浅谈机构改革中的档案管理工作

摘 要：档案工作是维护历史真实面貌、提高工作效率和质量的基础性工作。在机构改革过程中，档案最容易散失、丢失，稍有不慎就会造成对社会、对国家无法弥补的损失。文章针对机构改革过程中档案管理工作提出了几点建议，希望能够给相关人士提供重要的参考价值。

关键词：机构改革;档案管理

2018年3月，中共中央印发了《深化党和国家机构改革方案》，方案涉及了深化党中央机构改革、深化地方机构改革等多方面重要内容，而为了保证这类改革推进过程中档案管理工作的顺利开展，正是本文围绕构建适应机构改革需要的档案管理工作体系开展具体研究的原因所在。

1 摸清基本情况

为做好机构改革档案管理移交的前期准备工作，档案部门对涉及机构改革的相关部门需开展摸底调查工作，摸清涉及改革部门档案室现存基本情况，將实际情况与新时期档案管理工作相结合，探索工作对策，为制定下一步工作方案提供坚实的事实依据。强调新组建后的单位，档案用房面积按照标准设置，更新基础设施，提供必要的保管设备，办公和库房分开、库房不得堆放杂物，要保障库房安全，有必要的防火设备等。

2 明确职责定位

本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的态度，明确责任，密切配合，积极采取必要措施，进一步健全完善档案工作机制，确保档案得到妥善安全处置。改革涉及的部门和单位，要制定档案管理与处置工作方案，明确档案工作负责机构和人员安排，确定档案各种门类、各种载体，收集、整理、清点、交接工作的程序和环节，以及日常保管、利用要求等，方案经同级档案行政管理部门同意后实施。按照规定及时向同级综合档案馆或新组建机构移交档案。新组建和职能发生变化的部门和单位要编制或修订文件材料归档范围和文书档案保管期限表，报同级档案行政管理部门审查同意后执行。档案行政管理部门负责本行政区域内涉改单位的档案管理与处置工作方案审查，档案交接与管理工作监督指导，文件材料归档范围和文书档案保管期限表审定等工作，协调处理本行政区域内发生的档案归属争议等问题。档案部门要积极做好档案接收进馆的各项准备工作，防止因接收不及时出现档案遗失的现象。

3 制定处置方案

明确分管负责人、责任部门及人员、时间安排和具体工作要求。落实工作经费，要留足满足档案整理、数字化及移交工作所需费用。组织档案清点、移交大动员，明确档案各种门类、各种载体收集、整理、鉴定、保管、利用和清点、交接等工作具体要求，特别要强调音像、实物、电子等特种载体类档案收集、移交要求。将档案清点、归档移交与人员转隶相结合，档案未完成移交的，不得办理转隶手续。任何部门单位和个人不得擅自带走、留存、转移、销毁档案。

4 依法履行档案职责

明确分管档案工作领导，解决新组建机构档案工作相关事宜;明确档案管理机构及其职责，承担新组建机构档案管理制度制定、档案收集、保管、利用等职责;落实档案工作人员，完善工作机制，规范有序管理新组建机构档案;制定或重新修订文件材料归档范围和文书档案保管期限表，明确各部门文件形成积累、归档管理等职责。县市档案部门是负责监督指导机构改革部门单位档案管理、处置工作的主体。要做到三个主动：一是主动和当地编办联系。了解掌握机构改革动态、涉改单位名单和基本情况，根据涉改单位情况组织督查指导小组。二是主动和机构改革单位联系。涉改单位多，情况复杂，需要分类分组开展指导。撤销、合并单位，审查档案管理与处置工作方案，重点监督指导档案收集、清点、整理、数字化，做好移交准备并办理移交;新组建或职责调整单位，根据单位三定方案修订的主要工作职责和改革进度，重点协助指导他们搞好改革期间的档案资料收集和移交工作，审定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，指导做好档案管理制度制定、人员落实、保管设施设备配置等工作，确保档案完整齐全和安全保密。三是主动向机构改革领导小组报告工作进展情况、存在的问题及建议。对于发现的拒不移交、销毁买卖、遗弃、赠送、撕毁等擅自处置档案的行为，要及时依法查处。

5 整合立卷思路

机构变动形式不同，带来的档案归属流向、全宗的划分、档案管理职责的变化也不同。涉改单位应根据机构改革方案的要求，对档案进行合理合法处置，做到科学有序。具体思路：一是不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位，自变动之日起档案全宗终止，实行封口管理，不得分散，按照规范要求进行整理，移交同级综合档案馆[1]。二是新组建的独立机构自成立之日起形成的档案，由同级档案行政部门分配新的档案全宗，按有关规定进行管理。三是保留原机构名称、优化职能或部分职责发生变化的，沿用原档案全宗。部分职责划入其他机构的，划入前的档案仍属原档案全宗，不得分散，不得擅自带入新机构。相关机构需要利用该部门档案的，档案保管部门应按照规定提供利用。四是更名、调整领导管理体制的机构继续沿用原档案全宗。五是两个或两个以上机构合并成一个新机构的，原机构全宗终止。之前形成的文件材料整理、清点完毕后，按照进馆要求移交同级综合档案馆，或实行封口管理，由新组建机构代管，达到规定进馆年限后，再移交进馆。新组建机构所形成的档案按新单位名称另立全宗管理。六是存在其他情况的，档案的管理与处置按《机关档案工作条例》第二十六条规定执行。七是结合单位主要职能，清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料，并进行登记造册，做到应收尽收。对各门类档案严格按照行业标准及移交进馆要求进行系统整理、编目，编制好检索工具。八是移交内容包括档案、资料和检索工具。移交的档案是指原机构存续时保管与形成的全部档案资料，包括文书档案、科技档案、专业档案、会计档案、实物档案、声像档案和重大活动档案等。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、全宗卷等[2]。

6 结论

简而言之，在当前机构改革中，作为机关基础工作的档案管理，面临重大变化和挑战，切实做好机构改革中的档案管理工作，维护档案的完整与安全，记录好、整理好、交接好、管理好、使用好文书档案，维护好机构改革前后历史的真实面貌，是做好档案工作的重要环节。

参考文献

[1]高永华.昭通市档案局123措施抓机构改革档案管理工作[J].云南档案，2019（02）：9.

[2]朱捷.机构改革中机关档案管理工作的体会和思考[J].办公室业务，2019（01）：92.

作者简介

马华措（1978-），女，藏族，甘肃，青海省老干部大学，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。