论文书档案现代化管理及其利用

李玲

摘 要

文书档案管理工作是我国机关、企事业单位每天都要面临和处理的一项重要基本工作。随着我国现代化技术手段的不断完善，文书档案管理工作开始全面应有现代化的管理手段，大大提高了当前文书档案管理工作的效率。但是，我国的文书档案现代化管理仍然存在着或多或少的问题，需要我们不断去总结和思考，找到有效合理的解决方法。本文论述了我国文书档案现代化管理工作的现状，加强当前文书档案现代化管理工作的措施和文书档案现代化管理工作的意义。以期本文能够为我国文书档案现代化管理及其利用提供一些有意义的参考作用。

关键词

文书档案;现代化管理;利用

中图分类号： G275.2                    文献标识码： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457 . 2020 . 06 . 53

文書档案是人们生活和工作中经常接触和遇到的一些资料和档案。尤其是随着近些年来人类的科学技术不断发展和完善，越来越多的文书档案管理工作需要面对和进行处理。文书档案的现代化管理和利用已经成为当前各单位文书档案处理的重要手段和趋势，通过现代化管理手段可以大大提高文书档案的处理效率和处理质量。

1 文书档案现代化管理工作的现状

1.1 文书档案现代化管理工作的标准化不统一

当前各单位对文书档案管理工作的现代化管理虽然都十分重视，但是缺乏统一的标准，要求往往也是相对较随意，每个单位的要求标准不一样，处理方式也不尽相同。有的单位领导重视程度高，员工们自然重视程度也高。有的单位领导对此项工作重视程度相对没那么高，其员工自然对此项工作的重视程度也不会太高。各单位对文书档案的现代化管理工作依靠的完全是各单位自己对文书档案现代化管理的理解，缺乏全面的、系统的和针对性的指导和部署，这必然会导致各单位对文书档案现代化管理工作理解上的偏差，也必然会影响文书档案现代化管理工作的质量。

1.2 文书档案管理工作人员素质不高

当前各单位文书档案管理工作人员普遍文化水平不高，他们对文书档案现代化管理的理解能力也是十分有限。很多时候这些工作人员不能完全理解上级部门对文书档案现代化管理工作的要求，其执行能力和执行效果往往也不是很理想。尤其是对于专业性较强的技术单位更是如此，这些单位的文书档案需要进行分类整理和归档，并且这些技术单位的文书档案的有效管理对于单位的技术工作的开展和完善有着重要的意义和作用。

1.3 软硬件配套设备不完善

很多单位对文书档案的管理工作依靠的就是卷柜、电脑、档案袋，但是在实际工作中随着文书档案管理工作的工作量和工作难度的不断增加，这些过去的处理文书档案的软硬件已经不再适应当前的文书档案管理环境。一些单位虽然也根据自己单位的相关情况做了一些电子台账，但这些台账之间的关联性较差，当需要调取某个资料就需要打开不同的电子文档。同时，大部分单位对文书档案管理工作的资金投入往往也不足，也必然会影响文书档案现代化管理工作的有效进行。

1.4 文书档案管理工作人员配备不足

很多涉及文书下达的单位会存在着很多不同种类的文书，其复杂性较强。同时，这些单位往往也会面临大量的档案管理工作。在现实的工作中，文书档案管理工作人员的配备往往有限，这些工作人员既要处理大量的文书，也要对大量的档案进行整理，再还需要做其他大量的工作，使得文书档案的管理工作人员往往疲惫不堪。

2 加强当前文书档案现代化管理工作的措施

2.1 落实有效的文书档案现代化管理的工作制度

机关和企事业单位必须建立有效的文书档案现代化管理工作制度，明确具体工作的指导原则和方针，结合自身单位的具体情况，建立起符合自身单位具体情况的文书档案现代化管理制度。各单位要熟悉和遵守国家关于文书档案管理工作的要求，在制定各单位的具体文书档案现代化管理制度时候要充分发挥原则性和灵活性相结合的策略，例如必须要求电子档案和纸质档案并存且可以相对应，绝对不容许只有其一的现象的存在。档案的整理必须按照时间的先后顺序或者逻辑顺序进行，以便将来的更有效的、简便的查阅，也便于档案的再次整理和编修。机关和企事业单位同时要建立文书档案管理工作的考核机制，明确对具体的档案管理工作的奖惩，对提出更好工作方法的工作人员要给予一定奖励，对于未严格按照文书档案管理工作进行的工作人员要进行相应的惩罚。

2.2 利用先进的管理技术对文书档案进行整理和管理

现代的文书档案管理工作要依托计算机来进行，在文书的接受上可以实现自动接受，相关工作人员也可以利用第三方的文书整理软件或者自己编制的计算机软件来进行文书的整理、分类和总结。对于存在派发文书、工单和档案的单位来说，要充分利用计算机技术来进行自动的分发到各个部门。在对文书档案的整理过程中，管理工作人员必须要对相关的文件名进行准确的命名，以便查阅相关文件之间的关系并可以更有效地进行进一步的工作。

2.3 树立文书档案现代化管理的工作理念

随着计算机技术的不断发展和完善，我国的经济水平的不断提高，计算机技术和网络技术已经在各个单位的文书档案管理工作中得到极大的普及，但是很多单位对计算机等现代手段的利用率较低，根源上还是思想意识的问题，很多单位的领导和文书档案管理工作人员墨守成规，对新事物、新理念的现代化管理不但不接受甚至有排斥的现象。这就需要我们的机关和企事业单位的领导对文书档案现代化管理工作给予高度的重视，并要定期地组织文书档案管理工作人员进行相关的专业知识的学习和培训，以保证一线从事文书档案管理工作的人员既有现代化管理的理念也要有现代化的管理工作手段。

2.4 做好文书档案现代化管理的基础工作

文书档案现代化管理工作要明确收集范围，按照规范，统一要求;严格把关，统一管理，规范收文、行文程序，严格执行;完善高科技检索工具，拓宽信息来源渠道，丰富文书档案管理经验;调整文书档案的结构与内容，用心整合档案资源。档案管理员应努力做好文书档案管理中看似默默无闻、实实在在的基础性工作，在工作过程中，逐步确立起一种责任意识、创新意识及奉献精神。同时，不断培养自己的大局意识和前瞻眼光。

2.5 做好文书档案现代化管理团队的培养和建设

为了促进文书档案现代化管理水平的提升，需要为档案管理部门输送更多素质优秀、专业水平较高的人才。首先，为了对档案管理人员业务水平、综合素质等进行提升，需要对其进行适宜的教育培训，将现代化的先进管理方法、信息技术、专业技能等傳授给档案管理人员，为文书档案的现代化管理工作开展奠定基础。其次，通过招聘机制的完善及调整可以吸收更多优秀的档案管理人才。招聘过程中需要对人才的管理能力、计算机技术操作水平、管理意识等多方面进行考核与衡量，吸收更多技术全面、专业水平较高的复合型文书档案管理人才，并且需要对其职业道德素养、责任意识等方面进行考核，为今后文书档案管理工作的开展、同事之间的团结协作等奠定坚实基础。最后，对奖惩机制方面进行健全。对文书档案现代化管理工作中表现突出的人员予以适当的奖励，对未能认真履行职责的人员予以一定惩罚，进而提高文书档案管理工作人员积极性，为现代化管理工作开展提供更多支持。

2.6 对文书档案管理工作的资金要进行保证

要想做好现代化的文书档案管理工作，必须要保证足够的专项资金的支持。首先要保证相关的硬件设备的齐全，例如电脑、打印机、扫描仪、移动硬盘和相关的文书档案管理的第三方软件等等。足够的资金也可以保证文书档案的管理工作人员能够定期进行外出学习以掌握当今更先进、更科学的文书档案管理工作方法。在充足的现代管理手段的配合下，文书档案管理工作人员的工作负担相对也会降低，工作效率也会更高，工作热情也会更好，可以更好地为单位的文书档案管理工作进行服务。

3 文书档案现代化管理工作的意义

3.1 有效提高文书档案工作人员的工作效率

文书档案的现代管理方法大大提高了文书档案管理工作的效率，工作人员可以利用计算机对现有的文书进行整理和归档，相较以前的纸质文件而言，可以说是天翻地覆的变化。尤其是对于档案管理人员来说，电子文档和纸质文档的工作量差别巨大，一台电脑可以整理几百G甚至上千G的资料，而这对于纸质文件来说是一件不可想象的事情。

3.2 文件的传达效率更高、更可靠

对于传统的文件传达来说，传达效率是比较低的，人们依靠的是手递手的传递，这种模式受到很多外在因素的影响，例如传递者的状况、交通状况、文件接受者的状况等等。对于现代的文件传输来说，通过计算机的传输，可以更及时的传输，也可以保证更安全可靠的达到被传输者。

3.3 文件档案的查阅和修编更容易

由于计算机和第三方软件的存在，对现有档案的查阅和修编也显得更加容易和简便。工作人员可以通过搜索关键词和编制时间等来查阅相关资料，也更容易根据当前最新的资料对之前的文书档案进行修编。这不仅大大提高了工作人员的工作效率，也节约了大量的资金成本。

总而言之，网络信息技术等现代科技的发展为文书档案管理工作提供了更多支持和方便，文书档案的现代化管理可谓是大势所趋。本文已经对文书档案管理工作现状进行分析，从现代化管理技术手段的应用、现代化管理制度的健全完善、提高档案管理人员现代化管理意识等方面对现代化管理策略进行阐述，希望能够为文书档案管理工作人员管理工作的开展提供一些启发和参考，能够更加有效的推进我国的文书档案的现代化管理工作和利用，能够更高效的促进单位各项事业的顺利开展和完善。

参考文献

[1]王超.加强文书档案现代化管理的策略分析[J].卷宗，2018（2）.

[2]王爽.浅谈加强文书档案现代化管理的策略[J].赤子，2018（20）.

[3]王柳，禹夏.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].中国急救医学，2015（2）.

[4]赵志闯.基层档案室文书档案管理工作初探[J].北京档案，2017（6）.

[5]盛雪艳，王坚.创新企业文书档案管理工作探讨[J].兰台世界，2019（7）.

[6]周灿.论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用[J]. 兰台世界，2017（20）.

[7]吕雅晖.依托信息化背景优化事业单位文书档案管理[J].才智，2019（7）.

[8]赵静.浅谈文书工作对文书档案管理的重要性[J].科技经济导刊，2016（20）.