数字化档案在建筑档案管理工作中的作用

摘要：目前，伴随着社会各行各业的飞速发展，我国科学技术水平也在不断升级换代，信息技术成为了企业在激烈市场竞争中立于不败之地的重要法宝，每个企业都在积极探索和信息化融合的新方式。现阶段，我国医疗体系处在不断健全的过程中，特别是建筑部门的档案管理部门，其开始积极的探索档案管理数字化的发展趋势。因此，本文就以数字化档案管理系统在建筑档案管理中的具体作用为研究方向，针对目前建筑档案管理中存在的弊端，有针对性的提出相应的改进措施，从而提升建筑的档案管理整体水平。

关键词：数字化档案管理系统 建筑档案管理 人事信息管理

在信息时代，各类信息纷繁复杂，有用的无用的信息数量都在快速增长，这使得建筑原有的档案管理模式无法应对新时代的变化，而信息技术的引进就能够很好的解决这一问题，实现对档案的数字化管理，更好的提升建筑整体管理水平。信息数字化技术使建筑档案的保存方式出现改变，由原有的纸质文件变为光盘、硬盘等电子化保存方式，提升了档案的保存年限，增加了档案保存的安全指数。因此，数字化档案管理模式是现代建筑在经营和发展过程中无法扭转的新型管理方式，其采用数字化技术将传统的档案管理实现电子化管理，提升建筑的档案管理水平。

一、数字化档案管理系统简介

目前，我国科学技术水平得到了飞速发展，计算机和互联网技术发展也突飞猛进，这在无形中就为建筑转变传统档案管理方式提供了基础性的技术支撑，便于其进行管理体系的自我健全和完善。数字化档案管理系统是现代科学技术进步的产物，其必将会成为未来各行各业档案存储的主要方式。

二、数字化档案管理系统在建筑档案管理中的应用优势

（一）能够有效保存珍贵档案原件

数字化档案管理能够对档案原件进行扫描或者拍照识别和处理，提高原件的保存清晰度，防止原件因为时间推移而出现霉变或者其他意外，影响其最终的使用。

（二）可有效改进文件归档方式

档案管理数字化系统能够自动识别档案的归还和借阅，实现档案的实时监控，避免因人工操作失误而出现的档案资料归档错误，提高档案归档的准确性。同时，也能够实现对档案的追踪，避免档案的遗失。实现档案资料的数字化不仅仅能够将人员的双手解放出来，同时还提升了工作的质量和效率，是一件一举两得的事情。

（三）便于档案资源的整合与共享

数字化档案管理模式实现了对建筑各项资料的整合和优化，提升了资料的利用率，便于使用者查阅和寻找自己想要的文件。社会信息技术发展势不可挡，建筑档案管理的数字化发展也成为了必然趋势，档案管理数字化系统能够实现信息之间的共享，扩大信息的传播范围和传播速度。社会民众如果想要了解该建筑的相关信息通过简单的搜索就能知晓，为他们的生活、工作提供了便捷。

三、数字化档案管理系统在建筑档案管理中的作用

（一）数字化档案管理系统在人事信息管理方面的作用

现阶段，很多建筑部门的人事档案管理都完全依赖人员去进行，不仅工作效率较低，同时也极其容易出现管理问题，造成对员工情况的错误理解。原来建筑部门的人事档案管理是纸质版资料，详细的记录了员工的受教育程度、工作经历、在职年限、对建筑部门的了解程度等等，在查阅的过程中需要逐一翻阅，使得工作效率极其低下。

而数字化档案管理系统出现之后便能够很好的解决上述问题，提升建筑人事档案管理的质量，快速的查阅每一个员工的详细信息，将档案资料的效用发挥出来。在这个过程中需要从以下几个方面去入手，首先，建筑要提升管理人员的人事档案数字化管理意识，对所有的员工进行系统培训，让他们准确的了解和认知到人事档案管理的重要性，从而在实际工作中明确自身工作的重要性。其次，建立起公开、透明的人员奖惩制度，对于一些不需要保密的人事决定要及时的告知给每位员工。最后，建立专业的人事档案管理队伍，努力提升他们的专业技能和道德素质，提升建筑人事档案管理的标准化、科学化。

（二）有效建立数字档案馆

建筑數字档案馆对于推动数字化档案管理进程具有重要意义。档案信息存在的地方便是档案馆，有效建立档案馆能够推动数字化在档案管理中的应用。在建筑档案管理过程中，数字化的应用能够从一定程度上转换档案管理模式，使其由以往的被动管理模式逐渐转化为主动的信息管理模式。为实现档案信息合理利用以及资源的共享，建筑档案馆的建立具有极其重要的意义。以我国信息化建设要求来看，建筑档案管理部门是较为重要的社会资源外在反映部分，因而应充分利用档案馆的信息共享平台，为信息资源提供展示场地，全面推动数字化建筑档案管理工作的正常有序开展。

（三）数字化档案管理系统在重要数据安全方面的作用

数字化档案管理系统能够将建筑重要的资料进行数字化加密处理，保护资料安全性的同时也保护了实体档案，避免出现因原件借阅或者反复查阅出现的损害情况，首先，减少重要数据的安全隐患。为电子版的重要资料设置密码或者人工识别等防范措施，指定特定的人员拥有查阅的权力。其次，加强建筑内部的网络系统保护，购买专业的防火墙，提升整体系统的安全指数。最后，为档案管理工作人员树立起安全防范意识，重视档案的管理和安全，一旦发现任何问题要及时的上报和解决，将可能发生的损害降到最低。

四、结语

伴随着我国科学技术水平的快速提升，信息化成为了各行各业发展必然趋势，建筑档案管理也是如此。建筑档案管理数字化是建筑未来发展的主要方向，在这个过程中，首先要在建筑内部形成数字化管理的意识，促使其能够不断的进行自我创新和改革;其次，要注重硬件设施的配置，采购相关的电脑等设备，为建筑档案数字化管理奠定基础;最后，提升相关人员的专业技能水平，学会运用现代高科技技术为档案管理所服务，定期开展人员培训。只有这样才能够加快数字化档案管理系统的健全和完善，从而促进自身管理水平的提升，更好的促进建筑工作的整体发展。

参考文献：

[1]金雪梅.试析如何做好数字化档案的规范管理[J].世界最新医学信息文摘，2018，（97）.

[2]黄荣梅，唐权.实物大数据手段在数字化档案系统中的应用[J].电脑知识与技术，2019，（09）.

[3]和炜.数字化档案在档案管理工作中的作用[J].办公室业务，2019，（14）.

（作者简介：宋正宇，当前职务：科员，当前职称：初级，学历：大学本科，单位：泰安市中心医院，研究方向：档案管理。）