word在日常办公中的应用技巧探讨

李泽君

摘 要：word软件是在日常办公中使用频率最高的一款文字处理软件，可以极大的提升办公效率。文章先对word软件功能特点进行简要介绍，进而提出几点关于word办公软件应用的实用技巧，以期为相关使用者提供参考。

关键词：word;日常办公;应用技巧

0 前言

word软件是由微软公司设计开发的办公软件系列产品之一，在文字处理方面具有非常完善的功能和性能，从1989年发售至今，在全球范围内得到了广泛应用。目前使用的word2008、word2013版本仍然在持续更新。Word软件功能丰富，但一些新手使用者可能不够熟悉，总结其应用技巧，有利于提高word软件利用效率。

1 word软件功能特点

Word软件是一款非常流行的办公软件，拥有友好的界面和丰富的文字处理功能，让使用者可以专注于文字内容编辑，快速完成排版和样式调整等工作，使用较为便捷。随着word软件版本的更新，开发者越来越关注于用户的实际使用需求，并通过功能优化设计、提供相应的快捷键操作，帮助使用者进一步提高办公效率。Word软件的使用特点主要体现在以下几个方面：（1）采用SmartArt图示和制图工具，支持三维外观展示，具有丰富的文档表现能力。（2）采用构建基块的方式完成文档构建，通过直接调用其预定义功能，减少不必要的操作步骤和时间。（3）支持PDF和XPS格式转换，为word文档移植和转换提供方便，可以在多数平台下进行文档交流。（4）内置文档审阅组件，完成文档编辑后可以方便的进行审阅，提升组织运行效率。（5）实现文档文本与业务信息的连接，利用XML集成功能部署智能模板，可以通过连接后台系统进行自动更新，满足用户创建及使用结构化文档的需求。（6）常用功能都设计有快捷键操作，可以极大的提升文档编辑效率。

2 Word在日常办公中的实用技巧

2.1 字符输入使用技巧

字符输入是word软件的基本功能，为方便使用，word软件开发者通过研究大量用户的字符输入习惯，为软件增加了许多便捷化操作功能，可以有效提升字符输入效率。比如在输入英文字符时，word文档可以自动对字符串的正确性进行检测，并对错误的字符串用红色波浪线进行检验。但是在实际使用过程中也会出现错报的情况，此时用户还可以通过选择状态栏中的“隐藏语法错误”选项，取消其自动标记功能。在汉字输入过程中，如果遇到生僻字，用户不知道生僻字的拼音写法，可以通过采用紧凑法或造字法，完成生僻字的输入。比如“町”字是由“田”和“丁”组成的左右结构汉字，采用紧凑法，可以分别输入左右部分的汉字，将其选中后，通过在字符间距选项下选择紧缩操作，精确设计紧缩程度，使其成为一个汉字。此外，在大段字符的复制粘贴过程中，许多字符段落本身带有格式，在粘贴过程中，可以通过选择“无格式粘贴”，自动去除原字符段落的格式。如果复制的内容要与文档中某部分字符段落内容格式相同，还可以使用“格式刷”功能，一键完成格式转化，为字符输入提供方便。

2.2 图片处理使用技巧

在word文档的编辑过程中，用户不仅可以添加文本信息，还可以使用图片工具，并对图片格式进行处理。比如最基本的图片大小调整功能，在插入图片后，图片四周会出现圆点图标，通过点击四角的圆点图标，向外或向内拖动，可以快速完成图片按比例缩放操作。如果图片尺寸过大，还可以在图片工具栏中选择“压缩图片”工具或剪裁工具，对图片进行处理，使其满足文档编辑的需求。在加入图片后，通常会涉及到文字与图片的排版问题。在此方面，word文档为用户提供了多种文字环绕方式，包括四周型、上下型、紧密型等，用户可以根据需求灵活设置，使文字与图片能够良好的结合起来。在一些word文档的编辑过程中，用户可能需要为文字配置流程图、结构图等，可以利用word文档自带的绘图工具，通过插入线条、形状和箭头等，完成流程图、结构图的制作。为了方便格式调整，用户在图形绘制过程中，可以先插入一个“画布”，然后在画布中编辑图形。在需要对图形大小、位置进行调整时，用户可以直接选中“画布”进行操作，不用依次对每个图形、线条进行操作，从而避免出现混乱。

2.3 表格插入使用技巧

表格也是word文档编辑过程中的常用工具，word内置的表格插入功能支持用户的图形化操作，可以在插入表格菜单下，通过选择不同行数、列数的表格，将其插入到文档中。然后可以通过选中已插入的表格，选择“表格属性”菜单，对其格式进行调整，包括设置行高、列宽、文字大小、对其方式、表格线条格式等。在需要向表格中输入字符时，可以直接点击对应的表格进行操作，使用非常方便。此外，word还支持excel表格的插入，比如在日常办公时，需要引入已经制作好的财务报表，可以直接将excel格式的财务报表嵌入到word文档中。通过双击插入的excel表格，同样可以对其中的信息数据进行修改。此外，在word文档中插入各种类型的统计图，实际上也是借助excel表格功能完成的，包括条形统计图、扇形统计图等，可以在excel表格下设置统计图的分类项目、数值，然后利用word内置组件，自动将其转化为统计图的形式。在日常办公过程中，对表格的使用需求非常高，在开展资源统计、考核评价、工作总结等工作时，都需要采用表格这种简单、明了的形式，汇总相关信息数据。因此，word提供的便捷化表格插入及操作功能，可以为日常办公提供有力支持。

2.4 文档样式使用技巧

随着日常办公对word文档制作水平要求的提高，在完成基本文本、图片和表格编辑工作后，还需要对文档样式进行调整，从而满足美观性、规范性的要求。Word文档本身具有丰富的信息展示能力，可以通过使用各种各样的样式调整技巧，优化word文档编辑效果。从基本的文字、公式、表格格式调整，到整片文档的段落、栏目调整等，word文档都设置有对应的功能。比如在word文档中调整文本颜色，普通文本可以通过选中一段文本，调整“字体颜色”，完成操作。但是对于采用公式编辑器输入的公式，其默认颜色是黑色，无法采用这种方式进行调整。为了提高文档段落字体颜色的统一性和美观性，在需要调整公式颜色时，可以通过在“绘图工具栏”中的“阴影设置”按钮，为公式制作阴影，再通过设置阴影颜色，达到改变公式颜色的目的。在段落格式调整方面，可以通过采用“制表位”工具，精确调整段落锁紧，使各个文本段落保持整齐。根据不同文档的排版需求，还可以利用word文档“页面布局”中的分栏功能，将文档改变为两栏、三栏等排布方式。通过灵活运用各种样式调整工具，能够使word文档更加赏心悦目，提高其利用效率。

2.5 安全功能使用技巧

在办公自动化水平的日益提高下，许多办公室已经实现无纸化办公，重要的信息文件也采用word文档制作和保存。在此情况下，必须关注于word文档的使用安全性。Word自身具有文档加密功能，可以在工具栏下进行选择，对文档进行加密，在下次打开文档时，需要输入设置的密码，才能获取文档信息。在文档保存过程中，可以通过为文档设置默认保存文档，将同一类的文档保存在一个目录下，方便管理。Word文档还具有自动备份功能，每个一段时间就会对文档进行自动备份，如有需要，用户可以在“备份”设置功能下，设计自动备份时间间隔。如果在word文档编辑过程中突然出现死机和断电等情况，用户可以使用文档恢复功能，选择最近的备份点进行恢复，最大化的减少文档损失。在这些安全功能的支持下，用户可以免除word文档使用的后顾之忧，确保文档信息的安全性和完整性。因此，在word文档使用过程中，应积极了解其使用技巧，充分发挥word功能优势。

3 结束语

综上所述，word文档作为一款优秀的办公软件，充分掌握其使用技巧，可以促进日常办公效率的提升，最大化的发挥word文档的自身功能优势。处理便捷化操作方面的功能外，還应掌握文档加密、受损文档恢复等使用技巧，从而提升文档信息安全性，避免因文档丢失对日常办公造成影响。

参考文献

[1]周兴龙.word在日常办公中的应用技巧[J].电脑迷，2017，（12）：156.