试述城市建设档案管理现状与规范化措施

徐志红

摘 要：在城市化进程逐步加快的进程中，基础设施规模呈现出逐步扩大的趋势，原有城市道路和地下管线等设施，发展为高架道路和城市隧道等，让城市建设工程档案管理工作的落实面临着更为严格的要求。本文重点分析城市建设档案管理工作的现状，采取相对合理的措施加以规范，保证城市建设档案管理工作的成果更加优良。

关键词：城市建设;建设工程档案;管理现状;规范化措施

城市建设档案是城市规划、建设、管理活动中形成的科学技术文件材料，是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的真实记录。城市建设档案记载着城市发展的历程，记录着工程项目建设和管理的实际情况，资料的形式多种多样，包括文字、图纸、和声像等。档案中详细地记录着项目开展中的具体情况，给后续工程项目的开展提供了较为可靠的参考，对于城市的进一步发展有着极为深刻的影响[1]。

1 城市建设档案的存在价值

在城市化发展进程逐步加快的今天，建设工程档案记载着项目管理活动的具体开展过程，在管理活动实际开展的过程中，形成了相对于原始的资料，对于城市的进一步发展有着较为重要的参考价值。通过建设工程档案，使得国家和社会发展历程中拥有了较为可靠的文献载体，针对建筑工程实际的建设情况做出了较为详细的记录，形成了富有实用价值的信息资源，在城市发展进程中彰显出十足的意义。对于城市建设档案加强管理，可以对城市将来的发展提供可靠性参考依据，有关城市建设的一系列的活动均能通过相应的档案资料加以查询，档案资料的完整性可以将建筑工程的建设全貌充分的反映出来，针对质量评定和竣工之后的管理维护体现出较为明显的利用价值[2]。

2 城市建设档案管理的具体现状

2.1 内容覆盖不全面

城市建设工程档案工作存在着较为明显的特殊性，因此诸多的建设单位在参与相关的工作时，出现了较为显著的问题。比如很多的建设单位将关注的中心放置于工程项目的建设上，并未注重与之相关的档案管理工作，以至于未能形成相对完善的档案管理工作机制，出现了相关的工程档案信息不全面的情况。

2.2 收集难度较大

部分建设单位针对工程档案的关注度并未提升，以至于未能安排专门的工作人员参与相关的工作，在对其进行调查和分析的时候，单位以任务重、时间紧为挡箭牌，实际提供的档案资料存在着不全面的问题。在具体的工作实践中，并未重视收集具有保存价值的文字和图片信息，以至于工程项目竣工之后不具备较为科学的记录，在后续的查验工作中带来诸多不便。

2.3 信息化建设机制不健全

现阶段网络技术及大数据的发展迅速，对于城建档案管理来说也要顺应时代发展潮流实现档案管理的数字化发展。但是就目前现状来看，城建档案管理的信息化建设机制尚不健全，有很多地方仍然依赖于纸质档案管理，不仅效率低下且存在较大的管理风险[3]。

3 城市建设档案管理的规范化措施

3.1 注重相关资料的收集与整理

为了确保城市建设档案管理工作的成效更加明显，应该积极的注重相关资料的收集和整理，考虑到城市建设工程建设的周期，需要将一些细节性的工作落实到位。城建项目存在着周期较长的情况，同时涉及的外部环境较为复杂，覆盖面极为广泛，单位呈现出较为分散的状态，针对相关档案资料的收集存在着极大的难度，极易出现资料积累不全面的情况。为了及时的规避相应的问题，需要积极的构建起档案收集与整理机制，彰显出各方主体的工作主动性，形成工作合力，在根源上确保相关的资料信息更加完善。在具体开展相关工作时，首先要落实相应的跟踪制度，城建档案馆需要积极的掌握工程项目的施工进度，依照具体的工作进度，对相关项目资料收集工作的落实情况加以督促，做出合理化的指导。其次需要注重协调性，针对规模较大的城市项目，各方主体应该高度重视档案资料的收集与整理工作，强化施工档案员与监理之间的联系，对于项目的具体进展加以掌握，依照整体的进度落实催收工作，采取合理的措施，避免原始材料的遗失。

3.2 完善工程项目档案管理机制

城市建设项目涉及较为广阔的主体，因此应该积极的重视档案工作各个环节，倡导多方主体集体参与。在城市建设档案管理工作中，需要及时的将相应的管理机制加以完善，将各相关单位的档案管理责任加以明确，依照具体的工作要求开展相应的工作，保证项目的参与单位都能够设立专门的档案员，及时的担负起本单位的档案管理工作，实现有效的交流与沟通，促使档案管理和工程项目建设同步展开，在双向协调的过程中，实现较为理想的管控目标[4]。各单位内部还应该积极的建立档案联动机制，优化相关的举措，促使各个部门协调配合，及时提供档案材料，完善普通档案材料定期上报的流程，切实保障档案资料的时效性。

3.3 提升城市建设工程档案的延续性

在具体的工作实践中，应该积极的明确城市建设工程档案的管理意义。城市项目建设为了更好的适应城市具体的发展轨迹，应该在现有的基础上积极的转变思想和观念，革新相关的认识，促使城市工程档案彰显出实际的利用价值。档案管理人员的业务技能和素质水平需要逐步的强化，为工程项目建设管理工作的落实提供有效支持。城建档案在管理的过程中需要结合城市的具体发展情况加以分析，针对具体的变化逐步的更新和改变，若城市的点、线、面发生了显著的变化，城市建设工程档案管理人员也应该针对具体的情况做出合理化的创新，保证档案的延续性，为后续相关工作的开展奠定优良的基础，使得建设人员在具体开展相关的工作时有的放矢，稳步强化城市建设的整体水平。

3.4 扎实推进城建档案的信息化建设

为了让城市建设工程档案管理的成效更加明显，应该积极的注重信息时代的深刻影响，积极的落实信息现代化建设的目标。应该注重信息资源建设工作实践，结合着文件目录的逐步优化，将现有的档案转变为数字化模式，及时的构建其相应的信息资源数据库。此外还需要注重计算机网络设施的构建，强化现代化设备的合理配置，确保计算机为档案信息的快速传输提供有效支持[5]。注重计算机软件的合理选用，结合着档案管理的实际情况加以分析，将多样化功能实际利用，满足档案管理的实际需求。城建檔案信息化建设是一种必然的趋势，因此需要相关的工作人员积极的承担起具体职责，努力的学习先进的技术和知识，掌握计算机应用技巧，稳步的提升相应的工作效率。

4 结语

城市建设工程档案管理工作在具体落实的过程中，应该积极地结合时代背景和社会发展趋势加以分析，明确其具体的落实情况，正视其基本的地位，利用合理的方式优化工作模式，保证相关工作的成效更加明显。为充分凸显城建档案管理工作的意义，应对规范化措施给予高度关注，将其合理的应用在实践中。

参考文献

[1]武爱华.关于做好馆藏纸质档案数字化加工的几点建议——以聊城市城市建设档案馆为例[J].兰台内外，2019（32）：73-74.

[2]高兰香，王增强.抓住馆内和馆外两条线——诸城市档案馆多元化推进档案文化建设[J].山东档案，2019（04）：83-84.

[3]李永静.关于《西安市城市建设档案管理条例》实施过程中的一些思考[J].兰台内外，2019（16）：70+76.

[4]周武玖.我国西部小城市开展城建档案信息化建设存在的主要问题及改进措施——以重庆市忠县城建档案馆信息化建设为例[J].城建档案，2019（05）：16-18.

[5]唐俊谊.全媒体背景下的城建档案文化传播——以上海市城市建设档案馆为例[J].兰台内外，2019（10）：77-78.