管理是一个仁者见仁智者见智的话题，本文提出以下几条思路以供参考。

2.1 开发电子档案管理系统，提高档案管理效率

不同高校的电子档案基数、侧重点和经济实力不同，因此电子档案管理系统的子功能也会有些许不同，因此，高校在建立电子档案管理系统时应充分考虑学校实际需要和自身财政水平，开发最具性价比的系统。一般来说，电子档案管理系统有管理端和查询端两个入口，在进行管理端功能设计的时候，应结合学校档案数量、种类等具体情况和档案管理人员反馈的意见，在保证管理端功能齐全的前提下，尽量简化档案管理操作流程;在进行查询端功能设计的时候，应充分考虑用户查询需求，实现用户查询内容全覆盖，避免在档案管理系统建成后，出现某些常见内容不能通过系统进行查询，还是只能去档案室查的情况。唯有在构建电子档案管理系统时充分考虑管理者和查询者的需求，才能从源头上提高档案管理的效率。

2.2 转变档案管理理念，从重实物管理变为重信息管理

传统档案管理模式中重视对档案载体的管理，拥有一套健全的档案载体管理制度，由于档案材料众多，查阅翻找不易，很多档案信息一旦被归档便等同于束之高阁，造成信息资源闲置浪费。现代信息技术的出现，催生出电子档案，迈出了档案管理现代化、档案信息数字化的第一步。加强电子档案管理还需高校档案管理工作人员转变档案管理理念，从重视档案载体管理的旧思想中挣脱出来，重视对档案信息的管理，以现代手段将档案信息进行数字化读取、分类保存和维护更新，便于读者搜索、获取、利用有效档案信息，让档案信息最大程度的为人们所用。

2.3 提高工作人员业务素养，确保电子档案信息安全

电子档案中包含了详细的个人信息，捍卫信息安全是加强高校电子档案管理难点。防止档案信息泄露，高校需要从以下三个方面入手：一是给电子档案管理系统安装防火墙，避免黑客通过入侵系统篡改、泄露、损毁档案信息;二是组织档案管理业务技能培训，帮助工作人员树立保密、安全意识，熟悉档案管理操作，避免在电子档案管理过程中埋下信息安全隐患;三是及时做好电子档案信息备份工作，以免发生意外造成电子档案信息永久损毁。高校在进行电子档案管理时应不打折扣的开展以上三项工作，尽最大努力确保电子档案信息安全。

3 结语

高校档案电子化是基于网络环境下的一次创新性变革，也是顺应时代发展趋势的勇敢尝试。加强电子档案管理，还需高校从构建电子档案管理系统、转变档案管理理念和提高工作人员业务素养三方面着手，提高档案管理效率，维护档案信息安全。

参考文献

[1]何并文，何建宇，莫丽华，等.信息化背景下的高校档案管理研究[J].广西广播电视大学学报，2014，25（03）：87-89.

[2]程鈺.对电子政务环境下高校档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2012，（03）：23-24.

[3]郭琼映，秦姣华，李高君.网络环境下现代高校电子档案管理系统的设计[J].湖南城市学院学报（自然科学版），2004，（04）：70-72.