大数据时代企业档案信息资源开发研究

秦雯媛

摘 要：大数据时代，档案工作面临的新的机遇与挑战，企业档案信息资源呈现出总量庞大、类型丰富、传播迅速及价值密度低的特点。为充分运用大数据时代带来的发展机遇，有效应对挑战，企业可以从完善企业相关制度、组建专业人才队伍、深化档案编研工作及运用新型数据技术等四个方面开发企业档案信息资源。

关键词：大数据;档案;企业档案;档案信息资源

当前，社会已经进入大数据时代，信息资源呈现出爆炸式增长趋势，大数据时代，档案工作面临新的机遇与挑战。企业档案真实地记载了企业生产经营和管理活动，对企业的长足发展具有重要价值和意义。随着企业办公自动化的广泛使用，电子文件与日俱增，档案信息资源总量猛增，传统的档案管理理念已难以适用大数据时代档案事业发展的需求，企业开展档案数字化建设迫在眉睫。

一、大数据时代企业档案信息资源的特点分析

大数据时代数据呈现为4V特点，即Volume（大量）、Variety（多样）、Velocity（高速）、Value（价值），这是大数据最主要的特点，而企业档案信息资源同样呈现出上述特点，具体体现为：

1.档案数据资源总量庞大。传统的档案管理为纸质档案管理，资源主要以纸质资源为主，进入大数据时代，企业也逐步开展纸质档案数字化建设由此产生了大量的数字资源。同时，当前企业普遍使用OA办公系统、基本实现办公自动化，由此产生大量的电子文件。此外，“互联网+”时代，各类企业特别是电商企业，网上业务占据重要地位，由此产生的数据资源对企业的长足发展具有重要的参考价值，同样需要纳入档案信息资源管理范畴。大数据能够容纳各种类型的信息资源，图形文件、图像文件、音频、视频、多媒体、数据库等形式均是企业档案信息资源的重要组成部分。档案信息资源的存储单位也有GB到TB，乃至现在的PB、EB级别。

2.档案数据资源类型丰富

传统的档案管理，档案数据主要为纸质载体承载的文字内容，而大数据时代，档案信息资源的类型和格式都得以极大的丰富与拓展。一方面，企业开展传统载体的数字化建设，通过扫描形成的图像文件。另一方面，企业档案信息化管理形成的各种类别、各种格式的电子文件。如文字型电子文件（XML、PDF、RTF、TXT），图像电子文件（JPEG 、TIFF），音频电子文件（WAV、MP3），影像及多媒体音像数据（MPEG、AVI）等等。总之，随着企业档案信息化建设的逐步推进和信息技术的高速发展，档案信息资源的类型和格式将愈发的丰富，这也给企业档案信息的管理带来了挑战。

3.档案数据资源传播迅速。得益于信息技术的快速发展，企业档案信息资源呈现出不断增长的趋势，档案信息化管理，用户利用档案不受时间和空间限制，能够实现档案信息资源的高效利用，在很大程度上减轻了档案管理者的工作压力。但从另一方面分析，发达的网络系统使得各类信息传播速度得到极大的提升，传播的范围也不断扩大，网上发布的档案信息，只需花费几秒钟就能在世界范围内传播。这在一定程度上增加了档案信息资源管理的难度。

4.档案数据资源价值密度低。大数据时代，数据资源总量庞大，难以避免虚假信息、有害信息的衍生，数据的质量难以控制，企业档案信息资源的管理难度增加。需要对信息进行仔细筛选、甄别，过滤无价值信息，将有用信息进行保存并提供利用。收集、整理、传递企业档案数据等各个步骤的操作流程直接影响了数据质量。此外，电子文件的鉴定需关注其可读性、可靠性、完整性、无病毒和载体状况，鉴定内容多、流程相对复杂，无形中增加了档案管理者的工作成本。

二、大数据时代企业档案信息资源的开发策略分析

企业档案资源的开发涉及多个方面，包括完善的制度支撑、人才保障、技术辅助，还需通过档案编研实现档案资源的深度开发，做好档案信息服务工作以扩大档案信息资源的影响范围，此外，还需借助现代技术实现档案信息资源的有序开发。

1.完善企业相关制度。档案资源开发是一项系统工程，是一项持续性工作，不可能一蹴而就，而对于企业，特别是中小型企业而言，档案工作未得到足够的重视，档案工作者为兼职管理人员、档案信息化尚未起步，档案管理仍处于传统管理阶段。因此，完善企业档案管理相关制度十分必要，应在企业制度层面考虑以下几个要点：

一是将企业档案工作经费纳入企业整体预算，为档案信息资源的开展提供经费支持;二是设置专职人员管理档案，企业档案管理是一项专业性较强的工作，涉及企业所有部门材料，设置专职人员能够确保档案资源的有效管理;三是制定企业档案信息资源开发计划，制定企业纸质档案资源数字化计划、购买档案管理系统、实现档案管理系统与企业业务系统的有效对接，逐步实现企业档案的信息化管理。此外，应逐步解决档案管理硬件建设问题，配备基本的硬件设施，如库房、温湿度控制系统、档案密集架等，实现档案的智能化管理。

2.组建专业人才队伍。档案对于企业的长足发展具有重要价值，但缺乏专业人才是很多企业面临的首要问题，出于经济效益的考虑，企业档案管理人员一般为办公室文员兼职，这不利于档案管理工作的有效开展，亟需解决人才缺乏问题。

从企业管理层的角度应注重两点，人才招聘与人才培养。在人才招聘方面，应明确人才要求，招聘具有档案专业学习背景、档案管理工作经验的人才。掌握专业的档案知识，熟练掌握档案管理的基本流程，具備档案管理的基本技能，大型企业还应注意档案队伍的合理性，适当招聘具有计算机专业背景或大数据技术的信息管理人才，注重引进复合型人才，以满足企业档案信息资源开发的多元需求。在人才培养方面，注重企业档案管理人员的继续教育，鼓励档案工作者通过多途径的学习掌握行业最新动态、掌握新技术和新知识。可以参与省级档案行政管理机构组织的岗位培训和每年的新知识培训，此外，还可以参加行业领域内的学术研讨、学术会议、前沿讲座等。有条件的企业还可以开放政策，鼓励有能力有需求的档案管理人员通过继续深造提升学历。

从档案管理人员的角度则应注重自身综合素养的提升。大数据时代，对信息技术的要求愈发明显，档案信息资源开发应要求档案管理人员掌握基本的信息技能。如常用办公软件的使用，档案管理系统操作技术、信息搜集、信息分析技术，信息服务能力等。

3.深化档案编研工作。传统的档案编研主要依靠人工完成，大数据时代，编研方式发生了转变，半自动生成模式为主，以数据分析为基础，做出更多的正确决策，而不仅仅依赖直觉和经验做出决策。传统的编研产品主要以纸质档案为主，从开始编辑到最终出版，周期较长，时效性不强。大数据时代，借助信息技术，从海量数据中获取有用信息，通过采集、分析、整理以及加工相应的档案信息，编研产品以电子化形式为主，静态的纸质档案资源转变活态的电子档案信息，档案信息得以深度开发，编研产品的形式也得到了丰富，更能满足用户的利用需求。企业档案编研其主要受众应该为公司内部人员，因此在进行编研时应充分考虑公司的内部需求，深度挖掘能推动公司长足发展的有用信息，为公司的决策提供辅助，以体现档案工作的价值。此外，涉及公司商业机密的档案信息应注重保密，运用信息安全技术对相关信息进行加密，以免造成数据丢失和泄露。

4.运用新型数据技术。做好企业档案信息资源开发工作，掌握传统的档案管理技能，如档案鉴定技术、档案修复技术、档案保护技术及档案编研技术以外，还需重点拓展自身运用信息数据技术的能力。大数据时代，数据挖掘、数据分析、云存储成为档案领域的流行的名词，也是档案信息资源开发运用到的重要技术。

5.掌握必要的标准。企业档案信息资源开发既包括传统载体档案的数字化也包括电子文件的建设与管理，而上述工作的开展必须遵循相关规章和标准，如《企业文件材料归档范围和档案保管期限》这是开展企业档案工作的首要标准。此外，还包括《企业数字档案馆（室）建设指南》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《数字档案馆系统检测办法》《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》等等，参照相关标准执行方能确保信息资源开发工作的顺利推进。

6.运用新型数据技术。大数据时代，自媒体高度发达，微博、微信、APP、网站等成为信息发布的重要载体，熟练运用上述平台开展档案信息资源管理工作十分必要。此外，信息安全技术。相比于纸质档案，信息资源的管理难度更大，病毒、黑客、网络等原因都有可能对档案信息资源造成危害，必须掌握必要的安全技术，如信息加密技术、数据迁移、数据长期保存等技术，确保档案数据资源的可读性与可用性。大数据技术，如数据挖掘，能够从海量信息中迅速获取有价值的档案信息;如数据分析，能够根据用户的信息习惯预测用户的信息需求;如信息服务，能熟练操作档案信息管理系统为用户提供高效便捷的信息服务。

参考文献：

[1]趙映诚，陈晓明等.文书工作与档案管理——电子文书的形成[M].高等教育出版社，2019

[2]胡 静.大数据时代企业档案信息资源建设研究[J].兰台内外，2019

（作者单位：郑州飞机装备有限责任公司）