信息化手段在档案管理工作中的研究应用

摘 要：近些年来随着我国信息技术的不断发展，人们生活的方方面面都开始受到了信息技术的影响。信息化时代已经到来，在一定程度上，丰富了人们的生活，改变了人们的工作方式。在信息化手段下，能够切实有效提升工作效率，使得日常事务的处理变得更加便捷高效。随着信息化手段的日益成熟，在档案管理当中也开始越来越多的应用到信息化技术，但就目前而言，我国档案管理工作的信息化建设仍然处于起步阶段，信息化手段的应用任重而道远。本文便浅析信息化手段在档案管理工作中的研究应用。

关键词：信息化手段;档案管理;研究应用

档案管理工作是复杂精细的工作，需要对复杂数据进行记录分类。我国将档案管理工作定义为“过去和现在的国家机构从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。通过对档案的研究分析能够为我国企业以及社会的发展，提供很好的参考价值，因而档案管理工作具有积极的意义。而在现实当中档案管理工作步骤众多，一般而言可以分为对数据的采集、整理、鉴定、保管、研究等几项重要的步骤。在传统的档案管理模式下，档案管理主要依托人工管理的方式，其管理效率较为低下，且在整理、保管的环节容易产生错误。与此同时，人工管理的模式还会消耗大量的人力物力。在信息化技术得到广泛应用的今天，不仅档案管理效率得到了大大的提升，同时利用信息化手段能够提升数据分析以及整理的精确度，使得档案管理工作能够事半功倍。本文便主要分析信息化手段在档案管理工作中的研究应用。

1 我国档案管理工作的现状

近些年来我国社会经济取得了巨大的发展，在人们物质生活水平得到显著提高。与此同时，是在社会发展背景下带来的人们对档案管理需求的不断增加。因此，与之相对应在巨大的档案管理需求刺激下档案管理的模式也发生了很大的变化。随着信息技术的不断普及，依托信息化手段进行档案管理工作可以使得档案管理工作更加简单便捷，大大提升档案管理的效率。现如今，信息化手段已经逐渐被更广泛的应用在档案管理当中。在档案管理的信息化手段应用中取得了一定的成就，在信息化技术的支持下，我国逐渐在电子档案建设、档案大数据分析、档案智慧管理等信息化层面取得了突破，进一步完善了我国的档案管理体系。

但是，我国档案管理工作仍然存在很多的不足。近些年来，档案管理工作虽然得到了一定的发展，但是我国档案信息化建设起步晚，现阶段的信息化建设不充分，还有需要地方需要得到一定的完善。从档案管理的全局来看，我国档案管理仍然有许多传统管理模式，大量的人工管理仍在档案管理工作中占据主要地位。我国档案信息化建设仍然处于起步阶段，信息化建设应用还需要一个不断完善的过程，我国的档案管理信息化建设任重而道远。

2 信息化在档案管理工作中的必要性

将信息化的手段应用于档案管理工作当中是十分有必要的，是档案管理效率提升的必然途径。信息化在档案管理工作中的必要性主要有以下几个方面：

1）提升档案管理的效率。信息化手段的应用能够大大提升档案管理的效率，改变原有的人工管理模式。通过信息化的应用，加强了对于档案的归纳以及整理分析能力，优化档案管理的步骤流程。信息技术的应用，能够有效避免因人工操作而产生的失误，提升了档案管理的准确性，为档案管理工作带来了便捷高效体验。信息技术发展使得档案管理中电子档案建设、档案大数据分析、档案智慧化管理得到了应用，切实有效的提升了档案管理的效率，因而推广信息化管理十分有必要。

2）节省档案管理成本。在传统的管理模式当中，需要大量运用大量的人力物力来进行档案管理。信息化的建设可以在很多方面取代人工管理，能够有效降低档案管理的成本。一般情况下，档案管理的步骤较为复杂，需要投入人力物力来完成。而信息化建设能够化繁为简，提升档案管理的协同程度，减少不必要的人力物力投入，对于成本的节省具有重要的作用。

3）优化存储方式。在传统的档案管理当中，档案的存储通常会采用纸质文件。纸质文件往往不易保存，易受潮、易燃烧、易损毁，此外纸质文件会占据大量空间会给档案的存储带来一定的考验。在这种以纸质文件为主的档案存储当中容易造成档案的丢失以及损毁。而在档案管理工作中应用信息化手段可以建立电子档案制度，应用信息技术对重要档案进行备份管理，这样以来优化了档案管理的储存方式，让重要的档案都能够得到及时的备份。此外，选择电子档案进行存储其所占用的空间小，能够利用有限的空间存储海量的档案资料。

3 信息化手段在档案管理工作中应用的措施

1）創新管理方法，转变管理思维。作为档案管理人员需要结合档案管理的实际，创新管理方法，转变管理思维。传统的管理模式主要以人工管理为主，相对于信息化建设而言在档案管理中的效率要相对较低。面对新的档案管理形势需要转变档案管理的思维，应用信息化手段推动档案管理的创新。只有在新的档案管理思维的引导下才能促进档案管理推陈出新，让更高效的管理模式应用到实际管理当中来。

2）加强人员培训。在档案管理信息化建设当中，工作人员的实际操作能够给档案管理效果起到很大的影响，因此我们需要加强对于相关工作人员的培训，切实提升相关人员的专业素养，使其能够符合档案管理的信息化建设。传统的档案管理尚且对人员管理素养具有一定的要求，而信息化时代下，档案管理的工作对于人员管理素养的要求会更高。在档案管理工作中可以通过定期举办培训课程，不定期考察的方式来加快相关人员对信息技术的了解。同时也可以开办信息化技术交流会，来交流分享各自在档案管理信息化建设中的经验，从而促进人员相关档案管理能力的提升。

3）加强推广宣传。信息化技术已经越来越普遍的应用于我们生活的方方面面，而在档案管理当中虽然也逐渐应用信息化技术，但是现阶段的信息化建设不充分，还有很多地方信息化手段没有得到很好的应用。在此时，我们需要加强对于信息化建设的推广宣传，需要认识了解到信息化建设给档案管理带来的积极影响，改变传统保守的档案管理模式。在新时代下，人们对档案的需求日益增多，只有更加广泛的应用信息化手段，才能够更好的应对日益增长的需求。作为档案管理机构应当要组织有关人员学习信息化技术，了解在档案管理中的信息技术知识，并在档案管理中可以应用信息技术的地方，推广信息化手段的应用，通过这种加强推广宣传的方式来实现信息化手段在档案管理工作中应用。

4 结语

综上所述，现如今信息对我们的生活影响越来越深刻，在档案管理中，我们需要顺应时代的发展，积极融入更加高效的档案管理方式。相信不久的将来随着人们对信息技术的重视视频音频、电子文件、录像资料等档案信息会更广泛的在档案管理中应用。

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作者简介

刘天华（1982-），男，汉，山东高密，本科，档案管理，工程师，中国电子科技集团公司第十研究所。