信息化建设在社保档案管理中的作用与对策

陈丽娜

摘 要：社保档案是社会保障经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。对于建立权责清晰的保障体系、保障人民生活、调节收入分配、促进经济发展、维护社会稳定等方面具有十分重要的意义。基于此，对信息化建设在社保档案管理中的作用与对策进行研究，仅供参考。

关键词：信息化建设;社保档案管理;作用与对策

社保档案管理信息化建设，即在计算机网络的运用下显著提升档案的生成速度，并分类管理不同档案系统中的档案与资料，帮助利用者快速查询、使用社保档案信息，促进了档案作用的充分发挥。信息时代，在创新档案管理的途径中，应加大信息技术的利用程度，促使档案管理效率更上一层楼，对档案管理工作进行规范，推行标准化、规范化的档案管理，为社保档案管理现代化与信息化发展的实现奠定基础。

1 社保档案管理中档案信息化建设的作用

1.1 起到了对决策活动提供参考信息的作用

对于社保而言，在展开信息化档案管理工作的时候，其还可以有效起到对已有信息资源进行整合的作用，主要是通过计算机系统将原有的信息应用率达到最大，同时，还可以实现通过社保档案管理中档案信息化建设来将各种档案信息进行分类的作用，今后在对档案进行应用的时候也就变得更加方便。这样一来，在展开会议的时候，可以通过相关部门的社保档案储备信息内容来了解现阶段发展的实际情况。同时，在展开档案管理工作的时候，信息化管理的模式还可以有效对工作人员的日常出勤情况进行记录考核，并且可以随时查阅，这样也使得信息储存的灵活性得到了提升。

1.2 信息的多样化

当前的信息档案管理工作中，档案有着不同的类别且信息较为复杂、多元化，从而造成大量繁重的工作，影响档案管理的顺利进行。对于企业的档案管理工作来说，管理的方向应该朝着信息化方向改变，这样能够帮助种类繁多的档案信息进行分类，对企业的档案管理和档案调取有着重要的指导意义，促进企业的档案管理工作顺利进行，帮助企业更好的发展。

2 社保档案管理现有的不足

2.1 档案种类繁多，管理多头，管理困难

社会保险分为养老保险（包含职业年金）、医疗保险（包含大额救助）、生育保险、失业保险、工伤保险等险种。但是由于社保事业发展的快慢不一，地域管理水平的不同，目前这几个险种，还是由多个部门管理，正处在整合的改革过程中。比如：医疗保险和生育保险很多还是在原单位内设计机构进行管理，这两个险种理赔过程中产生材料以及一些附属材料都在原单位的档案室内管理留存;而像养老保险、失业保险等一些常规性的险种由政府委托的部门负责管理。随着国家改革的进一步深化，特别是事业单位养老保险改革，个人也需要缴纳养老保险了，因此档案管理的职能转移到参保人所在单位。综上所述，社保档案涉及的部门多，档案材料分散不一，整理标准不同，档案归档时间不统一，内容不完整，归档不规范等问题时有出现。

2.2 社保档案管理工作水平参差不齐

拿镇江市来说，各地对于档案管理的重视程度不一，有些地方极为重视，人员充足，资金到位，社保档案管理工作水平就较高;有的地方由于客觀条件的限制，人力物力均未到位，就造成该地区社保档案管理工作的滞后，比如人员虽已参保，但社保档案不能做到及时收集归档，不能及时提供凭证等，异地办理保险业务成了参保人员的噩梦。

2.3 档案管理信息化程度低

一般的档案保管期限为10—30年，有些超过50年甚至永久保存。特别是社保档案可以反映一地一时的社会经济变化，职工的薪酬水平，为决策者制定地方经济社会发展规划做参考。这就要求档案管理紧跟时代发展的步伐，管理手段科学化、信息化。而受经费、管理人员技能等因素制约，有些地方的社保档案还是原始的手填版，牛皮纸装，只是把档案索引目录输入电脑以求查阅方便，离要求的档案信息化管理还差很长一段距离。

3 社保档案信息化管理工作途径

3.1 完善档案信息化管理制度

信息化档案满足了不同人群对信息获取的需要，数字档案保障了民众所需要的信息的准确性、完整性，还保证了信息获取的快速性，便捷性。信息化档案也对档案管理工作体系提出了更高的要求，在档案信息化管理制度建设过程中，为了保证信息的系统化与信息系统管理的连续性，充分发挥信息化背景下档案管理与运行模式实用价值，应在信息化背景下档案管理与服务模式革新目标明确的基础上，将档案信息化管理制度作为当前信息化档案建设的第一要务。

3.2 提升社保档案信息的安全性

社保档案信息涉及每一个人的个人信息，关乎每一个人的个人利益，一旦出现泄露，将会为个人造成不可挽回的损失。因此，在进行社保档案管理过程中确保信息的安全性是必须优先考虑和保证的事，尽可能地提升社保档案信息的安全性。一方面，相关管理人员必须熟练使用网络技术，切勿出现因技术问题出现的信息泄露问题。同时，管理人员还必须遵守档案管理的保密政策和相关制度，不会因个人利益而出现随意泄露信息的情况;另一方面，管理部门必须建立严密的管理制度，从人事档案管理的各个方面入手，加强信息安全保障，强化信息管理工作，为社保档案提供安全、真实、可靠的网络环境。

3.3 构建信息化档案管理模式

信息时代，档案管理的创新与发展离不开信息化档案管理模式的构建。管理人员在树立信息化工作理念、深入了解信息化技术与手段的基础上，还需再次学习先进管理理念，确保自身能力符合信息时代档案管理工作要求。档案管理工作十分繁杂，工作开展期间涉及的档案信息数量十分多，对档案管理人员的归纳、整理及录入等方面的能力提出了一定要求。妥善落实档案信息备份工作，树立数字档案操作安全意识也是重要内容。为数字档案提供安全保障，避免档案信息被删除、篡改等情况的出现，需要管理人员做好电子档案储存工作。

3.4 不断提升档案管理人员综合素质

社保档案管理的发展离不开高素质的档案管理人员。要将人员综合素质的提升作为关键，同步推进档案管理队伍建设和社保档案业务建设。要对管理实践活动进行系统化分析、总结，优化工作流程和档案人员绩效考核，针对目标、内容、方法等对档案管理人员进行不同层次考核，提高绩效考核的准确性。要根据不同岗位和不同需求开展有针对性的培训，可以利用社保档案管理系统平台，定期组织档案管理人员学习社保档案管理法规规范、理论知识、信息技术知识等，夯实档案管理理论基础。要开展责任意识、服务意识、廉政意识等主题教育活动，注重优秀档案管理人才的引进，优化社保档案管理人才结构，使社保档案管理有坚强的人才保障。

4 结束语

总之，社保档案规范化管理是大势所趋，人心所向，也是不忘初心、牢记使命宗旨教育的具体体现，是我国社会保障制度持续优化的必然要求，只要认清形势、补齐短板，探索有效途径加以解决，才能为各个阶层的广大群众服务，让人民群众生活得更有幸福感、获得感、安全感，最终达到造福人民的目的。

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