长文档编辑在大学计算机基础教学中的应用

摘要：针对我国高校大学生本科期间普遍缺乏长文档编辑技能的现状，提出了在大学计算机基础课程增加长文档编辑教学的建议。长文档编辑要遵循规范的程序，必须使用样式和编号来保证格式和次序的统一，必须使用节来实现编辑单元的独立和联系，必须使用引用来实现图、表、公式、脚注、尾注、目录的插入，这样才能高效率地制作出长文档。通过在不同本科专业的实践发现，大学计算机基础课程增加长文档编辑教学内容，不但可以提高大学生长文档编辑的技能，而且提高了学习大学计算机基础的兴趣。

关键词：样式;节;目录;题注;脚注

中图分类号：G642 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）08-0102-02

大学计算机基础课程是我国高等学校非计算机专业高等教育的一门公共必修课，一般开设在大一学年，其中Word字处理软件是常用办公软件章节中的重要内容，也是同学们大学期间进行文档编辑的主要工具，它的掌握水平直接关系到同学们文档编辑的能力和效率。但由于大学计算机基础课程教学课时的限制，分配给Word软件的课时一般只有4-6课时，在这有限时间内.很多教师都是将字处理概述、Word文档的输入、编辑、排版、表格制作、图文混排等Word字处理软件众多常规内容一一介绍，由于知识点很多很碎，老师很辛苦，课时很紧张，同学们也很累[1]。经过学习，虽然同学掌握了基本的Word软件操作技能，也能在实验课上完成简单的短文档编辑。但到了大二、大三学年的课程设计、大四学年的毕业论文等教学环节时，同学们在编辑课程设计文档或毕业论文文档时发现，原来在大学计算机基础课上学的Word软件知识和技能不再好用，因为这些文档和在大学计算机基础课上操作的文档有很大不同，它们不再是几页的短文档，而是几十页、上百页的长文档，这些长文档有概述、附录，还有许多章节，这些长文档要求有不同的页眉，不同的页码，充斥着大量的图、表、公式、脚注、尾注，最后还有提取长文档的各种目录。这些长文档在编辑时如果采用大学计算机基础课上教师讲授的短文档编辑方法，往往效率低下，顾此失彼，很难达到预期的编辑效果[2]。而且长文档的编辑不但在大学期间经常用到，而且在以后工作岗位上还要经常进行长文档的编辑。事实上大部分同学在中学已经在信息技术课程中学习了Word的常规知识和技能，即使个别偏远落后地区的学生Word的常规知识和技能掌握较差，也可以通过自学掌握，因此，教师在Word软件教学的有限课时内，可以快速将Word的常规知识和技能简单介绍，然后留出大部分时间，加入长文档编辑的内容，弥补同学们在长文档编辑上的不足，为将来的课程设计、毕业论文及以后工作中遭遇的长文档编辑打下良好的基础。

1 长文档编辑的特殊性

所谓长文档，是指那些几十页、几百页甚至上千页的Word文档[3]。它们一般有很多的章节，各章节在编号上是连续的，如第1章、第2章……第16章;各章节对应的部分遵循统一的格式，如章名称的格式是一致的，正文的格式是一模一样的，甚至图注的格式都要一模一样;正文部分还要有连续的页码，从第1章第1页到最后一章最后一页，但概述、目录及附录部分应该有各自的页码;长文档中一般有多个图、表、公式等，一般也要连续地编号;长文档中各章还要有不同于其他章的页眉，一般都以章名称作为页眉;长文档还要有连续编号的尾注，用于标明参考文献，有的页面还需要连续的脚注，用于对文本内容分注释;最后，长文档在编辑完成后还要自动提取各类目录，如章节目录、表目录、图目录、公式目录等。

长文档的这些特点注定长文档的编辑不能采用短文档的编辑方法，不然严重影响文档编辑的效率。比如，长文档的正文段落可能高达几千个，如果对每个段落我们都单独地去编辑，对字符间距、字体、字号、颜色、下划线的进行修饰，对段落的间距、对齐、缩进进行统一设置，即使使用格式刷，也是一个天文的工作量;再如，如果我们采用短文档的编辑方法给文档中134个附图进行编号，但编辑完成后发现图2是多余的，删除图2后，则图2后续的132个图序号都是错了，必须手动更改132个图的编号，这将是一个耗时极大的重复工作;长文档在初始编辑完成后一般都要进行修改，删除部分内容和添加部分内容是最常见的操作，如果采用短文档的编辑方法，则动一处影响整个文档的操作时刻都会发生，因此，长文档的编辑必须要遵循规范的程序，这样才能长文档编辑高效实用。

2 必须使用样式和编号来保证长文档格式和次序的统一

长文档编辑中，编号是提纲挈领的工作，不但要对各章的名称连续编号，如第1章、第2章……、第16章，还要对同章的二级节进行连续编号，如1.1、1.2、1.3 -、1.6，在每个二级节中，还要对各个三级小节进行连续编号，如1.1.1、1.1.2、1.1.3-、1.1.5，依此类推，扩展到多级小节中，而每个编号的标题又应该具有相同的格式。如何实现这一点，最好的方法是采用Word样式。样式是一连串格式指令连续执行的集合，我们可以用它来定义标题和正文在文档中的格式，让整个文档结构相同的部分拥有整齐划一的外观。具体操作的方法很多。比如，对于最高的章的标题，可以在段落功能框中选择多级列表，设置编号并选择标题1，然后在样式功能框中选中标题1，单击右键，选择修改命令，出现修改样式对话框，在修改样式对话框中，对标题1也即是章名称的属性、格式进行修改，尤其是格式中的字体、字号、段落等可按照预先设想的整个文档的设计风格进行修改;不要单击格式按钮选择编号命令进行设置，那样只能设置一级编号，在早期的Word版本中可以设置多级编号，但新版本都不支持这个功能了。标题1的样式用于章名称，可以连续准确地设置章名称的格式和编号。设置二级节名称时，可以在段落功能框中选择多级列表，设置编号并选择标题2，然后在样式功能框中选中标题2，单击右键，选择修改命令，对标题2的属性、格式进行修改。其他的三级节以及更低级的节的设置类似。最后是对正文的样式修改，正文不要编号，所以直接在样式功能框中选中正文，进行修改。因此，只有准确地使用样式和編号，才能保证长文档格式和次序的统一

3 必须使用节来实现长文档编辑单元的独立和联系

节是Word文档中的一个编辑单位，是仅次于整篇文档的编辑单位，在一个节中，可以设置独立的页码、页眉、纸张方向等。首次创建Word文档时，如果不做任何设置的话，则默认将整个文档视为一节，这非常不适合长文档编辑。长文档一般都有概述，概述编辑完成后，定位光标到文档末尾，单击页面布局，选择分隔符一分节符一下一页，将文档分为两个节，其中概述是一个独立的节。紧接着概述的是目录，但文档编辑初始还没有目录，可以预留目录所在的节，也即在第2节中末尾，选择分隔符一分节符一下一页，将文档分为三个节。从第3节开始输入每一章，每一章结束，都插入一个独立的分节符一下一页。文档的末尾一节刚好留给附录。这样对整个长文档来说，虽然内容可能高达数百页，但每一章、附录、概述、目录都处在一个独立的节中，可以在每一节中自由地设置该节所需的页眉、页码、纸张方向等，大大增加了长文档编辑的灵活性。比如，我们要在不同的文档内容中设置不同的页眉，由于不同的文档内容是分节的，我们只要单击链接到前一节按钮，就可以断开本节和前节的联系，自由地设置本节的页眉，而不影响其他节的页眉。

4 必须使用引用来插入长文档中的图、表、公式、脚注、尾注、目录

长文档有大量的图、表、公式，它们应该有连续的编号，因此，每个图、表、公式的插入都不能是手动的，而应该通过主菜单上的引用，选择不同的功能框予以实现。比如插入第一个新图，将光标定位于图的下方，点击引用一插入题注，打开题注对话框，单擊新建标签按钮，新建一个标签图，确定后，则图注文本框中出现“图1”题注，确定后自动为新图添加了一个图l的题注;如果再插入新图，则步骤依旧，图注自动编号图2、图3等。对于插入的第一个新表，将光标定位于表的上方，点击引用一插入题注，打开题注对话框，单击新建标签按钮，新建一个标签表，确定后，则图注文本框中出现“表l”题注，确定后自动为新表添加了一个表1的题注;对于新公式，则方法和图、表类似，再结合合理的方法将位置设置在公式的后方。

脚注是长文档编辑里经常使用的编辑，如在章节的第一页标明资助项目名称、选自的图文集等，插入脚注非常合适，在对文档某些字词进行注释，如文言文注解也非常方便。脚注的位置一般选择页面底端，插入脚注的方法为，点击引用，打开脚注功能框，在脚注和尾注对话框中进行脚注位置、格式、应用更改的设置;尾注一般用于对参考文献的标注，其位置一般设为文档结尾，插入的方法和脚注类似。

长文档中还有一个重要的编辑就是整篇文档编辑完成后，需要提取文档的目录、图目录、表目录、公式目录等。这个功能的实现的基础是整篇文档使用了样式、使用了自动编号、使用了引用中的插入题注、使用了节等操作，不然就无法自动提取这一系列的目录。所以长文档的编辑是一项很规范的工作，不允许在开始时没有按照长文档编辑的规范程序做，不然后续的提取目录功能就无法完成。整篇文档目录的提取一般放在最前面，把光标插入到目录页的起始位置，点击引用，选择目录功能框，我们就可以根据需要提取出需要的各种动态目录。所有目录最好做在一个单独的节中，该节可在文档创建时创建，也可以文档完成后后补，这样我们好在目录中设置单独的页眉和页码。

5 结束语

近几年，我们一直在我校多个专业进行大学计算机基础课程增加长文档编辑的实践，效果是喜人的，同学们经过长文档编辑的学习，不但显著提高了长文档编辑的技能，而且提高了学习大学计算机基础的兴趣。

参考文献：

[1]杨小艳，姚晓峰.大学计算机基础课程教学质量提升研究[Jl-教育进展，2019，9（4）：398-402.

[2]冉茂秋，浅谈信息技术教学中word的使用技巧教学[J].数码设计（下），2019（8）：64.

[3]李荣锦，基于Word的毕业论文排版技巧[J].电脑知识与技术，2019，15（15）：240-241，247.

【通联编辑：王力】

收稿日期：2019-11-03

基金项目：2016年安徽省大学生创客实验室建设计划（2016ckjh186）;淮南师范学院2017年智慧课堂试点项目（2017hszhkt01）;安徽省自然科学基金项目（1508085MF124）

作者简介：冯康（1968-），男，安徽淮南人，教授，工学硕士，主要研究方向为计算机控制。