浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

侯伟

摘 要：质量是建筑工程最为注重的内容之一，在一定程度上体现着企业的竞争力和实际管理水平，而质量管理也可以进行细致的划分成不同信息内容，而将这些信息收集到一起就形成了建筑工程档案资料，它是各个活动以及经验的集中体现，档案资料管理工作的顺利开展，可以促进企业效益的提升，工程质量的提高，但是处于发展阶段的城市建设还存在很多问题，而这些都急需解决，因此做好建筑工程档案资料管理十分必要。

关键词：建筑工程;档案资料;管理;问题;措施

1 建筑工程档案资料管理工作的重要性

在建筑工程的档案资源管理中，会涉及非常多的施工环节、部门、施工工序等等，一旦在施工过程中没有进行详细的记录，在档案资源管理工作的开展过程中就会杂乱无序。在建筑施工的过程中会产生大量的资源信息，这些资料直接反映了该项目工程的施工质量和经济效益，对建筑企业来说，可以有效提高工程质量和管理效率。因此建筑企业需要建立一个科学有效的资料管理制度。从国家建筑行业发展来看，一个建筑项目具有完整建设档案资料，就说明该项目的所有施工流程都是合法有效的，并且根据档案资源进行核查，还可以对该建筑项目的质量标准进行判断。

从质量控制方面来看，质量控制需要达到国家规定的标准，而建筑项目的标准则是经过了施工过程规范化、科学化、标准化和合理化，在档案资料的记录中可以监督施工质量。同时在项目的施工到竣工过程中，工程的资料都是最原始的项目资料，其中包含了项目的所有信息，是该项目施工的信息依据，也是今后维护检修审核的一个信息依据。

2 建筑工程档案资料管理中的问题

1）有关人员的档案意识薄弱。我们都知道，建筑工程中所蕴含的档案资料属于一项十分复杂的项目，尤其是在工程结束后交给业主的档案资料就更加多。如果在短时间内没有发现建筑工程存在问题，那么就可以顺利交工，可是一般情况下，根本无法在短时间内将整个工程的资料整理出来，这样很大程度的给建筑工程的档案资料管理造成了影响。有时在利用档案资料时，一般都是借鉴的重要部分资料，使其很多的档案资料都被疏忽了，因此，建筑工程资料的利用率减少，给工程档案资料的完整性带来了很多不必要的麻烦。

2）管理队伍水平不高。当下建筑企业中，很多档案管理人员都不是专业管理人才，对于档案管理认识不高，大多数人认为该工作内容较为简单，并且工作量不大，无非是整理文件、做记录而已。还有很多企业中的档案管理人员是年轻人，并且很多没有去过生产第一线，所以对于工程资料的认识存在缺陷，虽然可以按照规章制度进行工作，但是却不能解决资料中存在的问题，资料退回之后各个项目档案负责人无法进行合理的修改。

3）管理制度不完善。从当前的发展趋势来看、建筑企业与施工企业在意识形态的认识不足，这样就会在很大程度上致使工程档案资料管理无法得到应有的重视，很多企业将目光放在了施工建设的上面，出现“轻管理、重建设”的现象时有发生。还有一些管理人员片面的认为不需要将精力和时间花费到这项工作中，甚至无法意识到工程质量和档案资料存在的关系，这样在实际开展工作的时候就不能做好监督工作，施工监理也无法落到实处，管理流程存在较多问题。

4）档案资料管理的效率太低。建筑工程档案资料管理是建筑工程管理的核心环节，目前很多建筑企业只重视资料的数量，却对资料的真实性以及可靠性缺乏审核，也因此导致资料的归档工作过于简单，使建筑工程档案资料中夹杂许多毫无意义的资料，长远角度看将会影响建筑工程资料管理的优化与长期的使用。另一方面部分建筑企业对重要文件与签字资料审核不严格，使档案资料的可靠性与真实性充满了不确定性，造成工程档案资料利用率严重下滑的情况。

3 处理策略

1）控制资料编写过程。在管理档案资料时，相关工作人员首先需要确保工程技术资料具有统一的表格样式，在准备筹建项目時，相关工作人员需要严格基于工程具体特点进行竣工资料表格的科学制定，确保能够最大程度满足档案管理部门以及当地行政部门管理规定。有效统一表格样式能够在一定程度内简化工程资料整理和编辑作业，他从而有效避免资料格式出现不规范和多样化的现象。其次，还需要全面收集整理施工物质资料，在进行建筑项目施工作业时，受到时间以及其他因素的不良影响现场施工物质，材料检验报告和出厂合格证通常很难与相关材料同步到达施工现场。基于此，现场管理人员必须确保及时收集复试资料，避免出现材料先用后试，对其工程进度和工程质量进行更高程度的保障。

在此过程中，企业需要设置专业人员跟踪收集和整理相关资料，在进行具体作业时，第一步需要严格检查到达施工现场的构配件和原材料，同时，对其实验报告和材料合格证进行及时收集和有效整理。在具体应用相关材料之前需要审核厂家提供的实验报告和合格证书。

2）科学应用现代技术。现代科技的高速发展为我国建筑单位管理工程档案资料提供了新的技术，管理技术逐步实现更高程度的信息化，在具体进行管理作业时，相公，工作人员可以利用信息技术和计算机设备管理档案资料，通过科学构建管理平台，在企业内部构建信息库，确保企业管理逐步实现更高程度的信息化，满足企业发展大趋势。通过应用信息化技术和计算机设备的编制建筑工程施工作业中各环节产生的具体数据和资料，确保管理人员能够更为便捷的查询相关资料，进而使管理人员具有更高的工作效率和工作质量，有效推进企业建设。

3）完善制度，规范档案管理。完善的档案管理制度是确保工程建设档案管理工作高效运行的重要前提。第一，应当结合工程建设档案管理情况，对现有档案管理制度进行积极改进，并对档案借阅、归档以及保管等工作进行规范，并对相关档案岗位职责进行明确，防止相互推诿情况出现。第二，对档案管理绩效考核体制进行完善，将档案管理业绩与工作人员薪资待遇相挂钩，将干部任免和人事聘用制度挂钩，以不断规范化档案管理工作。第三，加强监管工程建设档案管理的工作力度，采取不定期和定期检查的方法，在第一时间内发现档案工作中所存在的问题，并予以解决，以提高档案管理质量。

4）优化人员配置。建筑工程的档案资料管理工作存在一定的特殊性，因为建筑工程的项目较为众多，并且往往分散在各个地方，加之工程项目本身的周期较长，施工内容较为复杂，涉及面较广，所以工程档案管理工作中涉及的管理内容较为众多，无论是数据或者是文本资料都十分庞大，这就要求此种管理工作的员工更加具有责任心，可以在诸多资料管理中，仍然做好分类、整合与录入。对于档案管理工作人员的选拔，可以从企业内部进行，这样的人员有过项目施工经验，真正了解项目施工第一线的情况，对于档案管理工作更加得心应手。还可以从外面聘请管理人才，增加管理队伍的活力。在管理过程中，应该定期对人员进行考核，根据考核成绩进行人员调动，选用有管理能力的人才参与管理。

4 结束语

总之，社会的不断发展使人民的生活水平不断得到了提高，同时，工程建筑行业也得到了迅速发展，但是在发展的过程中还存在一些需要改进的地方，这就需要企业给予高度重视，尤其是建筑工程档案资料管理工作的开展，因此企业需要加强对此项工作的重视程度，制定相应的管理措施，重视对档案资料管理人员的培训，实现管理模式的创新，从而推进建筑行业的快速发展和进步。

参考文献

[1]李梦娜.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].门窗，2017（05）：79.

[2]龙雨.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].城市建设理论研究（电子版），2017（06）：73-74.