浅谈海外合同意识的重要性

魏鹏程

摘   要：当前国际建筑市场行业竞争较为激烈，导致企业风险大、利润小[1]。为降低工程风险，维护企业利益，增加企业利润，企业必须自觉重视合同管理，加强员工合同意识培养，提高合同管理水平。

关键词：海外项目;合同意识;合同管理

1  引言

随着国内建筑市场的不断深化饱和，越来越多的中资企业走向海外市场。由于长期受国内管理模式的影响，合同管理及合同意识的重要性还未得到普遍重视，特别是刚进入国际工程领域的中资企业，仍习惯性地沿用国内的思维模式去管理海外工程，导致问题百出，让企业形象在海外造成负面影响。因此，企业必须要转换思维方式，培养国际工程管理的意识，提升管理水平，特别是要加强合同方面的系统化管理[2]。

2  合同意识

2.1   风险意识

在项目初期，应组织各部门对项目潜在的风险进行全面系统的分析，并根据风险的类别、发生可能性大小、可能造成的损失和影响程度等进行分类、打分和排序。同时加强项目管理人员培训，提高其专业素质及素养，强化风险意识，提前做好各项准备工作，结合项目所在地和企业的实际情况制定应对措施，在风险发生时，确保相关工作仍可有条不紊的正常推进，将企业经济损失和不良影响控制在最小范围。

2.2  履约意识

（任何时候）无论是监理工程师的指令或要求，还是其他合同问题，承包商都应回归合同，判断其合理合规性，并按合同条款处理和执行。若其为合同规定的内容，承包商应100%履行;若其不符合合同的规定，承包商则可拒绝执行。

2.3 证据意识

在合同管理的过程中，应注意收集、保存相应的证据，防止发生爭议时，有关重要事实无法证明，海外项目索赔时常用的证据有：招投标文件、合同附件、技术协议、补充协议、履约保函、货款收支凭证、对账单、结算清单、欠条、质量活动记录、往来信件、会议纪要、施工日志、现场施工照片、施工进度计划、气象资料等。

2.4  时效意识

承包商应根据合同对不同事项时间节点的规定，及时行使权利、履行合同义务，避免因逾期而丧失承包商权利或构成违约，造成不必要的经济损失和负面影响。

2.5 索赔意识

对于海外的项目，很多中资企业为了中标，往往极力压缩自身利润空间，采用低价投标策略。在合同执行过程中稍有不慎就会出现亏损，更有甚者，在项目投标时就已经亏损。若企业能提高员工索赔意识，及时做好索赔工作，将能增加企业收入，甚至扭亏为盈。

2.5.1  索赔成立条件

（1）客观性：必须确实存在并提供确凿的证据; （2）合法性：索赔应符合相关法规及合同条款要求; （3）合理性：索赔应合理有据，客观地反映实际情况。

2.5.2  索赔注意事项

（1）证据是索赔资料的关键组成部分，证据不足或者缺失，索赔就无法成立。因此，管理人员应做好有效索赔资料的收集准备工作，主要包含：往来信件、会议纪要、施工日志、现场施工照片、施工进度计划、成本索赔核算资料、气象资料等支撑性文件，为索赔成功打下坚实基础。（2）由于任何索赔事件均有时效性，承包商因在合同约定的期限内及时向业主发起索赔，索赔的关键就在于“索”，如果承包商本身都不积极去“索”，业主就更没有任何义务去“赔”[3]。（3）索赔资料提交后，承包商不能被动等待“坐享其成”，应定期不间断跟踪索赔进展，根据业主监理所提出的要求去更进一步提供相关补充资料等等。

3  反面案例分析

某境外项目设计并新建一集装箱码头一期工程，包括水上部分的码头、航道、引堤、陆上堆场、护岸及配套辅助设施;还包括设计改造与CGT码头一期工程配套的MICT驳船码头，以及两个码头的三年维护性疏浚。

事件一：项目在执行期间，承包商从国内采购了一批消防栓用于布设港区消防系统。监理工程师在进场验收时发现该批消防栓与合同文件的要求不符，故不允许承包商使用，并责令清退该批消防栓。最后承包商多次与监理工程师沟通无效后，只能将该批消防栓清退，按合同文件要求从约定的国别重新采购消防栓物件。

分析：工程材料及设备的型号、规格及其他性能指标已经在合同文件中做出了明确要求。由于海外项目的合同等文件基本上为英文，承包商项目管理人员大多数为国内派遣人员，在英文能力方面的相对不足，平时就疏于了对英文合同相关条款的细读;其次，如果承包商采购部门或采购申请部门有强烈的合同履约意识，那么在采购前也会仔细查阅合同文件，找出有关要求，然后根据这些要求去采购材料和设备。然而在未深入了解合同规定的情况下，采购部便按以往类似相关经验进行了采购，导致到场材料及设备不满足要求，不仅影响施工进度，也造成经济损失。

事件二：合同文件规定护岸工程的护面块体为“定点随机摆放”，但承包商接监理工程师口头指令后，便将陆上块体改为规则摆放。竣工后约半年，随机摆放和规则摆放交接处的块体发生滑落。业主质疑护岸稳定性，要求对缺陷进行修复。同时要求延长质保期1年，并暂扣保留金，最终承包商只能无奈按合同约定满足业主要求。

分析：虽然“监理工程师可以依照合同约定（在任何时候）向承包商发出指令以及为实施工程和修复缺陷对图纸做出必要的增加和修改”，但承包商必须对监理工程师的指令加以区分，不可盲目服从。

首先，指令发出者必须是被授权的人。其次，承包商虽须遵守监理工程师或授权助理对相关问题所给的指令，但无论什么时候，这些指令均应是书面的。若监理工程师或授权助理仅是发出口头指令，“承包商应在接到指令后的2个工作日内向监理工程师递交书面确认函。在收到承包商的确认函后，监理工程师应在2个工作日内通过颁发书面的拒绝和（或）指令回复承包商。否则，该确认将构成监理工程师或授权助理的书面指令。[4]”同时，承包商还应根据合同条款判断指令内容是否构成变更索赔。如果指令内容未构成变更索赔且符合相关规定，承包商应立即按指令执行。如果指令内容已构成变更索赔，承包商应及时向监理工程师递交变更索赔确认函。在监理工程师发出书面指令前，承包商不应对工程做任何更改或修改。

但该事件承包商未按合同约定，仍然按国内思维模式解决问题。在收到工程师口头指令后，承包商没有分析和确认指令，也没有征求过设计方意见，便自行变更设计并组织施工。同时在缺陷发生后，承包商由于前期没有索赔意识，未留下有效书面证据，也没有在有效期内及时向业主发起索赔，进一步跟踪并配合业主索赔要求的事更无从谈起，不但错失索赔良机，并且还导致修复费用全部由承包商承担，给企业造成经济损失，产生负面影响。

以上案例中，承包商现场管理人员合同意识的淡薄让这样的结果也就成了偶然中的必然。因此，提高合同意识迫在眉睫，特别是对于那些刚进入国际工程的中资企业。

4  结束语

合同意识不仅是合同管理部门的职责，更是每个项目管理人员的职责。企业若能营造重视合同管理的良好氛围，定期组织员工培训，举行“重信誉、守合同”等评比活动，不断强化员工合同意识，提升全员专业素养，企业必将在不远的将来获得良好的社会信誉和更大的经济效益。

参考文献：

[1] 佘立中.建设工程合同管理[M].广州：华南理工大学出版社，2011.

[2] 王亚再.加强建筑工程合同管理之浅见[J].经济师，2005（4）：143.

[3] 成虎.建筑工程合同管理与索赔[M].南京：东南大学出版社，2008.

[4] 国际咨询工程师联合会，中国工程咨询协会.菲迪克（FIDIC）合同指南[M].北京：中国建筑工业出版社，2003.