高校档案信息化服务探索

张丽平　张保芳

【摘要】在大数据时代，信息化作为强大的引擎，在这一背景下，高校实施档案工作，需要满足档案信息化建设的要求，而实施高校档案信息化管理，还需要与教育发展水平实现共振。所以，本文就高校档案信息化服务进行探讨，希望对今后高校档案信息化建设有一定的借鉴价值。

【关键词】高校;档案;信息化

高校档案，作为学校历史记录与传承的主要载体，其包含了教学、教研与管理等一系列的档案资源，其本身也是对学校历史沿革、文化传承等方面的集中表现。在信息技术飞速发展的时代下，如何实现高校档案信息化建设，实施更好的信息化服务，成为当前值得探讨的一个课题。

一、高校档案信息化建设的新变化

针对档案信息化建设的分析，要求档案能够利用现代化的信息技术进行管理，通过信息技术的合理利用，这样就可以满足现代化水平的全面提高，并且重新去思考档案管理的有效方式，明确网络环境下档案管理与档案服务对应的方法与框架，这样才能够满足档案信息的社会化服务要求。作为高校档案管理系统，还需要与教师管理系统、行政0A系统、科研管理系统等实现相互的衔接，这样才可以提供管理的数据参考。如：高校教师在评定职称、开展教学和质量评估、财务审计、学生评优等环节，都可以提供大量的数据参考。所以高校的档案信息高频调阅，就可以满足档案信息的实际利用率。此外，通过教育部的评估，完善的高校档案资料是开展高校评估的基础与支撑。评估专家针对高校评估主要是利用现场调查、民主测评、访谈等进行主观的评估，但是其属于表象与短暂的，很容易受到主观影响以及时间方面的限制。另外，按照评估要求来准备对应的评估材料，而其需要档案机构的信息材料的整理与汇集，这一部分信息材料，相对于主观评估，显得更加客观与全面。

二、高校档案信息化建设的策略

在当前的高校档案信息化建设中，还需要落实下述几个方面的建设策略要求，这样才可以推动高校档案管理与信息化相互结合。具体而言，就是需要从宣传、先进技术使用、基础设施建设、建章立制以及完善数据库平台几个方面入手，最终满足信息化建设需求。

（一）注重信息化建设宣传工作。在高校档案信息化建设中，高校领导、教职工都应该关注档案信息化建设，推动器可以有序地开展下去。实际上，针对高校档案信息化建设，还需要从原本的手工作业逐渐朝着信息化管理的方向转变，但是这不是一蹴而就的。作为高校，还需要做好信息化建设的宣传，能够引导教职工积极转变自身对于档案管理的理念，能够基于开放的形态来应对档案管理与信息化技术的相互融合。同时，高校领导也需要为高校的档案信息化建设提供技术、人力与财力方面的支持，确保档案信息化建设拥有足够的资源支持，最终奠定良好的信息化建设基础。在这一过程中，高校领导层需要基于顶层设计来完善对档案信息化建设的规划，并且给予充分的指导，最终推动档案信息化的建设。

（二）善用先进的档案信息管理技术。经济的高速发展，使得信息化管理技术得到持续提升，每一个行业都应该在自身的发展之中融入先进的科技发展成果。同时，针对高校档案管理而言，还需要通过大数据技术、网络技术以及信息技术的使用，确保其能够融入高校的档案管理中去，进而推动高校档案信息化管理能够结合工作的实际需求，紧跟时代发展，吸收先进的档案信息化管理技术和模式，积极改变传统纸质档案管理的不合理之处，创建带有高校特征，又能够满足社会发展的档案信息化管理模式。高校档案管理部门也需要注重人力、物力与财力方面的投入，能够从根本上保障信息化管理。其中，对于高校实施档案信息化惯例而言，还需要注重其监控和权限管理。高校档案信息化管理，对于信息资料本身的安全性要求较高，不能像图书馆一样，能够自由出入与访问。档案管理系统还需要做好访问人员身份的验证，避免无关人员的访问。同时，建立防火墙，做好非法访问的防范，这样有利于档案信息系统资料隐私性和安全性的全面提高。

（三）落实基础设施建设。在高校档案信息化建设中，完善基础设施是档案信息化管理的重要基础，能够为档案信息化基础设施建设提供充足的资金支持，这样才能够为前期工作和后续维护提供保障。与时俱进，高校还需要推动基础设施建设与档案信息化管理的有效对接，在前期需求调研完善的基础上，针对需求调研结构来做好功能设计和模块设计，这样不仅可以确保高校基础设施能够满足档案信息化管理的需求，同时也可以避免过度投入、重复建设等倾向，最终实现档案信息化建设工程成本的有效控制。此外，针对档案信息化管理还需要做好后期的维护，高校通过人才的培养与培训，再结合相关信息化设备管理专业工作人员的招聘来负责对应的维护与管理，这样就能够为档案信息化管理提供正常的保障措施。

（四）建章立制，织密安全防控网络。针对高校信息化档案，其存储介质的脆弱性以及计算机网络潜在威胁是无法规避的问题，还需要制定严格的规定，能够针对储存档案信息的计算机除开镜像备份，还需要利用磁盘、光盘等工具来进行储存，确保档案信息的安全性。努力提高档案管理人员的安全防范意识，经常性地开展教育，让其能够了解档案流失与泄密的严重后果。另外，在网络流通中，也需要通过技术来增强档案信息安全的保密处理，尤其是针对档案管理人员，还需要做好计算机知识和设备维护知识的普及，如：定期查杀、更新防火墙，规避病毒的攻击。高校档案管理部门也需要结合对应的行业标准，实现档案信息化管理制度和对应业务标准的完善处理，这样才可以从最初的采集开始，一直到傳输的全过程都实现有章可循，最终为档案信息化工作奠定科学、安全的基础条件。

（五）合作共赢，完善数据库平台。数据库作为网络发展的基础，在当前的大数据网络环境下，高校档案管理部门还需要通过档案信息平台的利用，实现档案管理服务系统与各个高校内部部门之间的相互连接，并且积极组织上网数据与信息，最终实现网络的对应检索，不断扩大利用范围和档案利用效率，实现传统个体服务朝着群体服务的有效转化。另外，在高校之间，也应该将各自为政的做法打破，本着“共同发展、资源共享”的基本原则，通过合作共赢的模式，最终来实现数字化档案信息库的建立健全，通过较少的人力与物力，推动档案信息朝着信息资源网络化方向的发展，最终满足高校档案信息资源的合理传递、共享与交流处理，最终将档案信息资源的价值完全发挥出来。

三、结语

总而言之，在当前的经济社会各个领域与方面，信息技术都得到广泛的应用，并且经济社会的高速发展，使得人们的生产与生活也受到较大的影响，这样对于高校档案管理带来促进作用的同时，难免会存在安全性的问题。所以，高校档案管理部门需要积极配合高校档案信息化建设，能够通过先进的信息技术、大数据技术以及网络技术的应用，最终建立完善的高校档案管理制度，从而将高校档案信息化管理水平提高，最终为学校的师生提供高效、优质的档案服务。

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