建筑工程采购环节的风险分析与管控措施初探

郁天祥

摘    要：工程项目的建设是一个周期长、投资规模大、技术要求高、系统复杂的生产消费过程。而在工程建设的长期过程中，建筑材料必须及时供应，若材料采购不合理或出现失误，将会对影响工程进度，严重者将造成资金链的断裂，导致工程停工，甚至企业破产。因此建筑工程的采购管理也不可忽视，对其进行的风险管控也随之产生，并日趋重视。

关键词：建筑工程;采购环节;风险分析;管控措施

1  前言

建筑工程属于市场充分竞争行业，而且在项目的经营过程中受市场环境的影响巨大，社会风险、经济风险、商业合同风险、货币风险、安全风险等，无不体现于整个项目的施工周期，只有通过规避和防范风险，才能获得最佳的经济效益。成本控制是项目实施阶段成本管理的中心，涉及到方方面面，贯穿于项目的始终。建筑工程的采购不同于普通商品的采购，它具有一定的特殊性，其采购活动关系着工程建设材料的供应以及工程资金链的流转，其采购费用占工程项目总投资的60%以上，大量的资金运作意味着在工程建设中隐藏着极大的风险。

2  建筑工程采购的主要风险分析

在一个建筑工程的质量、成本、进度的三大控制中，都离不开采购环节的控制，因为采购原材料的质量会直接影响工程质量，材料、设备成本直接决定工程造价，采购物资供应的及时性决定着工程进度的推进，故我们要重新评估采购风险，加强采购各环节的风险分析。

（1）采购准备阶段的主要风险。在一个建筑工程的前期，我们比较容易忽视采购需求的调研及采购计划的制定。采购需求源于生产需求，如果生产计划做得不对，那么采购需求计划也会存在问题。建筑施工行业材料采购过程中采购的材料多为大宗的，若是多采购过量便是一大笔钱的损失，而若是采购少了，就会耽误工期。再者建筑施工行业材料型号是众所周知的多，而且这个建筑材料与那个建筑材料之间也需要型号配合才能使用，但建筑施工行业的材料便如同波音飞机的零部件一样多且杂。故在采购需求及采购计划环节往往存在着需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至于与工程生产计划不协调等风险。

（2）采购合约阶段的主要风险。在与供应商签约的过程中，往往存在定价机制不科学、定价方式选择不当、缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控等价格风险。采购合同的供方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致建筑施工企业合法权益受到侵害。

（3）采购供应配送阶段的主要风险。请购是采购供应的第一步，在请购过程中需要谨慎行事，规避风险。因为现在许多建筑企业缺乏采购申请制度，请购过程不规范，存在请购未经审批或超越授权审批的漏洞。在物流配送过程中往往缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪、运输方式的合理选择，忽视运输过程保险等，可能导致采购物资损失或无法保证供应。当货物到达后，如轻视验货，可能因实际到货与请购单货物内容不符、检验员、采购员和仓库保管员共同制造假单据、供应商的以劣充优等造假行为给公司造成损失。

（4）采购的财务风险。如果采购合同、入库单和检验单有虚假的，则一定存在财务风险，采购数、仓库数、财务数三者不一致，而财务部门未认真审核清三者的关系就付款，则未能有效履行财务的最后控制职责。

3  针对采购风险的管控措施

（1）采购准备阶段的管控措施。首先是建立企业采购管理制度。一套完善的采购制度将可以规避大量的操作风险，促进企业的盈利和长远发展，赢得业主的满意与信任。采购风险管理要从计划开始，企业要有全面预算的思想，将采购计划纳入预算管理，由专人负责采购需求及计划制定，明确采购量的计算方式，建立库存量与采购量之间的关系。针对选择供应商环节的风险，可以采取以下管控措施：企业要建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性进行审查，确定合格的供应商清单，建立健全企业统一的供应商信息系统。在进行供应商考察时，重点加强对其以往历史的调查，并注意收集以往建筑施工企业与之合作的反馈意见。一般情况下，应该倾向与有长期供货关系的供应商，因为在以往的合作中，两方已经进行了长期的磨合，减少了意外情况的发生。而若是公司已经发展到了一定程度，便可以建立合格供应商档案。对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，拟出供应商淘汰名单。

（2）采购合约阶段的管控措施。采购部门要定期研究大宗通用重要物资的成本购价和市场价格变动的趋势，确定重要物資品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势、价格走势和商情分析，并且合理利用;掌握最源头市场的材料信息，这是企业必须要掌握的基层信息。采购部门对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估，框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力;根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同;对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

（3）采购供应配送阶段的管控措施。建设项目的釆购管理贯穿于建设工程项目的全过程，其活动效果关系到整个工程项目能否取得预期的投资效益。在请购环节中，建立一个采购申请审查制度，配备专业人员审查每个工程项目的物料采购需求;物资采购计划的编制依据是否科学;调查预测制定采购计划的数据来源是否准确，是否依据施工图纸施工;计划目标与实现目标是否一致;采购目标、采购数量、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。

（4）采购的财务管控措施。认真核准单据数目，定期对账，及时做好财务记录，保存资料和建立档案。只有当采购发票和采购合同号、入库单和检验单这几张单据一致才能付款。如果采购合同、入库单和检验单都是虚假的，可以通过点货防止虚假的采购付款。在采购付款的方式上，要按照采购合同规定的方式付款;在付款的过程中，要有付款计划和付款进度，给供应商一个很好的信用保证，使供应商愿意与企业继续合作。

4  采购管理中应关注的几个问题

（1）采购流程的规范化。不论处于什么样的采购环境中，无论是什么样类型的采购活动，流程规范化很重要，流程的规范化能够为供方提供相对公平的竞争平台，从而规范采购内部的工作流程，并规避违规操作的现象。

（2）评审小组的选定。评审小组属于临时确立的组织，评审小组的专业性和行政决策地位很重要，评审小组成员要么能对采购标的物提出专业的意见，要么能在资金及行政管理上能够提出决定性意见的，否则只会让评审过程拖沓冗余。

（3）供应商的及时更新。及时更新供应商名录是有效提高采购效率、控制采购成本的途径，通过更新供应商名录，来增强采购过程中的竞争性。

（4）规避腐败现象。在采购过程中，严格控制各个采购环节的公开透明化，增强监督作用，使采购流程与监督相结合，避免出现违规操作的腐败现象。

5  结语

由于我国建筑行业的起步较晚，近30年来才得以大力发展，对建筑活动的风险防范机制不健全，尤其是对建筑工程采购风险的理论研究不足，希望通过本文让我们充分识别采购各环节的风险，科学防范，积极采取科学有效的风险管控，将建筑工程采购风险降到最低，让建筑企业获得较大的收益。

参考文献：

[1] 胡成全.基于供应链的Z公司采购管理研究[D].华中科技大学，2013.

[2] 姜妍慧.采购风险防范[J].首席财务官，2013（12）：88～90.

[3] 戴志章.谈工程项目采购风险控制[J].交通企业管理，2012（12）：62～63.