水利部门档案规范化管理必要性及对策探究

雷虹

摘 要：当前，水利部门档案管理存在管理制度不健全、档案数据采集有待规范等问题，为了充分发挥档案信息的指导价值，应建立健全档案现代化管理制度，规范档案数据采集管理流程，打造高素质档案信息化管理队伍，完善信息化技术设施配置，全面提升档案管理工作水平。

关键词：水利工作档案;规范化管理;必要性;对策

档案工作是水利部门在水利管理、水利科技、水利项目建设、水力资源普查等业务活动中所形成的各类具有保存价值的原始记录资料，其表现方式呈现为文字、图表、音频、影像等[1]。水利部门档案是水利业务活动开展全过程的历史凭证，档案管理是水利工作的重要组成部分，展开档案规范化管理，能够更好地水利业务活动开展提供信息支持。21世纪是信息化时代，信息资产得到高度利用，水利部门应该充分利用现代化信息技术，推动档案规范化、信息化、数字化管理，全面提升档案管理效率及质量，高效利用档案信息。

1 水利工作档案规范化管理的必要性分析

水利工作档案管理水平，直接关系到水利部门的整体工作质量，关系重大。但是当前，水利工作档案管理中，存在不少问题，其一，水利部门对于项目建设、防灾减灾等业务活动较为重视，对于档案管理相对疏忽，单位领导并没有正确认识到档案信息对于水利业务活动的指导作用，档案管理制度不健全，在档案管理中所投入的经费较少，管理手段落后，信息化管理设施配置不足;其二，在上级缺乏重视的情况下，水利部门工作人员的归档意识也比较差，档案管理流于形式化，导致数据信息不齐全，纸质档案管理与信息化档案管理机制并行，资料规格不同一，内容真实度、全面性、时效性都得不到保障，这影响了档案信息价值的发挥;其三，水利工作档案管理，多由办公室工作人员兼任，部分虽为档案专业人才，在档案管理上较为专业，但是缺乏信息化档案管理意识、知识和技术，会限制档案管理的现代化建设进程;其四，在以往，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，随着时间的推移，文件资料受到潮湿、虫害等因素的影响会损坏甚至丢失，再加上大量的文书、档案原件堆积，整理起来比较困难，检索查证效率極低，整体而言，档案利用率较低，即使随着档案管理信息化水平的提升，由于单位并没有开发相关的信息利用系统，档案信息检索、浏览、下载不便，档案信息资源开发利用仍欠缺[2]。为了转变这一现状，必须规范档案管理，完善相关管理机制，最大限度发挥档案信息的指导价值。

2 水利工作档案规范化管理对策分析

2.1 建立健全档案现代化管理制度

当前，水利工作档案管理形势发生了变化，为了保证档案数据采集的完整度与真实度，单位应该加大资金投入，构建档案信息化管理室，完善人力资源配置，完善现代化档案管理设施配置。同时，建立健全信息化档案管理制度，以《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等现行规章制度为依据，结合水利业务活动实情，及档案信息化管理目标，制定科学合理的管理制度，明确档案管理工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促工作人员提升档案现代化管理意识[3]。

2.2 规范档案数据采集管理流程

在大数据时代背景下，为了提升档案利用价值，应该规范档案数据采集管理流程，明确各类文件归档的要求及标准，提升工作人员的归档意识，各部门应该及时将工作中形成的资料，统一提交到档案馆，确立档案信息在真实性、完整性、及时性上达标，从而确保档案信息的参考价值。为了确保档案数据采集工作质量，可相关的评价考核机制，明确档案管理的信息化要求，督促各街道将工作过程中累积的资料，以信息化形式上报，确保各部门工作期间所产生的资料被完整纳入档案信息化管理部门，按照日期、模块分类存档，推动县街道办事处档案现代化管理的全面落实。

2.3 打造高素质档案信息化管理队伍

在档案现代化管理工作中，水利部门应该根据档案管理需求，培养专业的具备现代信息思维与素养的档案管理队伍，定期组织人员参加业内培训及学会交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，突破档案信息化建设中遇到的人才瓶颈。同时，水利部门领导应该充分认识到档案信息在单位发展中的指导作用，设立档案管理专职岗位，根据工作需求引进专业素养、信息素养达标的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育，在新购进信息化管理技术及设施后，组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，以防医院机密或患者隐私泄漏。

2.4 完善信息化技术设施配置

信息技术的引进，有利于推动水利工作档案的规范化、高效化管理。借助于现代化信息技术，能够实现档案管理内容的数字化，提高档案信息的共享效率。水利部门应该重视对于档案的信息化建设，加大资金投入，选择合适的数据化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，构建档案数据平台，实现信息共享。在电子化、数字化档案库中，信息利用者只需根据自身需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。不过，在信息平台管理中，应构建登记权限制度，来提升信息利用安全度，通过完善数据平台防御机制，增设防火墙、杀毒软件等，确保档案管理的安全性[4]。

3 结语

综上所述，随着社会环境的改变，基于工作需求和档案利用需求，优化水利部门档案管理机制，提升信息利用率，是当前档案管理发展的必然趋势。在此过程中，档案管理人员应该积极求变，利用现代化科技，包括大数据、云计算、互联网等，推动档案管理的数字化、网络化、信息化建设，全面提升档案管理水平。这是一个持续变革的过程，会受到诸多外界因素的干扰，比如说信息资料格式不统一、缺乏档案现代化管理人才、信息化设施配置不足等问题，必须规范水利工作档案管理，加大资金投入，完善档案信息利用率，逐步实现档案现代化管理目标。

参考文献

[1]陈纪涛，王涛，周正倩，陈晓.水利档案规范化管理综合评估在基层单位的效果分析[J].科技视界，2019（32）：219-220.

[2]屈建春，臧志美，马玉彪，刘鹏.水利工程档案管理工作面临的问题与对策[J].山东档案，2019（04）：49-50.

[3]张静，姜尚堃，窦俊伟.新形势下创新水利工程档案管理模式探讨[J].山东水利，2018（08）：39-40.

[4]陈婷.水利基本建设项目电子文件材料和电子档案管理[J].东北水利水电，2018，36（10）：67-68.