试论科技档案的数字化管理及发展方向

冉绯

摘 要：随着我国信息技术的不断普及以及在科技档案的数字化进程不断加速，给科技档案的管理工作带来了效率的提高和便利，但是依然存在一些问题，本文通过对科技档案的数字化管理探讨来解决其中的问题，并且探索科技档案数字化管理未来的发展方向。

关键词：数字档案;信息安全;防护策略

数字化管理对于科技档案的管理来说极为重要，数字化管理在一定程度上提高了科技档案管理的效率和有序性，但是也在一定程度上加大了科技档案外泄和其他风险的可能，而在面向未来科技档案数据越来越大的问题，传统的数字化管理方式也面临着巨大的变革。

1 科技档案的数字化管理中的问题分析

1.1 科技档案的数字化管理机制建设不完善

科技档案的数字化管理中的问题其一表现在没有建立合理完善的科技档案数字化管理机制。事实上科技檔案的数字化管理也就是近些年不断的推进，许多单位在实行数字化管理简单的认为将科技档案数据数字化存入存储设备就算完成数字化管理，这就进入了一个巨大的误区[1]。数字化管理包括了从档案数据的收集、处理、存储、调取的整个过程，每个环节都要对数据进行整理和处理，而没有建立完善的数字化管理机制很容易导致由于工作的不规范而造成科技档案信息数据的丢失和破坏，更严重的造成数据的泄露引发其他严重后果，因此首要点任务就是进行科技档案数字化管理的机制建设。

1.2 科技档案数字化管理面临的风险众多

科技档案数字化管理面临的风险众多， 不仅存在于技术上的问题，还存在于安全的风险，因为科技档案本身的保密性要求其具有一定的安全保密等级[2]。从这两个方面来分析科技档案的数字化管理风险：1）技术性风险。技术性风险可以分成数字化技术风险和硬件风险，目前数字化技术正在朝着云存储和大数据技术的方向发展，在这个阶段科技档案的标准化工作和其他配套工作都有局限性。其次硬件风险包括了存储科技档案数据的硬件设备，包括计算机设备和存储设备等一旦出现损坏就会造成档案数据的破坏，另一方面，工作人员的操作不当也会导致数据信息的丢失和破坏，工作人员的经验和专业技能严重影响了数字化管理的质量和效率。2）保密性风险。科技档案根据其重要性具有不同的保密等级，而将其数字化之后天然具有共享性，如何平衡科学档案的共享性和保密性是一个挑战，而当今的网络黑客攻击和系统漏洞也是可能造成科技档案信息丢失的重要因素之一，因此要重视数据的安全性。

2 科技档案的数字化管理的完善策略

2.1 构建完善科技档案的数字化管理系统

我国目前实行的科技档案管理工作已经基本实现数字化管理，相比较传统的纸质化科技档案管理工作已经有了明显的效率提高和有序化，但是在数字化管理实行的过程中也体现出了一些问题，这些问题是伴随着科技当数字化管理发展过程中所产生的，构建科技档案的数字化管理系统能够提高科技档案数字化管理效率[3]。构建完善的科技档案数字化管理系统能够标准化档案格式，有利于进行统一的信息录入和存储，当前的额信息数据主要是电脑主机产生的各种数据图片文字等信息，标准化格式有利于信息的存储和处理，对后期工作人员的维护和调取也提供了一定的便利。

2.2 构建安全域和网络安全预警机制

我国信息技术的不断普及以及在科技档案的数字化进程不断加速，给网络攻击和黑客有了发展的机会，而数据的安全对于科技档案数字化管理至关重要，因此要确保数字档案数据信息安全首先要构建安全域。构建一个符合安全和高信任的区域用于存储云数据，并且要利用基于LDAR和PKI用于强化病毒防御，以此建立一个足够安全的安全域[4]。其次是网络安全预警机制，能够自动对侵略行为进行侦测并对有风险的行为进行预测和报警，这样能够及时的进行防御具体方法是建立网络预警行为模型，对网络数据流进行实施监控和分析，确保能够及时扫描到系统漏洞和隐藏性网络进攻手段。同时还要加强对工作人员的专业培训工作，使得工作人员掌握与数字化管理相匹配的专业技能和工作经验，使得他们在工作中减少人为因素带来的数据损坏风险和硬件设备损坏风险，其次要建立日常维护机制，让工作人员对数据信息经常进行维护，有利于及时发现科技档案数据的丢失和破坏，以便让专业人员进行处理。

3 科技档案数字化管理的发展方向

科技档案的数字化管理的发展方向必然是融入最新的科学技术和大数据技术的，当年最热门的技术方向是人工智能技术、5G技术和大数据技术等，而将先进技术融入科技档案的数字化管理不仅能够提高数字化管理的效率，还能够降低工作人员的工作强度，进一步提升科技档案管理工作的科技性[5]。比如融入人工智能技术能够提高科技档案信息检索的速度和相关性，传统科技档案数据收集和处理需要依靠工作人员操作计算机系统来实现，不但浪费时间工作效率也很低，检索的资料还需要进一步进行处理和筛选才能利用，而融入人工智能技术可以实现输入关键词联想功能，快速的将所需的科技档案资料进行相关性检索，提高数据的调取和处理速度，因此我们可以看出科技档案的数字化管理未来发展之路一定是融入越来越多先进的技术和管理手段，实现从纸质化档案到数字化档案再到云端档案的转变，进一步方便工作人员随时进行调取和处理。

4 结论

科技档案的数字化管理在近些年得到了长足的发展，从纸质化过渡到数据化使得科技档案管理的效率得到了进步，而面向未来海量数据的挑战，目前的数字化管理技术已经不能够满足了，因此云端科技档案必然是未来发展的方向。

参考文献

[1]蔡晓华.纸质底图档案数字化管理刍议[J].档案，2016（08）：56-58.

[2]宋慧娟.试论科技档案数字化管理[J].煤炭工程，2003（03）：51-52.

[3]秦建华.科技档案数字化发展与数字化实践研究[J].科技广场，2004（11）：57-58.

[4]张永宽.科技档案管理信息化建设[J].科技资讯，2014，12（08）：232.

[5]孟德泉，孙序.对图书馆档案管理的思考[J].理论观察，2006（06）：132-133.