从商业综合体档案管理中探索物业管理的重要性

王卉

摘 要：以规范商业综合体档案管理为重点，通过对商业综合体物业档案管理状况的深入调查与分析，针对物业档案管理工作中存在的问题及解决对策，以提高物业管理水平为目标，制定出一套适合商业综合体档案管理的方法。

关键词：商业综合体;档案管理;物业管理

1 物业管理档案收集整理基本实践

当前企业运营秉持着“精细管理促进发展”的战略思路谋求应对多变的市场竞争。在这思路的指导下，每个商业综合体必须将加强档案管理，作为重中之重。企业要本着“每个员工都是档案管理的第一责任人”原则，鼓励员工以主人翁精神，主动学习并掌握档案管理知识，积极学习、带头参与，共同营造良好的档收集与整理氛围。

1.1 大局意识在前，预先布置安排

根据物业管理工程部、安全部、综合部、客服部等工作性质与特点，在工作中应及时收集、不断积累，做到在工作闭环时，档案资料的收集整理工作也应同时闭环。为什么必须用闭环的思路设立专职档案人员来进行物业管理档案收集呢？是因为闭环式管理体系是一个完整的管理体系，比如，一份重要的审批文件，涉及多个部门，如果没有最终归口，非常容易损坏或丢失，甚至在档案目录上没有借阅记录，以致无法追查档案保管人和经办负责人。因此，一般以项目为单位设立专门的档案室，由专人管理是较好的管理策略。所以，在对各部门的专兼职档案管理人员体要求中，必须明确具体的物业档案归档范围，为及时、完整、有效地收集档案材料打下良好的基础，并帮助企业管理者在经营管理运营中进行决策。

1.2 居安思危，措施严控

作为商业企业物业管理部门在经营管理工作中，需设立信息档案管理部门，重要工作职责为负责综合协调各方面工作，需要收进各类物业设备设施维护、环境养护、安全保障等信息、不断汇总、及时整理。为了加强档案管理，必须要求物业管理部门各班组都设有一个兼职档案员，专门负责各组相关资料、及时整理、保障各阶段档案的完整。并且每天将收集的动态信息进行保管与及时归档，并列为工作考核的重要内容。各班组档案管理人员作为商业项目接收的成员，提高档案人员的参与度，切实负起检查、监督和指导的责任，参加竣工移交工作全过程，负责与大型项目在竣工后，与建设工程单位针对专题档案的收集、整理，确保档案保管信息不留死角。

1.3 明确规范，保证档案质量

与建设工程单位在档案移交管理中，商业企业的物业管理部门每个员工都处于高度忙碌和紧张的状态，档案收集整理工作稍不注意就会被忽视，其后果是许多资料散失无法弥补。因此从开始就必须明确档案收集的范围，可以结合属地档案局要求，制定《档案管理移交明细》，明确出需要接收的档案内容、保管年限、档案生成日期与编制单位。在接收档案过程中，物业管理部门的领导必须高度重视，除纸质文件材料外，对电子文档、声像材料以及实物的收集，保障资料完整。运营后，商业综合体专职档案员需要制定出《企业档案保管规范》，明确企业在运营中各部门需要收集整理的档案明细，特别是物业管理部门，各个时期形成的档案材料，并帮助各部门专兼职档案人员建立档案收集清单，定期做好对物业管理部门的指导和服务。在经营中通过微信、QQ、邮箱传送的各类文件，必须按照企业档案管理规定进行存档保存，确保文件形成的质量。

1.4 组织展示，保障多种服务

物业档案是物业公司在服务业主过程中形成的具有一定保存价值的文件、资料等，在企业管理方面发挥着重要作用。档案管理属于一项实践跨度较长的工作，特别是一些有关时间或数据性的资料，如果每次都必须翻阅纸质档案进行查询，非常不利于档案的保存，因此，在建立纸质档案的同时，还需建立电子档案。在物业管理工作中，必须将档案管理工作作为重点，不断加深档案管理的理论知识灌输，不断提高档案管理的质量，为将来商业综合体在各阶段成果展示中起到更饱满的经验总结。

2 商业综合体重大活动中物业管理档案收集与管理的探讨

2.1 加强制度建设，提高档案意识

建立健全档案管理制度的目的是明确每个岗位的员工岗位职责以及工作计划，责任者明确，操作性强。这是物业档案管理规范化的第一要点，作为物业管理档案人员，应完善档案台帐，核实档案资料的完整性，对于未填写完整的档案资料退回相关责任人进行补充完善，以确保重要档案完整与查阅利用。管理制度应明确档案管理人员相应的管理范围，来防止在档案借阅的过程中造成资料流失。商业综合体在重大活动运营中，会存在出现突发事件的隐患，也是对物业管理工作的重点与难点。由于，突发事件发生，都会是突然的、没有任何准备的。而这些事件就其社会意义来说，都很受人关注。此时，会出现企业在紧急情况之下，忽略档案形成、收集等具体安排。但如果当时不形成和收集，可能会造成无法追补的后果。要解决这个矛盾，一是靠制度建设，建立《档案管理操作指引》《作业指导书》以及各类重大活动预案、工作方案等，明确档案形成、收集、整理的范围、方法和责任，使企业专兼职档案管理员在任何紧急情况下，都能深刻绷紧档案保管这根弦，知行合一。

2.2 建立健全重大活动物业管理档案的组织机构

首先是要充分发挥经常性的档案网络，包括专职档案员及各部门的兼职档案员的作用。这是做好物业管理在面对重大事件档案的主要力量。尤其物业管理兼职档案员，必须了解各类事件的发生、进展及其重要程度，并且熟悉该方面业务，能够也应当开展相应的收集整理工作。其次是企业成立各类应急组织时，应充分吸收档案人员参与;档案人员不仅要承担分析汇总、上传下达和对外宣传的职能，还要负责主动收集和整理归档。档案员也要和各类应急组织保持经常性的联系，增强敏感性，提高主动参与的积极性。

2.3 加强宣传教育，全面提高员工的档案意识、规范意识和制度意识

档案是员工收集或记录的真实资料，档案的完整性的关键在于员工意识和素质的提升。如果员工不了解档案管理是其工作的重要组成部分这种意识，那么即使管理制度再完美，员工仍可能存在疏忽，导致档案的真实性大打折扣，失去其应有的作用。因此，要做好物业管理档案的一个重要前提，就是统一档案管理人员的思想认识，特别是非档案管理人员对档案的重视。企业负责人带头参与，从员工入职培训开始加强，并不定期宣传教育档案管理的重要性，把商业综合体物业管理档案的重要性放到管理重点中，加大档案管理培训力度，层层落实完善。

2.4 加强开发利用，为业务工作服务

商业综合体必须对物业管理部门档案在档案收集中要充分利用形成的档案资料进行分析、总结、研究，对于提高本企业遇到重大事项进行决策和重要问题进行处置的能力水平，其意义都是不言而喻的。物业管理部门在明确将档案移交到商业综合体档案室之前，最好以专题的形式，相对独立地将所保管的档案登记编号和排列，制作完整可查的档案移交目录。同时，做好物业管理档案的开发利用，也可以反过来提高有关人员的档案意识，提高其收集整理的积极性。因此，应該充分利用物业管理档案进入企业档案室之前的短暂时机，边整理、边开发利用，包括数据分析、信息比对、资料汇编、经验总结等等。对于重要的或常用的材料，物业管理部门应该提前做好备份留存。在收集范围上，不能满足于纸质材料，而应该根据现代技术发展的实际，纸质、电子文档和声像实物并重，尤其要注意网络报告资料和电子邮件稿件的收集，反映其客观真实的全过程。

物业档案管理贯穿在商业综合体运营的全过程中，提高物业管理档案管理的水平是为了促进商业综合体运营管理水平的提升。商业综合体必须真正认识到这一点，并为物业档案工作提供各种支持，助力物业管理整体水平不断提高。