谈不动产档案管理中的利用和保密

张雪萍

摘 要：随着社会的不断发展以及科技的进步，不动产管理也进入全新发展阶段。不动产与动产具有相對性，鉴于档案本身以及管理具有的特殊性，应用与保密工作成为重点。因此，要对不动产档案管理模式进行创新，科学处理应用与保密之间的关系，有效维护档案信息完整性的同时，提升不动产档案信息利用率，构建有效的利用与保密方案，实现不动产档案管理效率与质量的全面提高。

关键词：不动产档案;管理;利用;保密

对于不动产管理工作，其整个管理工作极具专业性与系统性，涉及房屋、土地等诸多权属档案信息，关乎诸多主体利益。立足新环境下，不动产档案的利用与保密工作成为核心，需要有效处理二者之间的关系，化解彼此之间的矛盾，切实提升不动产档案管理水平，更好发挥不动产档案服务社会的价值。

1 准确掌握不动产档案的涵义

对于不动产档案，其主要涉及的是房屋、土地等权属档案文件。结合不动产档案资源内容，可以划分为房屋登记档案、土地确权档案、服务档案以及其它类型的档案。立足信息时代，不动产档案利用与保密工作成为影响管理效果的重要因素，需要与时俱进，对不动产档案管理方式进行优化，以数字化建设为方向，为不动产档案价值的发挥创造有利条件。

2 正确认识不动产档案利用与保密之间的关系

对于不动产档案，利用与保密的关系是影响档案价值发挥的重要因素。具体讲，档案管理的最终目的是利用，因此，从原则上讲，档案的资源利用范围具有普遍性。但是，不动产档案内容特殊，涉及房屋产权多领域，很多档案与国家发展建设息息相关，具有自身固有的机密性质。也就是说，在查询使用的时候，不能出现片面强调利用或者保密的情况。从本质上讲，不动产档案利用与保密的目标一致，都是最大化发挥不动产档案信息的价值，更好服务于社会建设，需要以保密为基础，实现利用的最大化。保密的目的是维护相关主体的合法权益，在此基础上扩大利用范围。

3 全面提升不动产档案利用率

3.1 增强不动产档案安全系数，为资源利用奠定基础

从不动产档案本身性质分析，在管理过程中，安全问题不容忽视，需要落实相应的控制工作，为有效利用奠定安全基础。因此，不动产档案管理部门要正视不动产档案实际情况，合理进行数字化档案分类工作，以安全为切入点，发挥一体化档案信息管理平台的功能，将档案内容管理落到实处;从安全角度分析，需要依托信息化建设，建立科学的信息化管理系统，保证与当前不动产档案结构形式相匹配，对相应数据信息进行科学管理;在管理过程中，支持数据库管理方式，强化档案资源结构的优化与完善，使得档案能够实现合理的分类，在保证档案数据安全的同时，为档案查询利用提供便利;在信息化建设中，相关基础设施与设备需要进行安全处理，配合以互联网监控系统，落实杀毒处理工作，保证系统运行始终处于安全状态，为不动产档案资源的利用创造安全环境。

3.2 合理增加资源投入，支持不动产档案资源信息化应用

立足新时期不动产档案管理工作实践，数字化形式的资源成为主流，因此，为了保证电子化与信息化资源顺利得到利用，资源投入是根本。在不动产档案管理系统与平台建设中，涉及大量先进技术的引进以及设备设施的购进，同时，系统升级与更新也需要后续大量投入。因此，对资金以及多种资源的需求很高。基于此，在不动产档案管理中，需要合理增加资金投入，有效应用在信息化系统构建之中，加快不动产档案资源管理平台建设，落实有效的维护与管理工作，做好升级与更新，促使系统运行更加稳定高效，保证档案利用不受制约。

3.3 优化不动产档案管理机制，强化制度性保障作用的发挥

立足当前不动产档案资源管理，面对诸多新情况与新问题，档案管理制度成为适应新环境的基础性保障。因此，为了与信息化发展环境相契合，要重视分析相关工作流程，掌握各个管理环节，对档案管理制度进行优化与完善。例如，可以推广自助办理服务，发挥数字化优势，取代手工操作，加快事务办理速度与效率;对管理标准进行完善，以新时期工作特征为基础，促使管理机制能够为不动产档案资源管理提供依据，遵循客观与科学原则，真正为不动产档案资源信息应用营造更加和谐的环境。

3.4 加快不动产档案资源数字化与信息化建设，为档案利用提供发展动力

目前，不动产档案管理面临多个方面的使命，一方面，要维护国家与国民的权益，增强不动产管理社会公信力，尽显专业性。另外，还要为产权维护提供更加权威的依据，加快不动产管理实现现代化与高效化。基于此，为了发挥不动产档案的价值，提高档案利用率，需要重视不动产档案管理的数字化建设。在编制数字化档案的过程中，以纸质档案内容为基础，保持数字化与纸质档案的一致性;积极构建统一的数据库与档案信息网，组建完善的数字化档案管理系统，强化档案信息的整合，实现对多种形式资源的收录与归档，为档案使用创造更加优越的条件。

4 不动产档案保密管理的措施

4.1 落实精细化管理模式，提升管理人员保密观念与保密能力

在不动产档案资源管理中，保密工作至关重要，也是不容忽视的环节。在档案管理中，档案管理人员是主要执行者，其保密观念与保密能力是影响保密效果的重要因素。因此，要增强档案管理人员保密意识，促使其对保密工作形成端正的认识，积极应对保密工作，保证各项保密工作得到妥善落实。具体讲，要对管理环节进行明确，准确掌握管理流程，尤其是了解可能引发泄密的原因，能够进行针对性处理。在落实保密工作过程中，要以精细化为基本原则，关注纸质不动产档案资源立卷归档流程，维护档案内容的完整性。一方面，要对不动产档案卷宗进行严格审核，考察其齐全性，保证页码秩序正确。审核完毕之后，要进行案卷软封面的编制，保证封面内容丰富，标题清晰。随后进行上架处理，入库，实现统一保管;重视对涉密人员保密观念进行提升，多组织专业学习，促使其拥有较高的责任意识与保密思维，落实相关法律法规，杜绝泄密事件的发生。定期组织保密教育培训，通过知识学习与业务考核，增强保密能力。除此之外，针对档案保密，组织管理人员观看警示资料，促使其能够深入了解档案保密规定，依托较强的保密意识以及较强的保密能力，切实维护不动产档案的安全性。

4.2 积极完善不动产档案保密机制，实现保密工作的系统化与层次化

为了将不动产档案保密工作落到实处，增强保密效果，需要重视对相关保密制度进行完善。要结合不动产档案管理工作实际，对各个环节进行系统分析，以事实为前提，强化保密制度的优化，尤其关注档案资源在查阅、外借以及失泄密管理制度方面的调整，增强贯彻执行的规范性与全面性。针对多层次的保密需求，需要实施审批制度，保证档案利用的有效性与规范性。

5 结束语

综上，在新时期不动产档案管理中，利用与保密工作是重点，需要结合不动产档案管理实践，正确认识利用与保密的关系，掌握核心工作，构建针对性发展策略，强化全方位优化与完善，为不动产档案管理效率与质量的提升提供坚实的保障。

参考文献

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