浅谈现代化档案管理中档案基础管理工作重要性

江莹莹

【摘  要】通过对现阶段档案管理工作中存在的问题进行分析，研究并探寻档案基础管理工作现代化的重要意义，进而探究档案管理工作现代化的具体策略，不仅有利于提高档案管理工作的质量，而且对于相关企业工作效率的提高大有裨益。基于此，笔者在本文中首先研究了档案管理中档案基础管理工作现代化的重要意义，接着又对当前档案管理的现状及问题进行了观察和分析，最后，为了进一步探究档案管理中档案基础管理工作现代化的具体策略，笔者积极出谋划策，以期能够在相关研究中发挥抛砖引玉的作用，切实促进档案管理工作的现代化发展。

【关键词】现代化;档案管理;基础管理工作;重要性

引言：

档案基础管理工作对于档案管理工作的质量和效率发挥着决定性的作用，能够从一定程度上反映档案管理的水平，档案管理工作又将对企事业单位的工作效率产生直接的影响。因此，若能积极促进档案管理的现代化改革，通过现代化技术的应用来提高档案基础管理工作的效率，必将有效促进档案管理工作的长期可持续发展。为此，积极分析档案管理工作的现状是非常有必要的。就当前档案管理工作的现状而言，档案管理工作现代化建设的强化已经成为了迫在眉睫的任务。

一、档案管理中档案基础管理工作现代化的重要意义

首先，在现代化发展过程中，档案的内容日益丰富，数量日益庞大，档案工作也越来越复杂，传统的档案基础管理工作已经很难满足时代和社会发展的需求了。现代化档案管理模式的推行将会有效提升档案管理和分类的质量，并能有效缩减管理员的工作时间。与此同时，现代化技术的应用和推广，有利于实现档案信息的高效处理，并保证相关信息的准确利用。此外，现代化技术在档案管理工作中的应用，将管理员从单一而繁重的工作中解放出来了，不仅有助于提高他们对于档案管理工作的整体认知，而且为他们提供了更多学习和自我提升的时间。

其次，档案基础管理工作的现代化是档案管理工作现代化的重要基础，这也是信息化时代以及现代化社会提出的要求。档案管理工作的现代化说到底其实就是信息化，而信息化的应用能够实现信息的高效开发和利用，在降低管理成本的基础上还能促进管理工作的高效运行，这就大大提升了企业的综合竞争力。更重要的是，档案管理工作的现代化对于企业本身的改革和发展有很大的帮助，甚至可以说，档案管理工作的现代化是企业现代化改革和发展进程中不可或缺的一环。

最后，档案基础管理工作的现代化有利于保障公众知情权的实现。虽然最初的档案管理信息化是为了方便管理者的工作，但随着档案管理信息化的逐步完善，公众也越来越重视自己的知情权，而档案管理工作的信息化为信息的公开创造了便利的条件，公众的知情权由此得到了保障。

二、档案管理的现状及问题

随着信息化技术的飞速发展，社会的现代化进程越来越深入，档案管理工作的现代化也已经引起了广泛的重视，但就现阶段的档案管理工作来看，仍然存在很多问题，现状亟需得到改善。第一，当前的档案管理工作者及整个社会对于档案管理工作的现代化都缺乏正确的认知。主要表现为，档案管理工作千篇一律，缺乏创新意识，档案管理工作者普遍将档案管理视为信息的记录和总结，并没有充分发挥档案信息的作用，他们对于档案管理工作的意义和价值缺乏深入的挖掘和思考。因而领导者不能从根本上重视起来档案管理工作，相应的资金投入也就十分有限，对于档案管理工作的现代化形成了阻碍。第二，企业在档案管理工作中投入的人力和物力都十分有限，这当然与领导层的不重视有关，但也反映了档案管理工作在企业中的作用和价值不够突出的现状，管理工作者不能从根本上重视起来，以至于它的作用和价值得不到凸显，进而愈发得不到重视，由此形成了一个恶性循环的过程。第三，虽然档案管理工作的现代化也已经有了一定的发展，但发展的速度相对较慢，这同档案管理工作信息化始终缺乏一定的标准和规范有关。就档案管理的现代化而言，制定明确的管理标准和规范非常重要。在这个问题上，主要是因为相关部门的要求和重视没有落实到实践行动中。在实际的档案管理工作中，不标准、不规范的现象层出不穷，而且档案管理人员存在明显的分工不合理的现象，以至于信息的存储也出现了偏差。此外，企业并不重视档案管理人员的培训，导致他们固守传统的理念和方法，长期得不到改善。

三、档案管理中档案基础管理工作现代化的具体策略

第一，企业应该积极改变传统理念，并对档案管理制度进行创新。为此，企业领导应该对档案管理工作形成正确的认知，意识到时代和社会发展对档案管理工作的改革和发展提出了新的要求，进而明确档案管理工作现代化的重要意义。在实际工作中加大档案管理工作的资金和人力投入，为档案管理工作的长远发展铺路。与此同时，加强对档案管理人员的专业培训，通过培训提升管理人员的专业素养，并通过适时的思想政治教育来促进档案管理工作者思想理念的改革和发展也很重要。在对相关人员开展培训的过程中，提高他们对现代化信息技术的使用能力固然重要，但更重要的是，档案管理人员的风险防范意识和信息安全意识需要得到有效增强。此外，企业通过制定相关的制度来规范档案现代化工作流程也很必要。

第二，档案管理工作者应该积极创新档案管理工作，促进档案管理工作的高效运行。这就要求档案管理者对于信息技术及“互联网+”理念有非常深入的理解和感悟，进而在工作中将信息技术的基本理念同档案管理工作有机结合，将信息化的特点和内容体现到档案管理工作中去。在这个过程中，企业的档案管理工作人员有必要在原有工作正常开展的前提下，将档案信息逐步录入计算机中，进而形成与实体档案相对应的电子档案，便于信息的查找和整理。这也就构成了档案管理现代化的重要基础。此外，由于相关企业的确感受不到档案管理的突出作用，自身也没有足够的实力投入大量资金来完成档案管理的现代化建设。这种情况下，完全可以将相關工作交由专业的第三方机构来完成。

第三，积极构建合理有序的档案管理系统，加快档案管理的现代化建设。合理有序的档案管理系统是档案管理现代化建设的重要前提，能够保证档案管理信息化的正常运行。为此，相关企业在推进档案管理工作现代化之前，有必要制定明确而规范的档案管理机制，为整个档案管理工作提供一套可供参考的标准。这就要求企业在信息化基本理念的指导下来构建标准化的管理机制，并在此基础上充分利用便捷的互联网和信息技术。还需要企业积极引进完善的信息化设备，进而完成高效的档案管理系统的构建。

结束语：

总而言之，档案管理工作的现代化建设非常重要且必要，为了有效解决档案管理工作中存在的问题，企业应该积极改变传统理念，并对档案管理制度进行创新。还应该积极构建合理有序的档案管理系统，加快档案管理的现代化建设。档案管理工作者应该积极创新档案管理工作，促进档案管理工作的高效运行。通过积极的培训和学习来转变传统的工作理念，在提高自己信息化技术使用能力的同时，进一步增强风险防范意识和信息安全意识。

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（作者单位：湖北省电力勘测设计院有限公司）