网络技术在现代档案信息化管理中的应用浅谈

王中明

摘 要：随着当前信息网络技术的不断发展，现代化生活工作水平不断提升，尤其是对于传统的档案管理工作产生了较大的冲击，网络技术的合理应用对于推进现代档案信息化管理工作的开展有着重要影响和意义。因此本文结合当前网络信息技术的应用发展优势，分析了目前存在的信息化档案管理工作漏洞与问题，并就此提出相关改善措施，希望能够对我国档案管理工作的创新与发展有所帮助。

关键词：网络技术;档案信息化;应用优势;问题及措施

1.前言

随着当前网络信息技术的应用范围和规模不断扩大，其在人们的生产生活中产生了重要影响，尤其是对于现代档案信息化管理工作的开展有着至关重要的作用，但是在具体实践工作中缺乏相关技术标准以及实践经验，网络技术的应用仍然存在较大的问题，无法真正有效的发挥其作用，所以说必须对其引起重视，加大对于网络技术的充分了解和应用，从而更好的推进现代化档案信息管理工作的有效开展。

2.网络技术用于档案信息管理的优势

2.1归档时效性

网络技术的优势之一在于其能够实现数据的快速收集，相关档案工作人员也能够利用网络技术实现采集、核对、修改、删除、保存等一系列相关工作，避免了线下纸质档案数据的繁琐与复杂过程，将所需数据直接传输至相关用户，同时还能够将数据进行上传备份及归档处理。这种技术模式，既能够省去大量的人力物力资源，还能够有效保证档案信息数据的安全性与准确性。另外由于采用了实时网络共享，所以不同地区的档案是能够进行数据之间的传输和共享，有效保证了档案数据的实效性。

2.2资源共享

采用计算机网络信息技术能够实现对所需数据的全覆盖，并将各种纸质版数据转换为电子数据，以便于不同地址区域的用户进行数据的搜寻和检索，加快了不同数据资源之间的有效共享。另外对于计算机网络技术在数据存储和提取方面的优势也得到了最大化的应用，使得各种数据能够被所需部门获取资格认证后更快更好的进行利用，提高了资源的利用率，降低了程序繁琐所造成的人力物力资源的过度浪费，从而最终提高档案管理效率。

3.现代档案信息化管理工作存在的问题

3.1总体规划组织协调档案管理信息化建设工作滞后

因为目前对于现代网络技术的引进与应用缺乏统一化的规范管理，所以各地区、各部门或者是各机构之间都缺乏一个完整有序且相互连接的架构体系，因为其所采用的网络技术标准和体系不同，所以极有可能导致档案信息系统和网络建设不能互用，无通用档案管理软件系统，信息管理利用率低，影响信息编辑成果，严重限制了档案的信息化与电子化进程。另外传统的档案管理模式也约束了档案信息资源共享理念的创新与完善，使得网络技术在跨时空跨领域方面无法发挥有效作用，因此有必要在后续的工作开展过程中加强档案信息管理通用性、规范性、开发性、服务性、共享性等多种作用的共同发挥。

3.2目前档案管理信息化人才稀缺

档案工作人员既是档案信息的管理者，也是档案信息开发利用的“导航员”，目前一部分檔案人员缺乏专业资格、数字化理论知识基础弱，由于培训机制不健全，可能存在工作力度与效果削弱的风险;档案人员整体知识更新速度缓慢、网络技术应用能力、信息资源处理能力亟待提高，这种现状难以适应信息时代的要求。档案部门高技术、信息复合型人才就更加奇缺，严重影响档案信息资源开发、利用、管理和发展。

3.3软件通用性、兼容性比较差

根据目前的市场应用状况来看，相关网络技术的信息化档案管理软件种类繁多，不同软件的侧重点与功能性均存在较大差异，在其市场所占用的份额也不相同。所以这也就导致目前我国现代化档案信息管理工作对于办公自动化（OA）、档案管理以及电子政务系统正处于通用性与兼容性不能协调的状态。在进行相关软件及架构平台的选择时，一般来说需要考虑多种因素，不同功能性软件之间的差异性较大，很有可能因为软件不同而使得信息数据的流通受到严重的阻碍。根据这种情况来看，现代化档案信息管理工作无法发挥其最大作用，尤其是对于各种数据之间的检索、传输以及共享工作十分困难，所以必须引起重视。

4.加强网络技术在现代化档案管理工作的具体措施

4.1做好人员队伍的建设

档案管理人员既要求具备较好的档案业务能力水平，还能够根据当前的网络技术需求，做出相应的计算机信息技术提升，可以更好的应对各种基础的计算机操作，以协同网络技术在档案管理工作中的有效应用。结合这方面的需求，在人员队伍的管理上，我们应该积极的做好相关的培训活动，让档案人员本身能够通过参与相关的培训学习，不断提升自身的业务能力和素质，对计算机网络技术应用的一些要求进行有效满足。随着时代的发展，计算机网络技术也在不断的变化当中，在具体培训活动的开展上，我们也应该结合技术的变化和档案信息管理当中的发展情况，做好培训内容的合理调整，与时俱进的提升人员队伍的专业素质和能力，这样才能够更好的构建一支专业化的档案信息管理队伍，更好的适应当前计算机网络时代下档案方面工作的新特征和新挑战。

4.2建立网络化的档案管理信息系统

建立局域网，实现办公自动化网络带动档案管理信息人网。建设行业系统的跨地区大型网络，比如国家电网公司建立的网络化计算机档案管理信息系统，是个跨行业、跨部门、跨地区的大规模计算机网络，它不仅可以使本行业各级各类档案部门联网，而且可以与有关行业的档案部门联网，并使档案信息与图书情报资料等信息一起构成综合性信息网。在建立内部局域网的同时，还可以通过各种方式接入互联网。

4.3加强档案资源的安全性

档案管理工作的安全性一直以来都是众多研究者的关键话题，因为如果无法有效保证其安全性，无论是对于人民群众还是社会团体及相关企业而言，都有可能造成极其严重的损失。所以在开展网络技术应用过程中应注重建立安全管理制度与体系，对于档案中的不同保密程度信息进行相关加密，加大对于信息操作员的资质审查以及资历设定，关键信息确保需相关部门审批才能进行查阅和传输。另外还要加强对于查询密码、使用权限、身份认证，安装防火墙等各项工作的具体落实。涉密与非涉密计算机平台要彻底区分开，涉密档案信息的计算机要在监控下进行使用，非正常状况不得进行互联网连接。对平时不用的密码、密钥或有关涉密载体应配备密码文件柜或保险柜存放。

5.结语

综上所述，在开展现代档案信息管理工作的过程中，加强网络技术的合理应用与开发具有重要意义和价值。一定要结合当前档案管理存在的问题进行相关改善，逐渐统一档案管理平台，加强对于专业技术人员的综合素质培训，有效提高档案资源的安全性与稳定性，从而确保各地区各职能部门的档案管理工作的现代化提升，不断推进网络技术在档案管理中的有效应用。

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