新形势下医疗单位档案管理新思路

陈爱平

摘 要：随着电子信息技术在医疗单位的普遍应用，我国医疗档案管理也迎来了新的发展，这种发展是一种挑战也是一种机遇，利用现代化的技术对医疗档案进行信息化管理是医学发展中的必然趋势。笔者就现阶段医疗单位档案管理现状加以总结，分析出档案管理电子化、信息化的趋势和优势，并就如何实现档案管理电子化提出了自己的见解。

关键词：医疗档案;电子化;趋势;途径

1 引言

医疗档案管理的效率将直接影响医院内部医疗卫生系统的进步和发展。随着信息时代的到来，科学技术正在发生着巨大的变革，医疗档案作为医院日常经营活动的重要载体，其管理方法和途径也面临着新的挑战。在医疗事业单位中，档案管理逐渐细化，所含内容也越来越广泛，传统的管理档案的方式已经难以适应，电子档案的使用已经是一种不可阻挡的趋势。因此，笔者希望通过此文对电子档案在医疗事业单位的实用性进行探讨，希望有助于各医疗事业单位对电子档案管理方式的引入跟运用。

2 医疗机构档案管理现状

1）传统档案多，归档复杂。传统的医院档案中涉及很多原始文件、图标、图纸等，档案管理的归档、查阅、统计包含着较大的工作量，因此管理起来诸多不便，在文档数量、种类不断增加的情况下人工操作容易出现档案管理错误的问题，因此传统的医院档案管理方式已经滞后。

2）电子档案的逐渐普及。医院的日常工作会产生大量的电子档案，并且这些电子档案具备重要的科研、医疗价值。因此近年来医院对电子档案的管理也提上了日程。电子档案本身方便快捷、传输速度快、灵活环保、共享简单。但其保存和处理也有一定的复杂性，面临的档案风险也更多，因此电子档案的整理和保护就显得特别重要。

3）档案信息电子化管理的意义。在非信息化的时代，众多档案文件以纸质形式存在，作为最有实用价值的信息资源库，这样的存在形态使得珍贵的档案信息资源不能很好的为各政府领导和广大人民利用，而电子化可以很好的解决这个问题。实现档案电子化，能够冲破档案利用的种种局限，使得档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息化的合理配置，科学管理，为社会提供高效的服务。

3 医疗档案电子化管理的优势

1）医疗档案电子化有助于保护档案原件。在进行医疗档案管理过程中，信息化的处理手段可以有效地保护各类档案原件，直接减少医护人员对档案原件的接触，避免了档案原件直接被接触和重复使用可能造成的磨损，从而可以达到保护档案原件的目的。同时，医疗档案信息化的管理可以在很大程度上降低甚至避免重要档案原件丢失的风险。

2）医疗档案电子化有助于改善文件归档方式。医院在进行医疗档案管理过程中，档案部门需要对各类档案进行分门别类的著录。信息化技术的使用可以使归档人员从繁琐的手工劳动中解放出来，归档人员只需要输入指令就可以快速完成相关内容的更改，大大改善了文件归档的方式。利用快捷高效的计算机技术进行档案归类，不仅可以有效地节省人力，同时可以提高相关工作人员的工作效率。

3）医疗档案电子化有助于整合和共享档案信息资源。医疗档案整合的主要目的是实现档案资源的系统化、有效性和共享性，从而进一步扩大医疗档案资源使用的范围和覆盖面积。医疗档案的信息化管理形成了一系列的医疗电子文件，相比传统的档案原件，医疗电子文件更便于搜索和导航，可以有效地增加对档案原件的应用程度和效率。同时，电子医疗文件加快了其在各个部门和各个科室之间的信息流动速度，各科室之间可以无冲突地使用相同的医疗档案内容，大大提高了档案原件的利用率，最大限度地实现了医院各部门之间档案信息资源的共享和沟通。

4）医疗档案电子化使档案的检索和使用便捷化。将医疗档案进行信息化管理后，可以对医疗档案进行电子文档归类并形成电子目录。医护人员利用快捷方便的电子信息查询系统，利用关键词可以快速查询到所需要的相关医疗信息。相比传统的檔案搜索方式，电子化的档案信息查询方式具备更加快捷、方便、准确、系统的优势。

5）医疗档案电子化改善了档案管理模式。在传统的医疗档案管理过程中，大部分的档案资料都是以纸质化的方式进行归档存放。随着时间的推移，档案资料越来越多，需要大量的空间进行档案的存储。这些纸质档案的管理还要做好温度、湿度等环境因素的控制以及虫鼠等生物防治，从而出现了管理成本居高不下但使用效率低下的现象。信息化的医疗档案管理方式可以很好地解决档案的存储空间和存储成本问题，并明显地提高了档案的使用效率。

4 实现档案信息电子化管理的途径

1）规范电子化档案管理制度，加强人才培养。我们应该由上至下建立统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档方法等内容，定期整理、分类归档，由专人负责，并妥善保管，确保历史档案资料的完整和安全。同时有计划的对档案管理人员进行政治思想教育，并组织参加培训，掌握信息技术的新知识，造就大批档案管理的高素质人才，从而满足电子化的档案管理工作需要，改变电子化档案管理人才缺乏的现状。

2）加大数据库建设力度，实现档案管理的信息资源的数字化。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，也是工程的主体。建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，以提供服务。在加快档案数字化建设的同时也要规范档案数据化的技术系统，并逐步建立互通兼容系统，使各种电子档案在通用标准下顺畅转换。

3）建立电子档案应用，实现资源共享平台。我们需要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台需按级次设置查访权限，以便机关各科室自行查询所需资料，消除影响资源共享的其他因素，全面提高整体工作效率。

4）加大基础设施建设的资金投入。建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率;同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。

5 结语

随着信息社会的发展，加快医疗单位现代化建设势在必行。医院管理人员和工作人员应充分认识到电子档案的重要性。要立足大局，面向未来，全力支持电子档案工作的开展和实施;建立健全电子档案管理制度和工作制度;投资改进配套设备和培养档案专业人员;充分发挥电子档案的优势，为广大患者和团队服务，促进医院全面协调发展。

参考文献

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